Die Nutzung von Microsoft 365 ist in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen. Dies zwingt Unternehmen dazu, ihre Anstrengungen in Bezug auf Governance, Einführung, Sicherheit und Compliance zu verstärken. Andernfalls besteht ein erhöhtes Risiko, die Kontrolle über die Microsoft 365-Nutzung innerhalb der Organisation zu verlieren. Das Ergebnis sind höhere Kosten, unzufriedene Mitarbeiter und potenzielle Datenschutzverletzungen. Eine Möglichkeit, die Kontrolle zu behalten, ist eine Governance-Strategie für Ihre Microsoft 365-Umgebung.
Die Definition und Umsetzung einer erfolgreichen Microsoft 365-Governance-Strategie erfordern eine gemeinsame Anstrengung. Da es sich bei Microsoft 365 um eine Technologieplattform handelt, neigen Unternehmen dazu, sich auf die IT-Abteilung zu konzentrieren, um Microsoft 365 einzuführen, zu verwalten und erfolgreich einzuführen. Dies ist jedoch nicht allein die Aufgabe der IT-Abteilung und kann es auch nicht sein. Auch andere Abteilungen müssen ihren Beitrag leisten. Die Abteilungen haben ihre eigenen Prozesse und Verantwortlichkeiten. Die IT-Abteilung muss sich dieser Faktoren bewusst sein und sie in die Governance-Strategie einbeziehen. Zum Beispiel:
Zu den Aufgaben der Beschaffungsabteilung gehört es, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu erhalten. Dies kann durch erhöhte Lizenzierungskosten beeinträchtigt werden. Diese entstehen durch ungenutzte und teure Lizenzen. Ein weiterer Faktor sind die erhöhten Speicherkosten für Daten, die archiviert oder gelöscht werden sollten.
Die Sicherung und der Schutz von Unternehmensdaten sind wichtige Bestandteile jeder Sicherheitsabteilung. Ein unbefugter Zugriff oder ein zu langer Zugriff kann verheerende Auswirkungen auf die Organisation haben. Dies gilt auch für Microsoft 365 in Bezug auf das Thema externer Zugriff in Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive.
Die Erleichterung des Onboarding- und Offboarding-Prozesses von Mitarbeitern ist Teil der Personalabteilung. Dieser Prozess beinhaltet Aufgaben, die nun digitalisiert und in Microsoft 365 integriert sind. Sie beantragen bei der IT-Abteilung den Zugang zu Microsoft 365 und stellen sicher, dass die richtigen Lizenzen bereitgestellt werden. Sie wollen verhindern, dass Mitarbeiter überlizenziert werden und dadurch zusätzliche Kosten entstehen. Das Gleiche gilt für das Offboarding. Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, deaktivieren Sie das Microsoft 365-Konto und geben Sie die Lizenz(en) frei. Sie können die Lizenz nicht neu zuweisen? Dann ist es an der Zeit zu prüfen, ob Sie die Lizenz beenden und Kosten sparen können.
Diese drei Beispiele geben nicht das gesamte Bild wieder. Um alle Beteiligten zu finden, müssen Sie zunächst die Vision und die Ziele Ihres Unternehmens für die Implementierung von Microsoft 365 definieren. Sobald Sie eine Vereinbarung getroffen haben, übersetzen Sie diese in mehrere Anwendungsfälle. Zum Beispiel:
Jeder Anwendungsfall beinhaltet einen oder mehrere Stakeholder innerhalb Ihrer Organisation. Identifizieren Sie diese und wenden Sie sich an die Führungsebene jedes Interessenvertreters. Diskutieren Sie die Bedeutung Ihrer Zusammenarbeit. Sie beauftragen einen oder mehrere Vertreter mit der Arbeit an der Governance-Strategie für ihre Anwendungsfälle. Vergessen Sie das nicht. Sie müssen in der Lage sein, Entscheidungen zu treffen, um eine Governance-Strategie erfolgreich umzusetzen.
Sie sollten die Rolle der Stakeholder bei der Microsoft 365-Governance nicht einschränken. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Einführung von Microsoft 365 und beim Änderungsmanagement. Meine MVP-Kollegin Karoliina Kettukari hat einen hervorragenden Artikel zu diesem Thema geschrieben.
Sobald Sie Ihre Governance-Strategie definiert haben, müssen Sie die Governance-Entscheidungen aufrechterhalten und überwachen. Es reicht nicht aus, ein Dokument zu erstellen und zu hoffen, dass alles wie von Zauberhand funktioniert. Sie können PowerShell verwenden, um Prozesse zu skripten, oder Sie können Microsoft Dashboards verwenden, um die Nutzung zu verfolgen und manuelle Maßnahmen zu ergreifen.
Ein effektiver und nachhaltiger Ansatz zur Erleichterung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit in den Bereichen Governance, Einführung, Kosten und Sicherheit sowie Compliance besteht darin, ein Governance-Tool zu finden, das Daten zentral verwaltet. Außerdem muss es Ihnen ermöglichen, alle Beteiligten mit dynamischen, regelmäßigen Berichten über die neuesten Governance-Trends im gesamten Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.
Rencore Governance lässt sich mit einem Microsoft 365-Tenant verbinden und ermöglicht es Ihnen, ein umfassendes Dateninventar über die gesamte Bandbreite der Dienste und Anwendungen zu erstellen. Nach Erhalt des Dateninventars können Sie aus einer Bibliothek vorgefertigter Richtlinien wählen, die die häufigsten Anwendungsfälle in den Bereichen Adoption, Sicherheit und Compliance sowie Kostenüberschreitung erfüllen.
Die kontinuierliche Überwachung bewertet alle Verstöße gegen laufende Richtlinien, und Sie können einfach Benachrichtigungen, Berichte und Aktionen automatisieren, um auf aufgetretene Verstöße zu reagieren.
Schließlich vereint Rencore Governance Inventarisierung, Compliance, Automatisierungen und Berichte an einem Ort durch gemeinsame Dashboards, die auf die verschiedenen Interessengruppen in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind. Sie können auch automatisch tägliche, wöchentliche oder monatliche Berichte erstellen lassen, um Ihre Stakeholder über die neuesten Governance-Trends zu informieren und wichtige Stakeholder einzuladen, sich wichtige Dashboards anzusehen.
Es ist nie zu spät, mit der Identifizierung von (zusätzlichen) Microsoft 365-Stakeholdern zu beginnen. Natürlich wäre es ideal, wenn Sie bereits vor der Einführung damit beginnen würden, aber das ist nicht immer möglich. Daher sehen wir in unseren Microsoft 365 Governance-Projekten die Anforderung vor, Stakeholder aus verwandten Abteilungen einzubeziehen, die einen klaren Einfluss auf die Microsoft 365-Implementierung haben. Andernfalls ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.
Wenn Sie damit beginnen möchten, die potenziellen Anwendungsfälle und Stakeholder zu identifizieren, die Sie für Ihre Governance-Strategie benötigen, empfehle ich Ihnen die Lektüre des folgenden Rencore-Whitepapers: Vollständige Transparenz in Microsoft 365.
Es bietet einen Rahmen, der auf Best Practices aufbaut und Ihnen hilft, eine kombinierte Governance-Strategie zur Unterstützung von Change-Management-Projekten für Microsoft 365-Technologien, einschließlich Entra ID, SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange, Viva Engage und die Power Platform, zu erstellen. Heute herunterladen!