Die Cloud lockt uns mit dem Potenzial, mehr zu erreichen und in der modernen Welt Schritt zu halten. Cloud-Kollaborationsplattformen sind auf dem Vormarsch, und während viele um ihre Position ringen, hat Microsoft es geschafft, Microsoft 365 in den Herzen vieler Unternehmen zu etablieren.
Microsoft 365 ist mit der Fähigkeit ausgestattet, Unternehmen über den Endbenutzer digital zu transformieren, und die Akzeptanz bei den Benutzern ist sprunghaft angestiegen, da sich die Mitarbeiter nach der Flexibilität und dem Komfort sehnen, den der moderne Arbeitsplatz bietet. Es ist mit beliebten Diensten wie SharePoint, Teams, PowerApps und Power Automate ausgestattet, die es allen Benutzern ermöglichen, ihren Arbeitsalltag zu optimieren. Heute konzentrieren wir uns auf Power Automate und beleuchten die möglichen Compliance- und Sicherheitsrisiken, die eine unkontrollierte Einführung mit sich bringen könnte.
Power Automate (Flow) ist ein leistungsstarkes Produktivitätstool, das als Teil von Microsoft 365 verfügbar ist. In den Händen einer erfahrenen Person ist Power Automate ein unschätzbarer Vorteil, der Ihnen hilft, zeitraubende und routinemäßige Aufgaben zu automatisieren, wodurch Sie wertvolle Zeit sparen und sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Diejenigen, die Erfahrungen mit Power Automate gemacht haben, sagen, dass es ihnen hilft, die tägliche Kommunikation und Organisation zu optimieren, damit sie am modernen Arbeitsplatz besser arbeiten können. Die Einrichtung eines persönlichen Workflows, der einen einfachen Prozess automatisiert, kann bei der Zustellung automatisierter E-Mails helfen, Personen auf den richtigen Inhalt verweisen und Benachrichtigungen an einer einzigen Stelle zusammenfassen, was die Organisation erleichtert.
Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, was Power Automate ist und welche Anwendungsfälle es gibt, empfehlen wir Ihnen, unseren Blog "Was ist Power Automate: Gehen Sie mit dem Fluss!".
Viele Unternehmen möchten Power Automate für ihre Benutzer aktivieren. Doch bevor sie das tun, brauchen sie eine Antwort auf eine Frage: Wie stellen wir sicher, dass Power Automate unser Unternehmen und seine Daten keinen Risiken aussetzt?
Mit Power Automate-Konnektoren können Sie mehrere Dienste miteinander verbinden, um leistungsstarke Automatisierungsworkflows zu erstellen. Einige Konnektoren sind an bestimmte Dienste wie Outlook, Planner oder Trello gebunden, andere sind allgemeiner und ermöglichen den Aufruf einer API oder die Verbindung mit einer Datenbank Ihrer Wahl.
Das Besondere an Power Automate ist, dass jede Person, die Zugang zu Power Automate hat, sofort mit der Automatisierung ihrer Arbeit beginnen kann, ohne Projekte einrichten, Budgets oder Genehmigungen einholen zu müssen. Aber gerade weil die Benutzer alles tun können, was sie wollen, zögern die Unternehmen, ihnen Zugang zu Power Automate zu gewähren. Sie befürchten, dass die Organisation und ihre Daten Risiken ausgesetzt werden könnten, die sie nicht kontrollieren können. Sind sie im Recht?
Die Governance von Power Automate ist angesichts der einfachen Nutzung dieser no-code, low-code Lösung von größter Bedeutung. Durch effektive Governance können Unternehmen kritische Aspekte wie Compliance, Sicherheit und effiziente Nutzung berücksichtigen.
Angefangen bei der Notwendigkeit, Richtlinien und Überwachungsmechanismen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen und anderen Problemen der Nichteinhaltung von Vorschriften einzuführen, gibt es eine Vielzahl von Herausforderungen bei der Einführung von Power Automate. Auch hier ist ein angemessener Governance-Rahmen der Schlüssel für die Einführung und Nutzung jeder Cloud-Collaboration-Lösung, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit sicher bleibt.
Bei Power Automate führt eine falsche Produktverwaltung zu weiteren Problemen.
