Die Integration von Cloud-Technologie für die Zusammenarbeit muss über die offensichtlichen betrieblichen Vorteile hinausgehen. Sie muss auch einen zusätzlichen Nutzen für andere Geschäftsbereiche bieten und dem Beschaffungstest standhalten.
Bei Microsoft 365 gibt es viele Kosten, die über die anfänglichen Lizenzgebühren hinausgehen, die immer höher werden. Viele dieser Kosten sind versteckt oder bleiben unbemerkt, wenn Ihr Unternehmen seine Geschäftsabläufe skaliert.
Das Ergebnis? Die Gesamtbetriebskosten (TCO) von Microsoft 365 übersteigen die ursprüngliche Prognose bei Weitem und der Return on Investment (ROI) sinkt mit der Zeit. Daher schlage ich die folgenden zehn Tipps vor, um die versteckten Microsoft 365-Kosten anzugehen und Ihre Microsoft 365-TCO zu senken.
Die Optimierung von Lizenzen bei gleichzeitiger schneller Einführung bedeutet, dass Sie die sich ständig ändernden Anforderungen der Benutzer verwalten müssen. Für größere oder wachsende Unternehmen kann es sehr mühsam sein, die zugewiesenen und relevanten Lizenzen ständig zu verfolgen. In vielen Fällen haben Unternehmen mehr aktivierte als verbrauchte Einheiten. Durch die Neuzuweisung dieser Einheiten können Sie die überschüssigen Lizenzierungskosten kontrollieren.
Um allen Endbenutzern einen einfachen Zugang zum Speicherplatz zu ermöglichen, ist eine präzise Überwachung der geschätzten und prognostizierten Speicherkosten erforderlich. Je nach Ihrem Microsoft 365-Abonnement wird Ihre Speicherkapazitätsschwelle standardmäßig erhöht. Um dies zu verhindern, sollten Sie Ihre 90 %-Kapazitätswarnungen sofort und umfassend erkennen und angehen.
Wenn Microsoft 365 der Motor Ihres Unternehmens ist, ist Power Automate ein Turbolader. Aber bei so vielen beweglichen Teilen kann es leicht zu ungewollten und unnötigen Kosten kommen. Da es sich bei Power Automate um ein kostenpflichtiges Monatsabonnement handelt, können Flows Standard- und Premium-Komponenten wie Konnektoren, benutzerdefinierte Konnektoren, Auslöser und den Common Data Service verwenden, die zusätzliche Kosten verursachen können. Die Identifizierung von Flows, die Premium-Lizenzen verwenden, kann der Schlüssel zu einer erheblichen Kostensenkung sein.
Wenn wir den Begriff der irrelevanten Lizenznutzung genauer untersuchen, werden wir verstehen, dass Microsoft 365-Lizenzen in verschiedenen Stufen erhältlich sind. Am Ende des Unternehmensbereichs finden Sie am häufigsten E3- und E5-Lizenzen. Nicht jeder Benutzer im Unternehmen wird die zusätzlichen Funktionen benötigen, die von einer E5-Lizenz abgedeckt werden. Stellen Sie sicher, dass nur diejenigen, die unbedingt Lizenzen höherer Stufen benötigen, entsprechend ausgestattet sind.
Tausende verschiedener Objekte werden in Azure erstellt. Sind sie noch relevant? Indem Sie irrelevante Objekte identifizieren, können Sie Azure auf Nutzungsbasis herunterfahren. Dies spart nicht nur Azure-Verbrauch und Speicherkosten, sondern trägt auch zu Ihren Nachhaltigkeitsbemühungen für eine grünere IT bei.
Die Zusammenarbeit findet oft über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus statt. Um dies effektiv zu tun, müssen Sie diese externen Benutzer in Ihre Umgebung einladen. Dies ist zwar zu Recht ein Compliance-Thema, birgt aber auch Kosteneinsparungspotenzial, da viele externe Benutzer Lizenzen für die Zusammenarbeit an Projekten benötigen. Der Schlüssel liegt darin, die Lizenzen der externen Benutzer zu finden und zu verwalten, nachdem die Zusammenarbeit beendet ist.
Ähnlich wie bei den SharePoint-Speicherbegrenzungen wird der Schwellenwert für Ihre OneDrive-Speicherkapazität standardmäßig erhöht. Wenn Sie OneDrive mit mehr als 100 GB an Daten überwachen, können Sie die nächste Stufe nicht mehr erreichen.
Nicht nur das Entwicklungsteam, sondern auch Power-User erstellen ihre eigenen Low- und No-Code-Lösungen, um ihre Arbeit zu erledigen, und die Zahl der Apps steigt rasant. Wie Power Automate hat auch Power Apps komplexe Lizenzierungskosten für Standard- und Premium-Komponenten. Bleibt dies unentdeckt, fallen auf Ihr Unternehmen zusätzliche Kosten an. Suchen Sie nach Power Apps mit Premium-Konnektoren, benutzerdefinierten Konnektoren und Verbindungen zum Common Data Service.
Viele Kosteneinsparungsmöglichkeiten haben Datenberührungspunkte mit all Ihren anderen M365-Diensten. Die Suche nach einer Möglichkeit, Informationen aus den Verwaltungszentren schnell zu ermitteln und zu konsolidieren, ist der Schlüssel, um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen und überhöhte Ausgaben zu vermeiden. Die Nutzung der Automatisierung ist entscheidend für rechtzeitiges Handeln.
Eine der wichtigsten Maßnahmen zur Kostenoptimierung von Microsoft 365 ist die Integration von Drittanbieter-Software, um Prozesse zu automatisieren und einen umfassenden Überblick über alle M365-Kosten zu erhalten. Das Beispiel, das ich immer wieder anführe, ist Rencore Governance, da ich der festen Überzeugung bin, dass es die einzige Software ist, die sowohl funktionsreich als auch einfach zu bedienen ist und für alle Arten von Unternehmen preislich konkurrenzfähig ist.
Rencore Governance zentralisiert automatisch alle Ihre Daten aus den Verwaltungszentren und richtet sie nach den von Ihnen gewählten Richtlinien aus. Sie können dann kommunizieren und Aufgaben mit Hilfe von Automatisierungen verwalten, was Ihnen ermöglicht, schnell zu handeln und Geld zu sparen.
Wie viel genau? Nutzen Sie unseren Kosteneinsparungsrechner, um ein besseres Verständnis des Einsparungspotenzials Ihrer Organisation mit Rencore Governance zu gewinnen.