Für die IT-Führungskräfte von heute ist Microsoft 365 sowohl ein Segen als auch eine Herausforderung. Seine Flexibilität und Leistungsfähigkeit haben es zum Rückgrat der modernen Zusammenarbeit gemacht, aber mit dieser Leistungsfähigkeit kommt auch ein beängstigendes Maß an Komplexität. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch sein digitaler Fußabdruck: mehr Benutzer, mehr Teams, mehr Lizenzen, mehr Risiken.
Die manuelle Verwaltung, die früher für kleinere, einfachere Umgebungen ausreichte, fühlt sich heute an, als würde man versuchen, die Flut mit einem Eimer aufzuhalten. Das Ergebnis? Vergeudete Ressourcen, Sicherheitslücken und ein nicht enden wollender Strom von Support-Tickets.
Aber was wäre, wenn sich die Governance von selbst erledigen würde? Was wäre, wenn die häufigsten, kostspieligsten und riskantesten Probleme automatisch erkannt und behoben werden könnten, so dass sich die IT-Abteilung auf die Strategie konzentrieren könnte, anstatt sich um die Brandbekämpfung zu kümmern?
Das ist das Versprechen der Automatisierung. In unserem jüngsten Webinar "Governance auf Autopilot" (On-Demand ansehen) haben wir untersucht, wie Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Prozesse die Kontrolle zurückgewinnen können. Dieser Blog setzt dort an, wo wir aufgehört haben, und stellt die zehn wirkungsvollsten automatisierten Microsoft 365 Governance-Richtlinien und -Aktionen vor, die Sie für Ihren Governance-Plan übernehmen können.
Das Tempo der Veränderungen in Microsoft 365 ist unerbittlich. Ständig tauchen neue Funktionen, neue Benutzer und neue Bedrohungen auf. Selbst die sorgfältigsten IT-Teams können mit manuellen Überprüfungen und Ad-hoc-Bereinigungen nicht mehr Schritt halten. Automatisierung ist nicht nur eine Annehmlichkeit, sondern eine Notwendigkeit.
Automatisierte Governance bedeutet:
Bei der Automatisierung geht es jedoch nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern ihnen Superkräfte zu verleihen. Mit den richtigen Richtlinien und Workflows können Sie sicherstellen, dass Ihre Microsoft 365-Umgebung stets sauber, konform und kosteneffizient ist.
Schauen wir uns die zehn wertvollsten automatisierten Richtlinien und Aktionen an, die jeweils ein reales Problem lösen, das IT-Teams überall plagt. Dabei handelt es sich nicht nur um theoretische Best Practices, sondern sie basieren auf der täglichen Realität von Unternehmen wie dem Ihren.
Jeder IT-Administrator kennt das Problem: Ein Benutzer verlässt das Unternehmen, sein Konto wird deaktiviert, aber seine Lizenzen bleiben aktiv, manchmal monatelang. Multiplizieren Sie dies mit Dutzenden oder Hunderten von Abgängen, und die verschwendeten Ausgaben sind erschütternd.
Die automatisierte Lizenzbereinigung erkennt deaktivierte Konten mit aktiven Lizenzen und fordert diese Lizenzen zurück. Das spart nicht nur Geld, sondern sorgt auch dafür, dass neue Mitarbeiter ohne Verzögerung eingestellt werden können.
Administratorkonten sind die Schlüssel zu Ihrem Königreich. Wenn auch nur ein einziges Konto keine Multi-Faktor-Authentifizierung aufweist, ist Ihre gesamte Umgebung gefährdet. Es ist jedoch fast unmöglich, die MFA-Konformität manuell zu überwachen.
Mit der Automatisierung der Risikominderung wird jedes Administratorkonto ohne MFA sofort gekennzeichnet. Automatische Benachrichtigungen fordern die Benutzer auf, MFA zu aktivieren, und die IT-Abteilung kann schnell Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen - schließt eine der häufigsten Sicherheitslücken.
Ein Team mit nur einem Besitzer ist eine tickende Zeitbombe. Wenn dieser Besitzer das Team verlässt oder deaktiviert wird, wird das Team verwaist, was zum Ausschluss von Benutzern und zum Verlust wichtiger Daten führen kann.
Die Richtlinie für unzureichende Eigentümer überwacht Teams auf niedrige Eigentümerzahlen und veranlasst Maßnahmen, um sicherzustellen, dass jedes Team über Ersatzbesitzer verfügt. Dieser einfache Schritt verhindert zahllose Probleme in der Zukunft.
Manchmal werden Lizenzen weiterhin Benutzern zugewiesen, die deaktiviert, aber noch nicht gelöscht wurden, oft aufgrund rechtlicher oder personalwirtschaftlicher Anforderungen. Eine sofortige Löschung könnte zu Problemen führen, aber eine unbefristete Aufbewahrung ist kostspielig.
Die Lizenzbereinigung mit einer 30-tägigen Gnadenfrist schafft das richtige Gleichgewicht. Die Lizenzen werden nach einem bestimmten Zeitraum zurückgefordert, so dass die Beteiligten Zeit zum Handeln haben und gleichzeitig die Kosten optimiert werden.
Externe Weiterleitungsregeln sind ein klassisches Risiko für Datenverluste. Bleiben sie unkontrolliert, können sensible Informationen unbemerkt nach außen gelangen.
Die automatische Erkennung von externen Weiterleitungen überprüft Postfächer auf riskante Regeln und benachrichtigt die IT-Abteilung oder die Postfachbesitzer. Mit einem Überprüfungsfenster von 30 Tagen können Sie Probleme erkennen und beheben, bevor sie eskalieren.
