Organisationen haben unterschiedliche Bedürfnisse und Werkzeuge, um über offizielle Neuigkeiten zu kommunizieren, Diskussionen über Themen zu fördern, Strategien voranzutreiben und Informationen innerhalb von Teams und Projekten auszutauschen. Allein in Microsoft 365 haben wir mehrere Kommunikationswerkzeuge, darunter Outlook (E-Mail), SharePoint (Intranet), Teams und Viva Engage (ehemals Yammer). Welches Tool ist wann zu verwenden? Was sind die besten Praktiken für verschiedene Anwendungsfälle und unterschiedliche Unternehmensgrößen? Dieser Artikel gibt Ihnen einen einfachen Rahmen und konkrete Tipps für die Positionierung Ihrer Kommunikationsmittel.
Die schiere Anzahl der Nachrichten, Informationen und Neuigkeiten, die wir täglich versenden und lesen, ist enorm. Die Art und Weise und der Umfang der Kommunikation am Arbeitsplatz haben seit der Pandemie zugenommen. Microsoft gibt uns zwar die Freiheit, unsere Kommunikationsmittel auf unterschiedliche Weise zu nutzen, aber für die meisten Unternehmen und Mitarbeiter ist das einfach zu viel. Unser schnelllebiges Arbeitsleben braucht einfache Richtlinien: Welche Nachricht geht wohin.
Schauen wir uns die verschiedenen Formen der Kommunikation am Arbeitsplatz an, je nach Zweck und Zielgruppe. "Kommunikation" kann eine Seite im Intranet oder eine Nachricht in verschiedenen Tools sein. In der Regel handelt es sich um einen schriftlichen Text, aber Kommunikation kann auch eine Sprachnachricht, ein Video oder ein einfaches Bild sein. Der Einfachheit halber habe ich die Dokumentenverwaltung und die physische Kommunikation, z. B. in Form von Sitzungen, ausgeklammert. Diese Liste deckt möglicherweise nicht alle Ihre Anwendungsfälle ab - verwenden Sie sie als Grundlage und fügen Sie Ihre eigenen hinzu!
Offizielle Nachrichten und Informationen über das Unternehmen, die in der Regel von der Kommunikationsabteilung oder Unterstützungsfunktionen wie der Personal- oder IT-Abteilung verfasst werden. Diese Kommunikation richtet sich in der Regel an alle Mitarbeiter des Unternehmens, an einen bestimmten Standort oder an eine bestimmte Funktion. Sie werden über Monate oder Jahre hinweg gespeichert und archiviert.
Offizielle Informationen über Projekte, Produkte, Ziele oder Aufgaben, an denen Sie allein oder mit einem Team arbeiten. Anweisungen, Fragen, Antworten und Diskussionen, um die Arbeit zu erledigen. In der Regel für Tage, Wochen oder sogar länger relevant.
Chats und schnelle Kommunikation über Projekte und Arbeit, die nur im aktuellen Moment relevant ist. Sie kann sich an das gesamte Team, eine Projektgruppe oder nur an bestimmte Teammitglieder richten.
Diskussionen über Themen am Arbeitsplatz, die für die gesamte Organisation interessant sind und nicht an ein einzelnes Projekt oder ein Team gebunden sind. Beispiel: Austausch interessanter Artikel zum Thema Nachhaltigkeit, Zusammenkunft aller KI-Mitarbeiter im Unternehmen oder Einrichtung einer Lerngruppe für Power Apps.
Plaudereien und Diskussionen über das Mittagessen, Haustiere oder Hobbys. All diese nicht arbeitsbezogenen Dinge tragen zum Aufbau einer Gemeinschaft und eines Zugehörigkeitsgefühls bei. Glauben Sie, dass dies für einen Arbeitsplatz nicht geeignet oder wichtig ist? Denken Sie noch einmal darüber nach. Studien zeigen, dass Mitarbeiter mit guten Beziehungen am Arbeitsplatz engagierter und produktiver sind und länger am Arbeitsplatz bleiben. Diese kleinen Pausen, um Spaß bei der Arbeit zu haben, zahlen sich wirklich aus.