Langsam ablaufende Abläufe sind eine häufige Herausforderung für Unternehmen mit automatisierten Prozessen. Mögliche Ursachen können sein, dass ein Datenfluss die täglichen Aktionsgrenzen des Unternehmensplans überschreitet (und ein Upgrade erforderlich ist), dass ein Datenfluss den zulässigen Datenverbrauch überschreitet oder dass der von einem Unternehmen verwendete Konnektor über Schutzmechanismen zur Verlangsamung eines Datenflusses verfügt. In jedem Fall untergräbt ein langsam laufender Datenfluss die Vorteile der Prozessautomatisierung, die theoretisch manuelle Prozesse beschleunigen, die Produktivität steigern und das Fehlerrisiko verringern sollte. Eine Governance-Richtlinie ist erforderlich, um langsam laufende Abläufe zu überwachen und frühzeitig zu erkennen, damit die Prozesse rationalisiert und funktionsfähig bleiben.
Auch fehlerhafte Abläufe beeinträchtigen die Effizienz automatisierter Prozesse. Benutzer können bei der Ausführung von Abläufen auf Laufzeitfehler stoßen, die dazu führen, dass ein Ablauf gestoppt wird, sofern keine Fehlerbehandlung konfiguriert wurde. Für Unternehmen, die ihre Prozesse über Abläufe abwickeln, kann sich ein fehlerhafter Ablauf negativ auf den Betrieb auswirken und einen Produktivitätsrückgang verursachen. Fortschritte bei der Rechenleistung und der Prozessautomatisierung führen zu einem höheren Leistungsniveau für ein Unternehmen, aber wenn die Technologie nicht funktioniert, werden die höheren Produktivitäts- und Kostenvorteile schnell zunichte gemacht. Eine Governance-Strategie mindert das Risiko, dass automatisierte Abläufe Ausführungsfehler enthalten, die möglicherweise nicht wie vorgesehen funktionieren.
Eine Schlüsselkomponente für die ordnungsgemäße Steuerung von Abläufen ist die regelmäßige Schulung der Belegschaft. Schulungen nicht nur für Endbenutzer, sondern auch für Administratoren sind von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz von Power Automate zu steigern.
Es besteht kein Zweifel daran, dass Power Automate (Flow) ein Werkzeug für Geschäftsanwender ist - Nicht-Entwickler, die das Know-how haben, um ihre tägliche Arbeit zu vereinfachen. Power Automate hat aber auch ein großes Potenzial in Unternehmen, in denen die IT-Abteilung über begrenzte Budgets und Ressourcen verfügt und viele Prozesse implementiert hat. Power Automate-Administratoren haben eine Reihe von Tools zur Verfügung, um Flows in ihrer Organisation zu verwalten. Während Administratoren in der Vergangenheit Flows über das Power Automate Admin Center verwalten konnten, wurde dieses im Laufe der Jahre eingestellt und machte dem Power Platform Admin Center Platz.
Zunächst einmal können Power Automate (Flow)-Administratoren alle Umgebungen in ihrer Organisation sehen. Für jede Umgebung können sie alle Flows sehen. Für jeden Fluss können sie sehen, wer ihn erstellt hat, wann er zuletzt geändert wurde und welche Konnektoren der Fluss verwendet. Administratoren können auch neue Abläufe erstellen, bestehende bearbeiten und nicht mehr benötigte Abläufe löschen.
Administratoren können Benutzer als Eigentümer hinzufügen und ihnen Berechtigungen zum Bearbeiten und Steuern bestimmter Abläufe zuweisen. Sie können auch Abläufe für andere Benutzer freigeben.
Eine weitere Sicherheitsfunktion, die Administratoren zur Verfügung steht, sind Richtlinien zum Schutz vor Datenverlust (DLP). Mithilfe von DLP können Administratoren Konnektoren in zwei Gruppen einteilen: solche, die Zugriff auf Geschäftsdaten haben, und solche, die keinen Zugriff haben. Wenn die DLP-Richtlinie angewendet wird, können Benutzer keine Datenflüsse mit Konnektoren aus zwei verschiedenen Gruppen erstellen.
Sicherheitsbewusste Unternehmen möchten nachvollziehen können, wie ihre Benutzer mit Power Automate arbeiten und wohin die Daten des Unternehmens fließen. Leider gibt es einige Einschränkungen, die sie daran hindern, Power Automate effektiv zu verwalten.
Administratoren können zwar einige Informationen über jeden Fluss in ihrem Unternehmen abrufen, aber sie können den Fluss selbst nicht sehen. Sie können sehen, dass ein Fluss einen HTTP-Aufruf tätigt, aber sie können nicht sehen, zu welchem Zweck. Sie können sehen, dass ein Fluss eine Verbindung zu einer Datenbank herstellt, aber sie können nicht sehen, zu welcher Datenbank. Sie können auch nicht sehen, ob Anmeldeinformationen im Klartext gespeichert sind, die bei der Freigabe oder dem Export des Ablaufs an andere weitergegeben werden könnten.
