Copilot für Microsoft 365 vs. Copilot Studio: Ein Vergleich der KI-Tools

Die Innovationsgeschwindigkeit in der IT und vor allem im Bereich AI hat sich drastisch erhöht. Bei der Fülle von KI-Tools, die im Markt verfügbar sind, ist es nicht immer einfach, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Kennen Sie zum Beispiel den Unterschied zwischen Copilot für Microsoft 365 und Copilot Studio?

Diese beiden Microsoft-Lösungen nutzen zwar die Leistung von KI, um die Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern, aber sie dienen auch unterschiedlichen Zwecken und sind auf unterschiedliche Bedürfnisse ausgerichtet. In diesem Blog-Beitrag gehen wir auf die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen beiden KI-Lösungen ein und zeigen, wie Rencore Governance Unternehmen dabei helfen kann, ihre Nutzung effektiv zu steuern und zu verwalten.

Was ist Copilot für Microsoft 365?

Copilot für Microsoft 365 ist ein KI-gestützter Assistent, der in Microsoft 365-Anwendungen integriert ist. Durch den Einsatz von natürlicher Sprachverarbeitung hilft er Nutzern, effektiver mit ihren Office-Anwendungen zu interagieren.
Für viele Geschäftsanwender sind Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Berichte, E-Mails, Präsentationen, Videoanrufe - das sind die Aufgaben, die im Mittelpunkt eines jeden Unternehmens stehen. Copilot ist dazu da, die Effizienz und Produktivität in diesen Anwendungen zu steigern, indem es Inhalte und Einblicke mit kurzen Aufforderungen und einem Klick auf eine Schaltfläche generiert.

Hauptmerkmale

Integration mit Microsoft 365-Anwendungen

Durch die Einbettung von KI-Funktionen in Office-Anwendungen unterstützt Copilot die Benutzer bei der Erstellung von Dokumenten, der Gewinnung von Erkenntnissen aus Daten und der Automatisierung von Routineaufgaben. Dies steigert die Benutzerfreundlichkeit durch KI-gesteuerte Vorschläge und Automatisierung alltäglicher Aufgaben, die für die Erreichung langfristiger Ziele unerlässlich sind.

Höhere Produktivität

Von der Generierung von Texten und der Erstellung von Präsentationen bis hin zur Zusammenfassung von E-Mails und der Analyse von Daten - Copilot reduziert den Zeitaufwand für Routineaufgaben erheblich. Dadurch können sich die Benutzer auf höherwertige Arbeiten konzentrieren. Laut einem Bericht gaben 70 % der Nutzer von Copilot für Microsoft 365 an, dass sie nach dem Einsatz der Software produktiver geworden sind.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit ist das Herzstück moderner Arbeitsumgebungen. Copilot verbessert die Zusammenarbeit erheblich, indem es intelligente Vorschläge macht und sich wiederholende Prozesse automatisiert. Dies fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, unabhängig davon, ob sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten.

Vorteile für die Benutzer

Steigerung der Effizienz

Die Automatisierung von Routineaufgaben führt zu einer erheblichen Zeitersparnis. Und denken Sie daran: Zeit ist Geld. Mitarbeiter können bis zu 40 % ihrer Zeit mit manuellen Aufgaben verschwenden. Überlegen Sie, wo diese zusätzlichen Stunden verbracht werden könnten. In Outlook hilft Copilot beispielsweise bei der E-Mail-Verwaltung, indem es lange E-Mail-Threads zusammenfasst, Antworten vorschlägt und die Planung von Besprechungen automatisiert. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Verwaltung der Kommunikation und trägt zu einer besseren Organisation und Produktivität bei.