Nachdem wir nun die verschiedenen Formen der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz entrümpelt haben, ist es an der Zeit, sich mit den umfangreichen Kommunikationswerkzeugen von Microsoft 365 zu beschäftigen.
Organisationen sind verschieden - sie arbeiten in sehr unterschiedlichen Bereichen, mit verschiedenen Vorschriften und Kommunikationsbedürfnissen, und sie können alles sein, von Startups mit zehn Mitarbeitern bis hin zu Konzernen mit einer halben Million Angestellten. Gibt es eine Einheitsgröße für alle? Es gibt einige unterschiedliche Empfehlungen, insbesondere zu offenen und geschlossenen Gruppen in Teams und Viva Engage sowie zu individuellen Richtlinien bei E-Mails.
Beginnen wir mit der einfachsten Empfehlung. Das SharePoint-Intranet ist der Ort, an dem offizielle Nachrichten veröffentlicht werden. Diese Informationen können unternehmensweit oder auf einen bestimmten Standort oder eine bestimmte Rolle ausgerichtet sein. In kleinen Unternehmen kann das Intranet aus ein paar Seiten und hin und wieder einer Nachricht bestehen - aber SharePoint ist flexibel genug, um auch für die größten Organisationen ein vollwertiges Kommunikationssystem zu sein.
Angenommen, Sie möchten, dass die Mitarbeiter die Nachrichten kommentieren und diskutieren können. In diesem Fall können Sie das Kommentar-Webpart in SharePoint verwenden oder eine Automatisierung erstellen, um die Nachrichten in den entsprechenden Gruppen in Teams oder Viva Engage zu veröffentlichen, wo die Diskussion dann fortgesetzt werden kann. Sie könnten sogar ein Webpart erstellen, um den Diskussions-Feed auf der Nachrichtenseite anzuzeigen!
Teams ist das vielseitigste Werkzeug in unserer Box und auch die Drehscheibe für die Teamarbeit - die Drehscheibe, in der Sie auch Ihr SharePoint-Intranet und Viva Engage finden können. Glücklicherweise kann die Positionierung von Teams ganz einfach sein. Sie müssen nur die verschiedenen Kommunikationswege in Teams verstehen und die jeweiligen Zwecke definieren. Diese Definitionen sind Best Practices für viele Kunden und sind ein guter Ausgangspunkt für jedes Unternehmen, das mit dem Verständnis der verschiedenen Funktionen von Teams kämpft.
Der Teams-Chat ist der älteste von allen und geht auf die Vorläufer von Lync und Skype zurück. Er ist auch der bekannteste, weshalb er in der Regel zu oft gegen Teams in Teams eingesetzt wird. Die beste Praxis für 1-1- und Gruppenchats in Teams besteht darin, sie so zu positionieren, dass sie einen kontinuierlichen und chatähnlichen Fluss um aktuelle Ereignisse herum bilden. Sie sind nur zu diesem Zeitpunkt relevant und müssen später nicht wieder ausgegraben werden.
Teams-Kanäle sind für die Arbeit gedacht. Das ist Ihr Arbeitsplatz, Ihr Team. Teams-Kanäle sind in der Regel privat und werden für eine begrenzte Gruppe von Personen erstellt, die einem bestimmten Team angehören oder gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Sie können auch mit externen Partnern in Teams mit gemeinsamen Kanälen zusammenarbeiten!
