Microsoft 365 ist ein Kraftpaket von Tools, die die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern sollen. Dienste wie Teams, SharePoint und OneDrive sind die Stars der Show, aber das Ökosystem ist riesig, da jeder Dienst oft Ressourcen in anderen Diensten erstellt.
Diese Integration ist zwar hervorragend für die Produktivität, kann aber auch zu einem Übermaß an Inhalten führen, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet wird. Sehen wir uns an, wie dies geschieht und warum eine robuste Governance unerlässlich ist, um alles unter Kontrolle zu halten.
Eine der Schönheiten von Microsoft 365 ist seine Vernetzung, die jedoch auch ein zweischneidiges Schwert sein kann. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung einiger wichtiger Dienste und wie sie zur Ausbreitung von Inhalten beitragen:
Teams und Kanäle: Jedes Mal, wenn ein Team erstellt wird, wird automatisch eine SharePoint-Website zum Speichern von Dateien eingerichtet. Außerdem wird ein OneNote-Notizbuch verknüpft, und Unterhaltungen werden in Exchange-Postfächern archiviert.
Registerkarte Dateien: Wenn Benutzer Dateien in einem Kanal freigeben, werden diese in der zugrunde liegenden SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert. Bei persönlichen Chats werden Dateien jedoch im OneDrive des Absenders gespeichert.
Apps und Registerkarten: Durch das Hinzufügen von Drittanbieter- oder Microsoft-Apps zu Teams können zusätzliche Ressourcen wie Planner-Aufgaben oder Power BI-Dashboards erstellt werden, die über verschiedene Dienste verteilt sind.
Dokumentenbibliotheken : SharePoint ist das Rückgrat der Dokumentenspeicherung in Microsoft 365. Allerdings können sich die Sites schnell ausbreiten, wenn die Benutzer bei der Erstellung der Sites freie Hand haben.
Integration mit anderen Anwendungen: Funktionen wie die Einbettung von Power Automate-Workflows oder Power Apps in SharePoint können dazu führen, dass zusätzliche Ressourcen erstellt und in der gesamten Umgebung verknüpft werden.
Speicherplatz für geteilte Dateien: Dateien, die in privaten Chats von Teams geteilt werden, werden im OneDrive des Absenders gespeichert, was es zu einer Drehscheibe für die persönliche Zusammenarbeit macht.
Synchronisierung und Offline-Kopien: Wenn Benutzer Dateien lokal synchronisieren, kann dies zu mehreren Versionen und potenzieller Duplizierung führen.
Microsoft Planner: Das Erstellen eines neuen Plans erzeugt eine verknüpfte Gruppe in Azure AD und Ressourcen in SharePoint und Teams.
Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI): Diese Dienste speichern oft Daten in SharePoint, Dataverse oder OneDrive, wodurch Abhängigkeiten und Verknüpfungen entstehen, die schwer zu verfolgen sind.
Viva Engage: Gespräche und Dateien, die in Viva Engage-Communities geteilt werden, können mit SharePoint und Teams integriert werden.
Ohne Governance kann die vernetzte Natur von Microsoft 365 zu einem chaotischen Wuchern von Inhalten führen, was Risiken und Ineffizienzen mit sich bringt.
Sensible Daten können durch die übermäßige gemeinsame Nutzung von Ressourcen in die falschen Hände geraten. Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie GDPR, NIS2 oder ISO 27001 wird zur Herausforderung, wenn die Ressourcen verstreut sind.
Die Suche nach der richtigen Version eines Dokuments in Teams, SharePoint und OneDrive vergeudet wertvolle Zeit. Redundante oder doppelte Ressourcen verwirren die Umgebung und machen die Navigation unübersichtlich.
Durch die Duplizierung und unnötige Erstellung von Ressourcen können die Speicherkosten außer Kontrolle geraten, insbesondere bei Unternehmen mit großen Datenbeständen.
Eine solide Governance kann dazu beitragen, die Ausuferung einzudämmen und sicherzustellen, dass Ihre Microsoft 365-Umgebung sicher, effizient und kostengünstig bleibt. Hier ist die Vorgehensweise:
Weisen Sie für jeden Microsoft 365-Dienst klare Verantwortlichkeiten zu. So sollten beispielsweise ein Teams-Administrator, ein SharePoint-Verantwortlicher und ein Compliance-Beauftragter zusammenarbeiten, um das Ökosystem zu verwalten.
Legen Sie standardisierte Benennungskonventionen für Teams, SharePoint-Sites und Dateien fest. Stellen Sie beispielsweise Teams-Namen Abteilungscodes voran (z. B. "HR-Recruiting").
Verwenden Sie Microsoft 365 Groups Governance, um einzuschränken, wer Teams, SharePoint-Sites und Pläne erstellen kann. Implementieren Sie Genehmigungsworkflows für die Erstellung neuer Ressourcen und stellen Sie sicher, dass es eine geschäftliche Rechtfertigung dafür gibt.
Verwenden Sie Tools wie Azure AD-Gruppenablaufrichtlinien oder Microsoft Purview zum Archivieren oder Löschen inaktiver Teams, Websites und Dateien. Nutzen Sie Aufbewahrungsrichtlinien, um eine automatische Datenbereinigung zu erzwingen.
Führen Sie regelmäßig Schulungen durch, um die besten Praktiken für die Zusammenarbeit, die Dateiorganisation und die Inhaltsverwaltung zu vermitteln. Verwenden Sie Tools wie Microsoft Learning Pathways, um maßgeschneiderte Anleitungen zu liefern.
Als jemand, der die Leistungsfähigkeit von Microsoft 365 liebt, weiß ich, wie leicht es ist, sich von seinen Möglichkeiten mitreißen zu lassen. Aber ohne Governance können gerade die Tools, die das Leben einfacher machen sollen, zu einer Quelle der Frustration werden. Durch die proaktive Verwaltung von ausufernden Inhalten und die Einführung von Governance können wir das volle Potenzial von Microsoft 365 ausschöpfen und gleichzeitig unsere Arbeitsbereiche sauber und organisiert halten.
Hatten Sie in Ihrem Unternehmen schon einmal Probleme mit ausufernden Inhalten? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Tipps in den Kommentaren unten mit - ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören!
Als Unternehmen ist die Zusammenarbeit und die Erstellung von Ressourcen, Inhalten und somit von gemeinsamem Wissen und Informationen genau das, was Sie anstreben sollten. Microsoft 365 tut genau das. Und es stellt Ihnen sogar eine Reihe von Tools zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst und Ihre Benutzer die Funktionen von Microsoft 365 nutzen, werden Sie einen Punkt erreichen, an dem Ihre IT-Abteilung nicht mehr mithalten kann, weil sie sich auf überwiegend manuelle oder fest programmierte Prozesse und Arbeitslasten verlässt.
Genau an diesem Punkt können Drittanbieter von Governance-Tools wie Rencore helfen. Rencore Governance deckt Wildwuchs auf und reduziert so Sicherheitsrisiken, erhöht die Produktivität und Effizienz und senkt die Speicherkosten.
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