Im ersten Artikel einer Serie über Microsoft Viva haben wir den Zweck von Microsoft Viva untersucht und die Frage "Was ist Microsoft Viva?" beantwortet. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Verwaltung und Administration der Microsoft Viva-Tools ein.
Microsoft Viva-Tools werden über Microsoft 365-Workloads hinweg eingesetzt. Daher kann der administrative Zugriff eine Herausforderung darstellen, da der Zugriff über den gesamten Tenant erforderlich ist. Dennoch müssen wir das Prinzip der geringsten Privilegien als Teil der bewährten Sicherheitsverfahren berücksichtigen.
Wie bei den meisten Microsoft 365-Applikationen hängt die Erstkonfiguration von Microsoft Viva innerhalb eines Tenants hauptsächlich von der Rolle des globalen Administrators ab. Da auf die meisten Viva-Tools über Microsoft Teams zugegriffen wird, ist die Teams-Administratorrolle für die App-Bereitstellung ebenfalls sehr wichtig. Es gibt jedoch zusätzliche Arbeitslasten und spezielle Administratorrollen, die für die Konfiguration und Verwaltung von Microsoft Viva verwendet werden können.
Die globale Administratorrolle wird speziell für die Zuweisung anderer Administratorrollen und für die Bereitstellung und Installation des Viva Sales Add-Ins für Outlook benötigt. Alle anderen Konfigurationen von Microsoft Viva können von Administratoren mit anderen zugewiesenen Rollen vorgenommen werden.
Bei der Arbeit mit Microsoft 365-Lizenzen ist es möglich, Funktionen und Anwendungen zu aktivieren oder zu deaktivieren. Dies gilt auch für Microsoft Viva. Selbst wenn also Lizenzen vorhanden sind, können die Viva-Apps selbst in den Lizenzierungssteuerungen aktiviert oder deaktiviert werden.
Im Allgemeinen beginnen Sie bei der Einrichtung von Viva mit der Seite Viva Administrator, um eine Anleitung für die Einrichtung zu finden, und führen dann die Konfiguration pro Anwendung durch. Weitere Anleitungen finden Sie auch in der MS Learn-Dokumentation:
Es gibt kein spezielles Viva-Administratorcenter, aber über die Suche im M365-Administratorcenter finden Sie die Seite zur Einrichtung von Viva. Diese Seite zur Einrichtung von Microsoft Viva führt Sie durch die Konfigurationsschritte, einschließlich der Vergabe der entsprechenden Berechtigungen und Rollen. Diese sind im Folgenden zusammengefasst.
Da Viva Connections in allen Microsoft- und Office 365-Plänen enthalten ist, die SharePoint Online umfassen, gibt es keine zusätzlichen Lizenzierungsanforderungen. Um Viva Connections zu implementieren, müssen Sie:
Um Viva Engage zu implementieren, müssen Sie:
Beachten Sie, dass Viva Engage auch über ein Webportal genutzt werden kann. Das Webportal kann immer noch Yammer heißen, da die Umbenennung zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels im Gange ist.
Die von Viva Insights zur Verfügung gestellten Einblicke in die persönliche Produktivität und das Wohlbefinden sind in erster Linie alle Funktionen, die in den Seeded-Inhalten von Microsoft 365 enthalten sind, und erfordern lediglich einen Global Administrator oder Insight Administrator, um die Funktionen auf Tenant-Ebene zu aktivieren, und dann einen Teams Administrator, um die App in Microsoft Teams einzusetzen.
Es ist auch möglich, Viva Insights auf Benutzerebene mittels PowerShell mit Exchange Online PowerShell v2 zu konfigurieren.
Die Viva Insights Teams und Org Level Insights in der Viva Insights Microsoft Teams App werden mit einer Premium-Lizenz freigeschaltet und unterliegen einer Mindestanzahl von gemessenen Nutzern. Ein gemessener Benutzer ist ein Benutzer, dem eine Viva Insights Lizenz zugewiesen wurde und der sich nicht gegen die Viva Insights auf Organisationsebene entschieden hat.
Team Insights sind sichtbar für Nutzer mit Viva Insights Premium und mehr als einem direkten Bericht, wie durch das Managerfeld in AAD oder im Organisationsdaten-Upload in Advanced Insights definiert.
Organisations-Insights sind für Nutzer mit Viva Insight Premium sichtbar, denen die Rolle Business Insights Leader zugewiesen wurde oder die als Gruppenmanager in Viva Insights eingestellt sind und mehr als 10 direkte und/oder indirekte Berichte haben.
Die erweiterte Insights-App für Teams und Einblicke auf Organisationsebene ist verfügbar, wenn Sie mindestens 10 Viva Insights-Lizenzen in Ihrem Mandanten haben. Sie müssen 5 Tage nach der Zuweisung der Lizenzen an die Nutzer warten, bis das System Daten gesammelt hat, bevor Sie mit den Abfragen beginnen können.