Zugriff auf umfassende Dateneinblicke

Datengestützte Entscheidungen sind in der heutigen Welt unabdingbar. Der Einblick in fortschrittliche Analysen und Datenverarbeitungsfunktionen sind dabei von entscheidender Bedeutung. Aber es geht auch darum, Ihre Daten sinnvoll zu nutzen. In Excel zum Beispiel kann Copilot komplexe Datenaufgaben übernehmen, von der Datenbereinigung bis zur Erstellung von Pivot-Tabellen und Diagrammen. Es kann sogar Erklärungen zu Datentrends liefern, was für langfristige strategische Entscheidungen der Führungskräfte von unschätzbarem Wert ist.

Verbessern Sie die Qualität von Dokumenten

Es ist nicht einfach, die Qualität und Konsistenz von Dokumenten aufrechtzuerhalten. Copilot kann Ihnen jedoch dabei behilflich sein. In Word hilft Copilot beispielsweise bei der Erstellung von Dokumenten und bietet in Echtzeit Vorschläge für Grammatik, Stil und Inhalt. Er kann dabei helfen, ganze Textabschnitte auf der Grundlage von Eingabeaufforderungen zu erstellen, was die Erstellung umfassender Berichte, Vorschläge und anderer Dokumente erleichtert. Außerdem kann Copilot den Tonfall und die besten Praktiken auf der Grundlage von Aufforderungen erlernen - was zu einem Text führt, der genau wie Sie klingt.

Demokratisierung von KI am Arbeitsplatz

Nicht jeder Mitarbeiter ist ein technischer Experte, und Copilot weiß das. Jeder, unabhängig von seinen Fähigkeiten, kann Copilot einfach nutzen, um Eingabeaufforderungen einzugeben, Ergebnisse zu generieren und seine Produktivität zu steigern. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu navigieren, und die Benutzer können ihre Eingabeaufforderungen mühelos anpassen, bis sie den gewünschten Inhalt erhalten.

Was ist Copilot Studio?

Copilot Studio ist Teil der Microsoft Power Platform und enthält virtuelle Agenten, die die Möglichkeiten für die Entwicklung von Lösungen mit wenig oder gar keinem Code erweitern. Dies macht es zu einer zugänglichen und vielseitigen Option für Unternehmen, die KI für verschiedene Aufgaben und Workflows nutzen möchten.

Nicht jedes Unternehmen hat die Ressourcen oder das Budget, um in Programmierer für umfassende Lösungen zu investieren. Mit Copilot Studio können sie jetzt ihre Ressourcen besser nutzen, indem sie die IT entlasten und Geschäftsanwender und Power-User in die Lage versetzen, die Lösungen zu erstellen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Copilot Studio ermöglicht es Unternehmen, diesen Fallstrick zu vermeiden und ihre Teams in die Lage zu versetzen, Lösungen einfach und ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.

Kernfunktionen

Erstellen von benutzerdefinierten AI-Assistenten

Eine der Hauptstärken von Copilot Studio ist seine Fähigkeit, Unternehmen bei der Erstellung von KI-Assistenten zu unterstützen, die auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind. Von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Dateneingabe und Terminplanung bis hin zur Erstellung von KI-Assistenten für spezielle Funktionen wie Kundenservice und Personalverwaltung - Copilot Studio steigert die betriebliche Effizienz und Produktivität.

Befähigung von Teams mit geringer/keiner Code-Entwicklung

Die Funktion ist benutzerfreundlich gestaltet, so dass auch Personen ohne umfassende Programmierkenntnisse leistungsstarke KI-Tools erstellen können. Diese Demokratisierung der KI-Entwicklung macht sie einem breiteren Nutzerkreis in Unternehmen zugänglich und erspart Investitionen in weitere Abonnementplattformen und mehr Ressourcen.

Vorteile und Auswirkungen

• Berücksichtigung spezifischer Geschäftsanforderungen: Benutzerdefinierte Copiloten können Unternehmen dabei helfen, wichtige Herausforderungen zu bewältigen, die sich auf ihren Betrieb auswirken. Vom Kundenservice über Chatbots bis hin zu komplexen Workflows, manuellen Aufgaben und vielem mehr kann Copilot Studio die Effizienz dorthin bringen, wo sie am meisten gebraucht wird.
  