Passworthygiene ist ein wesentlicher Bestandteil der Sicherheit, aber Benutzer ändern ihre Passwörter nur selten, wenn sie dazu aufgefordert werden. Veraltete Anmeldedaten sind eine offene Einladung für Angreifer.
Erinnerungen an das Alter von Passwörtern identifizieren automatisch Benutzer mit alten Passwörtern und fordern sie auf, diese zu aktualisieren. Auf diese Weise wird Ihre Umgebung sicherer, ohne dass die IT-Abteilung den Benutzern manuell hinterherlaufen muss.
Wenn der Besitzer eines Teams deaktiviert ist, kann das Team schnell nicht mehr verwaltet werden. Dies führt zu Compliance-Risiken und kann Geschäftsprozesse stören.
Die automatische Ersetzung des Eigentümers erkennt diese Szenarien und löst die Neuzuweisung des Eigentümers an einen anderen berechtigten Benutzer aus, so dass jedes Team verwaltet und zugänglich bleibt.
Power Automate-Flows sind die stillen Motoren hinter vielen Geschäftsprozessen. Wenn ein Ablauf gestoppt wird, kommt die Arbeit zum Stillstand, aber die Eigentümer bemerken es möglicherweise erst, wenn es zu spät ist.
Benachrichtigungen über gestoppte Abläufe überwachen unterbrochene Automatisierungen und alarmieren die richtigen Personen, damit Probleme behoben werden, bevor sie die Produktivität beeinträchtigen.
Inaktive Benutzer, die sich seit Monaten nicht mehr angemeldet haben, behalten oft teure Lizenzen. Manuelle Überprüfungen sind mühsam und fehleranfällig.
Die Überprüfung der Lizenzen inaktiver Benutzer identifiziert inaktive Konten und veranlasst eine Überprüfung, so dass die Lizenzen bei Bedarf zurückgefordert oder neu zugewiesen werden können.
Ein Team, das einen unangemessenen Namen trägt oder gegen die Richtlinien verstößt, kann zu Reputationsproblemen, rechtlichen oder behördlichen Problemen führen.
Die Überprüfung verbotener Inhalte sucht nach Teams mit markierten Wörtern oder Ausdrücken und leitet einen Überprüfungsprozess ein, so dass die IT-Abteilung Probleme schnell und konsequent angehen kann.
| Richtlinie | Aktion | Was wird damit gelöst |
| Deaktivierte Benutzerkonten mit zugewiesenen Lizenzen | Lizenzbereinigung für deaktivierte Konten | Gibt verschwendete Lizenzen frei, indem sie von deaktivierten Benutzern entfernt werden. |
| Administratoren ohne MFA | Risikominderung für Benutzer ohne MFA | Markiert und entschärft risikoreiche Konten ohne Multi-Faktor-Authentifizierung |
| Teams mit sehr wenigen Besitzern | Warnung und Maßnahmen bei unzureichenden Besitzern | Stellt sicher, dass Teams genügend Besitzer haben, um verwaiste Arbeitsbereiche zu vermeiden |
| Lizenzen werden deaktivierten Benutzern zugewiesen | Lizenzbereinigung mit 30-tägiger Gnadenfrist | Fügt eine Gnadenfrist vor der Rückforderung von Lizenzen hinzu und sorgt für ein Gleichgewicht zwischen Bereinigung und Vorsicht |
| Postfächer mit externen Weiterleitungsregeln | Verstoß gegen externe E-Mail-Weiterleitungsregeln (30 Tage) | Erkennt und verwaltet riskante Weiterleitungsregeln, die zu Datenverlusten führen könnten |
| Benutzer mit Passwörtern, die seit mehr als 6 Monaten nicht geändert wurden | Passwort-Alterserinnerung | Fördert eine bessere Passworthygiene durch automatische Erinnerungen |
| Teams mit einem deaktivierten Eigentümerkonto | Ersetzen von deaktivierten Team-Besitzern | Verhindert Governance-Lücken durch Neuzuweisung der Eigentümerschaft |
| Gestoppte Flows | Benachrichtigung über gestoppte Flows | Benachrichtigt Besitzer von unterbrochenen Power Automate-Flows, um Kontinuität zu gewährleisten |
| Lizenzen, die inaktiven Benutzern zugewiesen wurden | Benachrichtigung und Überprüfung inaktiver Benutzerlizenzen | Identifiziert und überprüft Lizenzen, die an inaktive Konten gebunden sind |
| Teams mit verbotenen Wörtern in Name/Beschreibung | Überprüfung von Teams mit verbotenen Inhalten | Kennzeichnet und überprüft Teams mit unangemessener oder nicht konformer Namensgebung |
Was diese Automatisierungen wirklich leistungsstark macht, ist ihre Anpassungsfähigkeit. Jede Organisation ist anders. Was für das eine ein Risiko ist, kann für das andere ein normales Geschäft sein. Die Automatisierungs-Engine von Rencore Governance ist das letzte Glied im Lebenszyklus der Governance-Automatisierung:
Die Zeiten der manuellen Microsoft 365-Governance sind vorbei. Mit den richtigen Automatisierungen können Sie Chaos in Kontrolle umwandeln, Risiken reduzieren, Geld sparen und Ihrem IT-Team die Möglichkeit geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Rencore Governance macht es Ihnen leicht, diese Automatisierungen zu implementieren und gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie Ihre Umgebung sicher, konform und effizient halten können. Ganz gleich, wie schnell Sie wachsen. Möchten Sie mehr erfahren?