Sie benötigen mindestens einen Analysten und einen Insights-Administrator, um erweiterte Einblicke zu konfigurieren und zu verwalten. Der Global Administrator erhält automatisch die gleichen Rechte wie ein Insights Administrator. Lesen Sie mehr über die Rollen in Advanced Insights hier.
Viva Insights verwendet standardmäßig Ihre Entra-ID-Daten. Während diese Daten automatisch in Viva Insights eingespeist werden und Sie nichts weiter tun müssen, um Organisationsdaten in der Advanced Insights App einzurichten, werden die Entra-ID-Daten am besten durch zusätzliche Daten wie z.B. das Einstellungsdatum ergänzt, die per CSV-Upload hinzugefügt werden können. Informationen zum Vorbereiten und Hochladen von Organisationsdaten finden Sie unter Vorbereiten eines Datei-Uploads von Organisationsdaten | Microsoft Learn
Hinweis: Details zum ersten Upload-Prozess und zu laufenden Aktualisierungen finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.
Optionale Einstellungen können ebenfalls konfiguriert werden und umfassen
Weitere Informationen finden Sie unter optionale Einstellungen und Managereinstellungen. Auf Microsoft Learn finden Sie auch eine Übersicht über die Einrichtung der erweiterten Einblicke.
Viva Goals kann in der Teams-App oder im Webportal verwaltet werden. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments ist die volle Funktionalität nur über das Webportal verfügbar, so dass die Einrichtung vorzugsweise dort erfolgen sollte.
Sobald ein Viva Goals lizenzierter Benutzer mit den Berechtigungen Global Administrator oder Goals Administrator das erste Mal auf das Tool zugreift, wird er aufgefordert, eine Organisation zu erstellen. Jeder Mieter kann mehrere Viva Goals Organisationen haben oder nur eine. Jede Organisation in Viva Goals hat ihr eigenes Administrator-Dashboard und ihre eigenen Mitglieder.
Mitarbeiter haben eine starke Bindung an eine Organisation, wenn sie über die Werte der Organisation, Initiativen, Veränderungen und Neuigkeiten auf dem Laufenden gehalten und informiert werden. Die Mitarbeiter fühlen sich der Organisation zugehörig, wenn sie gut informiert sind und über das Tagesgeschehen und die großen Themen informiert werden. Dieses Gefühl der Verbundenheit führt zu einer stärkeren Teamarbeit und einem größeren Engagement bei der Verwirklichung der Kernziele des Unternehmens.
Für den Anfang:
Viva Goals Integrationen bieten die Möglichkeit, andere Systeme zu verknüpfen, um den Fortschritt bei Ihren OKRs zu verfolgen. Die verfügbaren Integrationen werden sowohl zentral über das Viva Goals Administrator Portal als auch für jede Organisation über das Administrator Dashboard gesteuert. Lesen Sie mehr über Integrationen in der Dokumentation auf Microsoft Learn.
Viva Learning unterstützt die Integration von benutzerdefinierten Inhalten aus SharePoint sowohl in der Seeded- als auch in der Premium-Version.
Schritt 1: Wir empfehlen Ihnen, mit der Erstellung oder Auswahl einer SharePoint-Site für die Kuration von Lernressourcen zu beginnen. Dies muss eine Kommunikationsseite sein. Sie müssen nicht alle Ihre Lernressourcen auf dieser SharePoint-Website speichern. Da die Berechtigungen für den Zugriff auf die Inhalte über Viva Learning von Microsoft 365 Groups gesteuert werden müssen, ist eine Kommunikationsseite möglicherweise nicht der beste Ort, um die Inhalte zu speichern.
Schritt 2: Viva Learning ist ein Produkt mit Seeded-Inhalten - es muss also keine Lizenz für die Einrichtung zugewiesen werden. Sie müssen dem Benutzer, der Viva Learning einrichtet, Administratorrechte zuweisen (entweder Global Administrator oder Knowledge Admin) und, wenn Ihre Organisation beabsichtigt, die Premiumfunktionen von Viva Learning zu nutzen, ihm die entsprechende Lizenz zugewiesen werden. Dieser Administrator kann dann auf das Microsoft 365 Administrator Center zugreifen und die Viva Learning Einstellungen nutzen, um Ressourcen und erste Optionen zu konfigurieren.
Schritt 3: Fügen Sie benutzerdefinierte Lernressourcen in die SharePoint-Ressourcenliste ein. Dies geschieht durch Hinzufügen eines Links zur Lernressource in die Liste. Ein Benutzer mit Bearbeitungs- oder Beitragsrecht für die Liste kann diese Änderungen vornehmen, eine Administratorrolle ist nicht erforderlich. Die Lernressource kann ein Ordner oder eine einzelne Datei sein, wobei Ordner bevorzugt werden. Der hinzugefügte Speicherort wird in den nächsten 24 Stunden indiziert und Office-Dokumente, PDFs, Audio- und Videodateien in diesem Speicherort werden zu Viva Learning hinzugefügt.
