La respuesta corta: inventariar los agentes de IA de Microsoft 365 en cinco días
Puede listar los agentes de IA de su tenant de Microsoft 365 en cinco días laborables sin comprar nada. Pregunte primero a los equipos, después revise Copilot Studio, SharePoint y el catálogo de aplicaciones de Teams, anote cuatro campos por agente y ordene la lista por lo que cada agente puede alcanzar, no por cuántos hay.
- Días 1 y 2: pregunte a las personas qué han creado
- Día 3: revise los tres lugares donde viven los agentes
- Día 4: anote cuatro campos por agente
- Día 5: ordene por alcance
Pregunte a sus equipos antes de escanear Microsoft 365
Empiece por las personas. Envíe un mensaje breve a los equipos con más probabilidades de haber creado algo, que suelen ser finanzas, operaciones, RR. HH. y quien dirija su service desk. Pregúnteles qué han creado, qué hace y quién lo mantiene.
Parece menos riguroso que escanear, y en esta etapa es más rápido y más preciso. A quienes crearon algo útil, por lo general les gusta hablar de ello. Y lo que es más importante, saben lo que un escaneo no puede decirle: si el agente sigue en uso, si quien lo creó sigue trabajando aquí y si alguna vez se pensó para compartirse tan ampliamente como se ha compartido.
Las respuestas interesantes no son los agentes de los que le hablan. Son los creados por alguien que desde entonces cambió de equipo o se fue, que nadie menciona porque nadie es su responsable.
Dónde viven los agentes de IA: Copilot Studio, SharePoint y Teams
Tres lugares reúnen la mayor parte de lo que la gente entiende por agente.
- Copilot Studio. Aquí viven los agentes creados con la herramienta, y es el único conjunto que se puede enumerar bien. De cada uno puede ver su entorno, sus conexiones de datos, sus fuentes de conocimiento y su estado de publicación.
- SharePoint. Los agentes creados directamente en un sitio tienen otra forma. Cualquier usuario con licencia puede crear uno, sin solicitud central ni aprobación, así que este conjunto crece con el despliegue de licencias y no después de él.
- El catálogo de aplicaciones de Teams. Los agentes publicados en Teams aparecen aquí, y en algunos tenants abarca una parte útil de lo que la gente entiende de verdad cuando hace la pregunta.
Anote cuatro campos por agente de IA, no catorce
El cuarto campo, el contenido sobre el que se apoya el agente, es donde está el trabajo, y es el que la gente se salta. El acceso a través de un agente se hereda de quien lo creó. El acceso a un agente es una decisión de uso compartido que alguien tomó de forma deliberada. Son preguntas distintas y solo una de ellas le dice algo sobre la exposición.
Qué hace
Una frase, con las palabras de quien lo creó.
Quién lo creó
Y si sigue trabajando aquí.
Con cuánta amplitud se comparte
Una decisión de uso compartido que alguien tomó a propósito.
Sobre qué contenido se apoya
El campo donde está el trabajo, y el que la gente se salta.
Ordene los agentes de IA por alcance, no por número
El instinto es contar la lista e informar del número. El número es lo menos útil de la página. Ordene en cambio por lo que cada agente puede alcanzar, y el panorama cambia. Un puñado de agentes que trabajan sobre contenido de finanzas, RR. HH. o legal importará más que todo lo demás junto.
Por lo general bastan tres grupos: agentes sobre contenido confidencial, agentes sin un responsable activo y todo lo demás. Si un agente cae a la vez en los dos primeros grupos, ahí es donde hay que empezar.
Lo que esto no le dirá
Los agentes definidos sobre contenido de Microsoft 365 y no creados en Copilot Studio no se enumeran con facilidad. Los agentes ligeros creados con Agent Builder, y los agentes declarativos en general, no aparecerán como una lista ordenada en ningún sitio. El control práctico para ese conjunto es la persona que los creó y los permisos del contenido sobre el que se apoyan, lo que significa que quien gobierna son su revisión de accesos y su proceso de offboarding, no su registro.
Si más adelante compara su lista con el recuento de otra herramienta, espere que los totales difieran. Se construyen sobre bases distintas y cuentan cosas distintas. Saber por qué, antes de que alguien ponga ambas cifras en una diapositiva, le ahorra una reunión incómoda.
Gartner prevé que la empresa típica del Fortune 500 tendrá en marcha más de 150.000 agentes en 2028, frente a menos de 15 en 2025. Una lista manual es el primer paso correcto y la respuesta permanente equivocada.
Mantener el inventario de agentes de IA al día es el verdadero coste
Crear la lista lleva una semana. Mantenerla al día lleva siempre, y ese es el verdadero problema que acaba de descubrir y no de resolver. Los agentes se crean más deprisa de lo que se hacen las revisiones, las personas que los crean cambian de puesto y un registro con tres semanas de retraso no es un control.
Por eso conviene tratar la semana como un diagnóstico y no como un entregable. Saldrá sabiendo a qué se enfrenta, cuáles dos o tres cosas hay que corregir ya y si el volumen es algo que su equipo puede seguir a mano.
Rencore Governance mantiene esta lista al día cuando la semana termina: cada agente, su responsable y lo que puede alcanzar, escaneados de forma programada.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en crear un inventario de agentes de IA en Microsoft 365?
¿Dónde viven los agentes de IA en un tenant de Microsoft 365?
¿Qué debe registrar un inventario de agentes de IA?
¿Por qué no limitarse a contar los agentes?
¿Cómo mantengo actualizado el inventario de agentes?
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