  
• Skalierbarkeit fördern: Wenn sich die Geschäftsanforderungen weiterentwickeln, können benutzerdefinierte KI-Assistenten entsprechend geändert und skaliert werden. Sie können leicht aktualisiert werden, um neue Prozesse, Vorschriften oder Geschäftsziele zu berücksichtigen, damit sie relevant und effektiv bleiben.
  
  
• Förderung der Innovation: Copilot Studio fördert eine Innovationskultur, indem es die kundenspezifische Entwicklung von KI-Lösungen ermöglicht. Diese Befähigung führt zu kontinuierlichen Verbesserungen und fördert kreative Problemlösungen innerhalb des Unternehmens.
  
  
• Integration mit bestehenden Systemen: Copilot Studio bietet robuste Integrationsfunktionen, die es KI-Assistenten ermöglichen, nahtlos mit bestehenden Systemen und Anwendungen in einem Unternehmen zu arbeiten.

Drei Governance-Herausforderungen, auf die Sie sich vorbereiten müssen

Die Einführung von Copilot für Microsoft 365 und Microsoft Copilot Studio bringt mehrere Governance-Herausforderungen mit sich. Jedes dieser Tools ist sehr einfach zu verwenden, aber das kann zu Problemen bei der Überwachung und Einhaltung von Vorschriften führen.

Unternehmen müssen die folgenden Punkte beachten, um eine verantwortungsvolle, sichere und konforme Nutzung dieser KI-Tools zu gewährleisten:

Kontrolle und Einhaltung von Vorschriften

Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und die Integrität des Unternehmens zu wahren, muss sichergestellt werden, dass KI-Tools verantwortungsbewusst und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften eingesetzt werden. Die Durchführung regelmäßiger Audits hilft dabei, Abweichungen von festgelegten Richtlinien und Vorschriften zu erkennen. Die Implementierung von Richtlinien, die die zulässige Nutzung, den Umgang mit Daten und die Einhaltung von Vorschriften regeln, hilft dabei, die Mitarbeiter zu schulen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Sicherheit

Der Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff und möglichen Verstößen ist beim Einsatz von KI-Lösungen von größter Bedeutung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass KI-Tools Daten in Übereinstimmung mit Datenschutzgesetzen und internen Richtlinien verarbeiten, um Datenlecks und unbefugten Zugriff zu verhindern. Die Implementierung strenger Zugriffskontrollen hilft dabei, einzuschränken, wer KI-Assistenten erstellen, ändern und nutzen kann.

Aufsicht

Die Erstellung und Nutzung von KI-Assistenten muss überwacht werden, um Missbrauch oder unbeabsichtigte Folgen zu verhindern. Eine Überwachung in Echtzeit kann dazu beitragen, potenzielle Sicherheitsbedrohungen oder den Missbrauch von KI-Tools frühzeitig zu erkennen. Am wichtigsten ist jedoch die Einrichtung eines Governance-Rahmens, der festlegt, wer für die Überwachung der KI-Nutzung verantwortlich ist, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und auftretende Probleme zu lösen.

Warum Rencore Governance die Lösung ist

Rencore Governance ist eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Copilot für Microsoft 365 und Copilot Studio. Hier sehen Sie, was sie für beide KI-Tools leisten kann:

Copilot für Microsoft 365

• Verhindern von internem Oversharing: Damit Copilot die Kreativität und Produktivität steigern kann, muss es auf Inhalte in Ihrem Microsoft 365-Mieter zugreifen. Dieser Zugriff birgt jedoch manchmal das Risiko, dass sensible Informationen weitergegeben werden. Rencore Governance erkennt und hebt Bereiche hervor, in denen zu viele Informationen auf unangemessene Weise geteilt werden. So bleiben wichtige Daten sicher und nur für die richtigen Personen zugänglich.
  