Beim Hinzufügen von benutzerdefinierten Lernressourcen zu Viva Learning ist es wichtig, die Berechtigungen für den Inhalt zu berücksichtigen. Dadurch wird gesteuert, worauf die Benutzer in Viva Learning zugreifen können. Die Berechtigungen für den Inhalt müssen ausschließlich über Microsoft 365 Gruppen erteilt werden. Der Benutzerzugriff auf indizierte Inhalte wird wie folgt gesteuert:
Schritt 4: Als Teams-Administrator die App im Teams Administrator Center genehmigen und bereitstellen
Schritt 5: Wählen Sie in der Viva Learning App in Microsoft Teams ... Einstellungen und konfigurieren Sie Optionen für Sie als Benutzer. Sie müssen auch die Benutzer darauf hinweisen, dies zu tun, wenn Sie ein Geschäftsabonnement bei LinkedIn Learning haben, damit sie sich bei ihrem LinkedIn Learning-Konto anmelden können, um den Zugriff auf die Ressourcen über Viva Learning zu aktivieren.
Schritt 6: Bei Premiumlizenzen von Viva Learning wird die Registerkarte Administrator in der Teams-App freigeschaltet und steht einem Benutzer mit Viva Learning Premium und der Rolle Wissensadministrator oder Globaler Administrator zur Verfügung. In diesem Fall besteht der letzte Schritt darin, die zusätzlichen Einstellungen in der App zu überprüfen.
Viva Topics ist nicht für alle Organisationen geeignet, da eine Mindestmenge an Daten und Aktivitäten erforderlich ist, damit es wie vorgesehen funktioniert. Es ist wichtig, dass die Inhalte aktiv genutzt werden und dass neue Inhalte zu Themen aktiv erstellt werden. Diese Aktivität ist bei der Prüfung, ob Viva Topics für Ihre Organisation geeignet ist, wichtiger als die tatsächliche Anzahl der Artikel.
Die Konfiguration ist relativ einfach:
1. Als globaler Administrator arbeiten und Rollen und Lizenzen zuweisen
2. Als Global Administrator oder Knowledge Administrator arbeiten und dem Einrichtungsassistenten folgen, um die Optionen zu konfigurieren
3. Warten Sie mindestens 24 Stunden, wahrscheinlich aber eher 5-10 Tage, bis die KI anfängt, Themen vorzuschlagen.
4. Arbeiten Sie mit Fachexperten zusammen, um die vorgeschlagenen Themen zu prüfen und die Seiten zu kuratieren.
5. Veröffentlichung der kuratierten und genehmigten Seiten.
Viva Topics folgt im Allgemeinen den SharePoint-Berechtigungen, die den Elementen zugewiesen wurden, um die Sichtbarkeit von Informationen zu kontrollieren. Es gibt jedoch einige Bereiche, in denen dies nicht der Fall ist. Die folgende Tabelle fasst die Sichtbarkeit von Themenseiten-Komponenten zusammen.
Benutzer benötigen eine Viva Topics Lizenz und eine zugewiesene Rolle, um mit Viva Topics zu interagieren, sowohl im Themencenter als auch im Arbeitsfluss.
Viva Sales fällt in erster Linie unter die Kontrolle der Dynamics 365 Administration. Aus Sicht der Microsoft 365-Administration müssen wir die App lediglich über die Einstellungen in den Diensten aktivieren. Für weitere Details lesen Sie bitte den Viva Sales Deployment Guide für Dynamics 365 Kunden und den Viva Sales Deployment Guide für Salesforce CRM Kunden.
Viva Pulse ist in der Viva Suite Lizenz enthalten, Benutzer benötigen außerdem eine aktive Microsoft Forms Lizenz, um Pulse Umfragen zu erstellen und zu versenden. Microsoft Forms ist Teil von Office 365 und sollte verfügbar sein, sofern es nicht absichtlich deaktiviert wurde.
Um Viva Pulse zu implementieren, müssen Sie:
Es ist großartig, dass die Option zum Löschen von Benutzerdaten auch hier zu finden ist. Ich kann mir viele Szenarien vorstellen, in denen es notwendig sein wird, Benutzerdaten zu löschen. Während eines Pilotprojekts nehmen die Teilnehmer beispielsweise an Umfragen teil, und es kann unangebracht sein, die Ergebnisse aufzubewahren, da es sich wahrscheinlich um Dummy-Antworten handelt, die für die spätere Analyse nicht hilfreich sind.
Viva Home ist als Teil von Viva Connections verfügbar und bietet Links zu den Apps als Alternative zur Bereitstellung der einzelnen Apps aus Benutzersicht. Die Benutzer müssen jedoch weiterhin über die Teams App Permission Policy autorisiert werden, die App zu nutzen, um sie von Viva Home aus navigieren zu können.
So richten Sie die Apps ein
Arbeiten Sie im Teams Admin Center als Teams Administrator.
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