Wie bei jeder benutzerdefinierten Lösung gibt es auch hier gewisse Risiken. Das ist nicht unbedingt schlecht, solange Sie das Risiko und seine Auswirkungen verstehen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, ob Sie es akzeptieren oder abschwächen wollen.
Power Automate macht es extrem einfach, mehrere verschiedene Dienste miteinander zu verbinden und Daten zwischen ihnen auszutauschen. Es ist sogar so einfach, dass sich die Benutzer nicht um komplexe Dinge wie die Authentifizierung kümmern müssen und mit nur wenigen Klicks auf Daten innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens zugreifen können.
Aber das macht es den Nutzern nur allzu leicht, einen E-Mail-Anhang in einem Trello-Board oder einem Dropbox-Konto zu speichern, um bequem darauf zugreifen zu können. Sie haben es nicht böse gemeint und wollen nur ihre Arbeit so schnell wie möglich erledigen. Allerdings bedenken sie nicht immer die Konsequenzen für sich und ihr Unternehmen.
Technisch versiertere Benutzer können Power Automate verwenden, um eine sichere Verbindung zu Unternehmensanwendungen herzustellen, die mit Azure Active Directory geschützt sind. Zur Authentifizierung implementieren sie OAuth und speichern die Anmeldedaten im Klartext in einer Variablen innerhalb des Ablaufs. Wenn sie den Flow jedoch mit anderen teilen, ihn exportieren oder als Vorlage übermitteln, werden diese Anmeldeinformationen für andere sichtbar.
Power Automate bietet Unternehmen eine große Chance, einige ihrer alltäglichen Aufgaben zu automatisieren. Bei sorgfältiger Planung und richtiger Überlegung wird Power Automate sein Versprechen einlösen, ohne die Organisation unnötigen Risiken auszusetzen.
Letztendlich werden die Benutzer einen anderen Weg finden, das zu tun, was sie wollen, vielleicht sogar einen, der außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, was letztendlich noch schlimmer ist.
Je komplexer die Anwendungen werden, desto wichtiger ist es, sicherzustellen, dass jeder Arbeitsablauf, jede Automatisierung und jeder Prozess optimal funktioniert. Das Aufspüren und Beseitigen von nicht funktionierenden und redundanten Abläufen ist vergleichbar mit der Wartung eines Motors für Spitzenleistungen, um sicherzustellen, dass Ihre Lösungen reibungslos und effizient laufen.
Unklare Zuständigkeiten erschweren es, geschäftskritische Probleme schnell zu lösen. Durch die Identifizierung und Hervorhebung von neu erstellten Flows, Flows ohne Eigentümer und Flows, die nicht mit Servicekonten geteilt werden, können Sie sicherstellen, dass die Zuständigkeiten zugewiesen und Probleme umgehend behoben werden.
Um einen kontinuierlichen Zugriff auf einen Fluss zu gewährleisten, ist es am besten, ein Servicekonto als Miteigentümer hinzuzufügen, auch wenn der Fluss bereits im Konto einer Person existiert. Servicekonten behalten den Zugriff, auch wenn andere Miteigentümer das Unternehmen verlassen. Der wichtigste Grundsatz ist, dass nicht nur eine Person Zugriff auf die Bewegung haben sollte. Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, können andere Personen die Datenflüsse weiterhin verwalten und nutzen.
Ziehen Sie in Erwägung, Flows zu entdecken, die risikoreiche Aktivitäten nutzen, und beginnen Sie ein Gespräch mit deren Eigentümern über die möglichen Risiken. Gemeinsam könnten Sie beschließen, den Inhalt des Datenflusses zu bewerten und zu überprüfen, ob er keine Risiken für Ihre Organisation oder deren Daten birgt. Das hört sich zwar mühsam an, ist aber ein akzeptabler Mittelweg zwischen der Erlaubnis für Benutzer, alles zu tun, und der Deaktivierung aller Aktivitäten.
Eines Tages wird Power Automate in Ihrem Unternehmen sehr populär werden. Welchen Prozess Sie also auch immer für die Bewertung der Abläufe wählen, denken Sie daran, dass er skalierbar sein sollte, um nahtlos und zeitnah mit den neuesten Entwicklungen in Ihrem Unternehmen Schritt zu halten.
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