  
• Bleiben Sie frei von Unordnung: Da Copilot in verschiedene Microsoft 365-Anwendungen integriert ist, ist es wichtiger denn je, Ihren Online-Arbeitsbereich organisiert und übersichtlich zu halten. Rencore Governance identifiziert ungenutzte oder aufgegebene Ressourcen und automatisiert das Lebenszyklusmanagement; es verwaltet die Erstellung, Nutzung und Löschung von Ressourcen im Laufe der Zeit.
  
  
• Überwachen Sie Lizenzkosten und Nutzung: Die Verwendung von Copilot bedeutet, dass Sie zusätzlich zu Ihren bestehenden Microsoft 365-Lizenzen weitere Kosten haben werden. Rencore Governance hilft Ihnen, Ihre Microsoft Copilot- und Microsoft 365-Lizenzen im Auge zu behalten und zu verwalten und stellt sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie tatsächlich nutzen.
  
  
• Stellen Sie sicher, dass sich jeder an die Regeln hält: Die Verwaltung der Nutzung von Copilot in Ihrer Microsoft 365-Umgebung kann sehr komplex sein. Rencore Governance automatisiert Governance-Prozesse, um sicherzustellen, dass die Richtlinien eingehalten werden, hält Sie mit regelmäßigen Berichten auf dem Laufenden und behebt Probleme automatisch.

Microsoft Copilot Studio (Preview)

• Verhindern Sie die Weitergabe von Informationen und Daten: Mit dem in Teams integrierten Copilot Studio ist das Erstellen und Bereitstellen von benutzerdefinierten Copiloten sehr einfach geworden. Dies kann jedoch zu potenziellen Problemen führen, wenn zu viele Informationen intern geteilt werden. Rencore Governance identifiziert und behebt Fälle von übermäßiger Daten- und Informationsfreigabe, indem es nach benutzerdefinierten Copilots sucht, die öffentliche Websites nutzen oder innerhalb von Teams öffentlich freigegeben sind.
  
  
• Überwachen Sie den Bestand von Copilot Studio: Mit Copilot Studio können Sie unabhängige Agenten erstellen und verwalten, die komplexe Geschäftsprozesse auf Knopfdruck automatisieren können. Rencore Governance verfolgt alle benutzerdefinierten Copiloten, überwacht ihre Erstellung, Nutzung und Änderungen und kümmert sich automatisch um alle Probleme.
  
  
• Entrümpeln Sie benutzerdefinierte Copiloten: Viele benutzerdefinierte KI-Assistenten zu haben, kann zu Unordnung und Ineffizienz führen. Rencore Governance verwaltet den Lebenszyklus von benutzerdefinierten Copiloten und stellt sicher, dass nur aktive und notwendige Copiloten gepflegt werden.
  
  
• Automatisieren Sie Governance-Prozesse: Die manuelle Verwaltung von Governance-Prozessen kann überwältigend sein. Rencore Governance automatisiert mehrere wichtige Governance-Aufgaben und stellt sicher, dass die Regeln durchgängig einheitlich angewandt werden und minimiert Fehler, die zu Regelverstößen führen könnten.

Wählen Sie den Copilot, der für Sie geeignet ist

Copilot für Microsoft 365 und Microsoft Copilot Studio können unterschiedliche Zwecke innerhalb der KI-Strategie Ihres Unternehmens erfüllen. Während Copilot für Microsoft 365 die Produktivität und Zusammenarbeit durch die Integration mit Office-Anwendungen verbessert, ermöglicht Copilot Studio Ihrem Unternehmen die Erstellung individueller KI-Assistenten, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Sie sind an der Reihe

Möchten Sie diese KI-Lösungen übernehmen und in Ihren Betrieb integrieren? Rencore Governance bietet eine wichtige Lösung, die Compliance, Sicherheit und betriebliche Effizienz gewährleistet.

In der Zwischenzeit empfehlen wir Ihnen unser kostenloses Whitepaper über Best Practices zur Steuerung von Copilot und Copilot Studio. Es dient ihnen als Leitfaden um Ihre Microsoft AI Strategie von Anfang an auf ein solides Governance-Konzept zu stellen.