In den letzten fünfzehn Jahren haben Unternehmen an der Umstellung von einem klassischen, nicht reaktiven Unternehmen auf ein proaktives und modernes Unternehmen gearbeitet, das durch cloudbasierte Technologie gestärkt wird.
Dieser Übergang war entscheidend, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und die langfristige Nachhaltigkeit und den Gesamterfolg zu sichern. Microsoft 365 hat sich als perfektes Beispiel für eine Cloud-Technologie erwiesen, die Unternehmen bei ihrem Übergang unterstützt - von der Zusammenarbeit über Business Intelligence bis hin zu KI.
Die Mitarbeiter sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Sie müssen in der Lage sein, ihre Arbeit auf effiziente und effektive Weise zu erledigen. Dies ist nur mit einer nahtlosen Zusammenarbeit möglich. Microsoft 365 bietet dieses Erlebnis mit einer Reihe integrierter Anwendungen. Das beste Beispiel ist Microsoft Teams. Teams ist mit der überwiegenden Mehrheit der Microsoft 365-Anwendungen integriert. Mitarbeiter teilen Inhalte (SharePoint oder OneDrive), arbeiten an Aufgaben (Tasks by Planner und To Do), sehen Termine und Besprechungen in ihrer Agenda (Exchange), arbeiten mit Geschäftsanwendungen (Power Apps) und geben Eingabeaufforderungen für Besprechungszusammenfassungen ein (Copilot).
Um eine nahtlose Zusammenarbeit mit Microsoft 365 erfolgreich zu gestalten, rate ich meinen Kunden, eine Governance-Strategie, einen Ansatz für die Einführung und das Änderungsmanagement zu entwickeln, ein Geräte- und Identitätsmanagement zu implementieren und die Datensicherheit zu gewährleisten. In diesem Artikel konzentriere ich mich auf meine Erfahrungen mit der Definition und Implementierung einer Microsoft 365-Governance-Strategie.
Bevor wir beginnen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass es kein endgültiges Richtig oder Falsch gibt, wenn es um die Definition einer Governance-Strategie geht. Es ist Ihre Governance-Strategie, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
Es gibt zwar Empfehlungen und bewährte Verfahren, aber letztlich hängt die Wirksamkeit der Governance-Strategie davon ab, ob sie auf Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter abgestimmt ist. Vor diesem Hintergrund möchte ich Ihnen einige Tipps geben, die auf meinen Erfahrungen aus der Praxis beruhen.
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass es zu spät ist, eine Governance-Strategie zu entwickeln, wenn Sie erst einmal mit Microsoft 365 gearbeitet haben. Es ist jedoch nie zu spät, damit zu beginnen. Sie können eine Governance-Strategie auf der Grundlage Ihrer aktuellen Anforderungen definieren. Beginnen Sie mit dem Sammeln dieser Anforderungen und bewerten Sie dann Ihre bestehende Konfiguration, Prozesse und Verfahren, um deren Auswirkungen zu verstehen.
Anhand dieser Bewertung können Sie einen Aktionsplan für die Umsetzung der neuen Anforderungen aufstellen. So kann es beispielsweise erforderlich sein, eine Namenskonvention für bestehende Teams und Standorte festzulegen oder die Einstellungen für aktuelle Gastbenutzer anzupassen. Während die Änderung von Konfigurationen relativ einfach ist, liegt die größte Herausforderung in der Kommunikation.
Es ist wichtig, dass Ihre Endbenutzer verstehen, warum diese Änderungen vorgenommen werden, wie sie sich auf ihre Arbeit auswirken und an wen sie sich bei Fragen oder zur Unterstützung wenden können. Eine klare und effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung.