Wie sieht es mit den offenen und organisationsweiten Teams in Teams aus? Für kleinere Organisationen, bis zu 200-300 Personen, können offene Teams auf die gleiche Weise genutzt werden wie offene Communities zu bestimmten Themen in Viva Engage. Wenn Sie merken, dass Sie nicht jeden in Ihrer Organisation kennen, ist es an der Zeit, Viva Engage zusätzlich zu Teams einzuführen. Für kleinere Organisationen mit bis zu 100 Mitarbeitern können Sie ein organisationsweites Team für die unternehmensweite Kommunikation einsetzen. Für größere Organisationen ist es am einfachsten, Teams nur für geschlossene Gruppen zu definieren, Viva Engage für offene Gruppen zu nutzen und die offizielle Kommunikation in SharePoint zu belassen.
Viva Engage ist ein hervorragendes Rebranding des guten alten Yammer. Der Zweck von Viva Engage ist es, Menschen in der gesamten Organisation einzubinden. Es ist der Ort, an dem Informationen ausgetauscht und Themen innerhalb der Organisation diskutiert werden können. Diese Themen können mit der Arbeit zu tun haben, aber auch mit Hobbys und Freizeit. Mit neuen Funktionen wie der Leadership Corner, Kampagnen und Viva Amplify ist Viva Engage auch ein leistungsfähiges Werkzeug für die Führung, das Vorantreiben von Strategien und die Umsetzung unternehmensweiter Initiativen.
Sie können offene oder geschlossene Communities in Viva Engage haben. Um das Aufbrechen von Silos und eine aktive Diskussion zu fördern, sollten Sie die Politik der offenen Communities vorantreiben. Ich schlage vor, den Chat in Viva Engage für nichts zu nutzen. Vergessen Sie einfach, dass er überhaupt existiert.
Dieser Punkt ist vielleicht der komplexeste von allen. E-Mail ist immer noch ein mächtiges Werkzeug in der gesamten Kommunikation, was einer der Hauptgründe für die Verwirrung der Menschen ist. Die Informationen - und die Dokumentation! - verstreuen sich in den privaten E-Mail-Postfächern ebenso wie in allen anderen Kommunikationskanälen und machen unseren Werkzeugkasten wieder unübersichtlich. Ich kenne zwar mehrere kleine und große Unternehmen, die sich erfolgreich dazu entschlossen haben, keine E-Mails für die interne Kommunikation zu verwenden, aber ich weiß auch, dass es nicht so einfach ist. Ich empfehle nach wie vor, interne E-Mails auf bestimmte Anwendungsfälle zu beschränken, z. B. auf rechtliche oder personalwirtschaftliche Gründe.
Dies ist ein Beispiel, das auf bewährten Verfahren beruht. Der Schlüssel ist, die Dinge für die Mitarbeiter einfach zu gestalten und nur ein Tool für einen Zweck zu verwenden.
Nehmen Sie dieses Schaubild als Beispiel und erstellen Sie Ihr eigenes, je nach Unternehmensgröße und Anwendungsfällen. Nachdem Sie die Richtlinien aufgestellt haben, können Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen: der Einführung - aber das ist ein Thema für einen ganz anderen Blogbeitrag!
Bevor Sie sich die Zukunft ausmalen können, müssen Sie den aktuellen Stand kennen: welche Tools die Mitarbeiter derzeit verwenden. Mit den Berichten des Microsoft 365 Admin Centers können Sie sich leicht einen Überblick über die Menge (und den Trend!) der Nachrichten in den verschiedenen Tools und Kanälen verschaffen. Sie können auch ein Governance-Tool mit Entrümpelungsfunktionen wie in Rencore verwenden. Sie werden erstaunt sein, wie viele Teams ohne Besitzer, SharePoint-Seiten ohne Leser und verlassene Viva Engage Communities es gibt. Eine ordnungsgemäße manuelle oder automatische Bereinigung verwaister Teams und Gruppen ist ein guter Ausgangspunkt für Ihre Positionierungsarbeit.
Dieser Artikel wurde zu 100% von einem Menschen geschrieben; es war keine KI beteiligt. Die Kategorisierungen sind Beispiele und Best Practices, keine offizielle Dokumentation von Microsoft.
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