Jahrelang warb Microsoft für eine Selbstbedienungsstrategie und -kommunikation für die Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365 und ermutigte jeden Mitarbeiter, seine eigenen Teams oder Sites zu erstellen. Die Realität weicht jedoch oft von diesem Ideal ab. Obwohl ein Self-Service-Ansatz propagiert wird, gibt es einige bemerkenswerte Praktiken, die es den Endbenutzern nicht ermöglichen, die Collaboration-Funktionen von Teams voll auszuschöpfen. Ein bemerkenswertes Beispiel ist das Fehlen von Updates für Microsoft Teams-Vorlagen, die immer noch keine Unterstützung für wichtige Funktionen wie Namenskonventionen oder einen Anfrage-, Genehmigungs- und Erstellungsprozess bieten.
Daher empfehle ich allen Kunden, insbesondere denen mit mehreren Collaboration-Vorlagen, die Implementierung einer Provisioning-Lösung in Betracht zu ziehen. Mit einer solchen Lösung kann Ihr Unternehmen Governance-Anforderungen durchsetzen und eine reibungslosere Zusammenarbeit erreichen.
Die Struktur von Microsoft Teams scheint auf den ersten Blick einfach zu sein, mit Teams und Kanälen(allgemein, privat und gemeinsam). Diese Einfachheit kann jedoch für Kunden mit komplexen Organisationsstrukturen eine Herausforderung darstellen.
Jeder Teil der Organisationsstruktur hat seine eigenen Daten und spezifischen Zugriffsanforderungen, was die Aufgabe erschwert, Vorlagen für die Zusammenarbeit zu definieren und die Anpassung an organisatorische Abteilungen (z. B. Unterabteilungen) sicherzustellen. Um diese Herausforderung zu meistern, habe ich für meine Kunden Anwendungsszenarien in einer Demoumgebung entwickelt.
Diese Anwendungsfälle bieten den Kunden einen direkten Einblick in die Möglichkeiten und potenziellen Grenzen ihrer Wahl innerhalb von Teams. Indem sie diese Szenarien aus erster Hand erfahren, gewinnen die Kunden ein tieferes Verständnis für die Auswirkungen ihrer Entscheidungen auf ihre gesamte Governance-Strategie.
Durch die umfassende Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365, sowohl intern als auch extern, wird eine beträchtliche Menge an Inhalten generiert, von denen viele sensible und für Ihr Unternehmen wichtige Informationen enthalten. Obwohl die Wichtigkeit der Sicherung und Verwaltung des Lebenszyklus dieser Inhalte erkannt wurde, versäumen es viele Kunden, dieser Aufgabe in ihrem Budget oder ihrer Roadmap Priorität einzuräumen.
Diese fehlende Priorisierung birgt ein ernsthaftes Risiko von Datenlecks, die zu Geldstrafen, Rufschädigung, Vertrauensverlust bei den Kunden und im schlimmsten Fall zum Konkurs des Unternehmens führen können. Ich plädiere nachdrücklich dafür, die Risiken, die mit dem Fehlen von Data Security & Lifecycle Management verbunden sind, bereits bei der Formulierung Ihrer Governance-Strategie zu erörtern.
Die Führungskräfte auf der C-Ebene sind für diese Risiken besonders sensibilisiert und verstehen die potenziellen Konsequenzen. Indem Sie diese Risiken während der Governance-Diskussionen hervorheben, können Sie zusätzliches Budget sichern und dafür sorgen, dass Datensicherheit und Lebenszyklusmanagement einen wichtigen Platz auf der Roadmap einnehmen.
Nachdem Sie Ihre Governance-Strategie festgelegt haben, ist es nicht an der Zeit, sich auszuruhen. Stattdessen ist es wichtig, proaktiv zu bleiben und Veränderungen im Technologiesektor, wie z. B. die Einführung von Microsoft Copilot, sowie in Ihrem eigenen Unternehmen zu beobachten. Veränderungen sind unvermeidlich und werden sich zweifelsohne auf Ihre bestehende Governance-Strategie auswirken.
Anstatt sich dem Wandel zu widersetzen, sollten Sie ihn annehmen und in Ihre Unternehmensidentität integrieren. Überprüfen Sie Ihre Governance-Strategie regelmäßig mit Ihrem Lenkungsausschuss, und seien Sie darauf vorbereitet, Änderungen entsprechend anzupassen und umzusetzen.
Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie diese Änderungen immer mit Ihren Endbenutzern kommunizieren. Wenn Sie sie auf dem Laufenden halten und einbeziehen, ist ein reibungsloser Übergang gewährleistet und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele bleibt erhalten.
Governance-Lösungen von Drittanbietern können Sie bei der Definition und Umsetzung Ihrer M365-Governance-Strategie unterstützen. Eine hervorragende No-Code-Option ist Rencore Governance. Es handelt sich dabei um eine benutzerfreundliche Allround-Lösung, die eine Vielzahl von M365-Diensten und Problemen bei der Zusammenarbeit in der Cloud abdeckt. Die intuitiven Bereitstellungsfunktionen umfassen einfach anzufordernde und zu implementierende Inhaltsvorlagen für SharePoint und Teams, die es Unternehmen ermöglichen, ein Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und Kontrolle herzustellen, ohne dabei Kompromisse eingehen zu müssen.
Darüber hinaus bringt die Rencore Teams App, eine Teams-Integration für Rencore Governance, integrierte Governance-Best-Practices zum Endanwender. Auf diese Weise können Abteilungen außerhalb der IT-Abteilung einfach Content-Assets und Zugriff mit vordefinierten Governance-Best-Practices anfordern. Geschäftsanwender können ihre M365-Kollaborationserfahrung besser nutzen, und die IT-Abteilung kann die Bereitstellung im Einklang mit ihrer Governance-Strategie automatisieren, so dass ein funktionierender Self-Service-Ansatz entsteht.
Arbeitsbereiche sind die Spielwiese der M365-Endbenutzer für die Erstellung von Collaboration-Assets rund um Teams und SharePoint. Sie können aus einer Vielzahl von Vorlagen mit integrierten Governance-Best-Practices wählen, die Ihren Anforderungen an die Zusammenarbeit entsprechen. Passen Sie relevante Werte wie Einstellungen, Sicherheit, Kanäle und zugehörige Anwendungen an, um Ihre Projekte individuell zu gestalten. Wenn Sie mit dem Aussehen Ihrer Bereitstellungsanforderung zufrieden sind, senden Sie sie zur Genehmigung.
In den Jahren, in denen ich mit Kunden an ihrer Microsoft 365-Governance-Strategie gearbeitet habe, ist eine Sache konstant geblieben: die Bedeutung eines proaktiven und anpassungsfähigen Ansatzes. Während meine Kunden die Komplexität der Zusammenarbeit, der Datensicherheit und des Lebenszyklusmanagements innerhalb von Microsoft 365 meistern, wird immer deutlicher, dass Governance keine einmalige Aufgabe ist, sondern eine fortlaufende Reise.
Indem Sie die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens erkennen und bewährte Strategien nutzen, können Sie robuste Governance-Rahmenwerke schaffen, die nicht nur Risiken mindern, sondern auch Produktivität und Innovation fördern. Von der Definition von Governance-Strategien, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, bis hin zur Akzeptanz von Veränderungen als integraler Bestandteil der Unternehmensidentität - der Weg zu einer effektiven Microsoft 365-Governance ist mit kontinuierlicher Bewertung, Anpassung und Kommunikation gepflastert.
Letztendlich liegt der Erfolg in Ihren Händen, weil Sie bereit sind, Governance zu priorisieren, Stakeholder einzubeziehen und eine Kultur der Verantwortlichkeit und Transparenz zu fördern. Während wir alle die Chancen und Herausforderungen von Microsoft 365 annehmen, sollten Sie nicht vergessen, welche entscheidende Rolle die Governance bei der Gestaltung der Zukunft von Zusammenarbeit und Sicherheit in Ihrem Unternehmen spielt.
Wenn Sie Ihre Endbenutzer unterstützen möchten, ermutigen wir Sie, die Möglichkeiten zu erkunden, die Rencore Governance für Endbenutzer bietet, und kontaktieren Sie uns noch heute.