In der heutigen dynamischen Unternehmenslandschaft wenden sich viele Organisationen der Null-Basis-Budgetierung (ZBB) als strategischem Ansatz im Finanzmanagement zu. Diese Methode erfordert, dass jede Ausgabe für jeden neuen Budgetierungszeitraum gerechtfertigt wird, beginnend mit einer "Null-Basis".
Für Unternehmen, die auf dem Microsoft Tech Stack aufbauen, kann eine gründliche Microsoft 365-Governance-Strategie mehreren Abteilungen im gesamten Unternehmen helfen, Kosten zu senken und ihr Zero-Based Budgeting zu verbessern.
Zero-Based Budgeting (ZBB) unterscheidet sich erheblich von traditionellen Budgetierungsmethoden, die häufig schrittweise Anpassungen auf der Grundlage früherer Budgets vorsehen. Stattdessen zwingt ZBB die Manager dazu, alle Ausgaben genau zu prüfen, um sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient zugewiesen und mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang gebracht werden. Dieser Ansatz hilft nicht nur, unnötige Ausgaben zu identifizieren, sondern fördert auch eine Kultur der Verantwortlichkeit und Kostendisziplin.
Mit der zunehmenden Einführung von Microsoft 365 stehen Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen, die ein effektives Kostenmanagement behindern können. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für überhöhte Kosten, die jedoch sicherlich nicht die einzigen sind.
Überlizenzierung
Viele Unternehmen haben mit überlizenzierten Konten zu kämpfen, bei denen Benutzer Abonnements nutzen, die sie nicht vollständig nutzen. Dies führt zu vergeudeten Ressourcen und überhöhten Kosten, die ohne angemessene Überwachung leicht unbemerkt bleiben können.
Angesichts des Datenwachstums zahlen Unternehmen oft für überschüssigen Speicherplatz, ohne ihren tatsächlichen Bedarf genau zu kennen. Dies kann zu erheblichen unnötigen Ausgaben führen, da Unternehmen ihre Speicherlösungen nicht optimieren.
Wenn Sie die klassischen und Premium-Konnektoren in Ihrem Microsoft 365-Tenant nicht effektiv verwalten, kann dies zu erheblichen Kostenfolgen führen. Unternehmen, die Premium-Konnektoren verwenden, müssen sicherstellen, dass die Benutzer über die entsprechenden Lizenzen verfügen; andernfalls steigen die Kosten automatisch oder die Lösungen funktionieren nicht.
In einer Zero-Based-Budgeting-Umgebung spielen verschiedene Interessengruppen eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung ihrer Budgets. In diesem Zusammenhang bezeichnen wir die verschiedenen Abteilungen als Stakeholder. Jede Abteilung muss ihre Ausgaben von Grund auf rechtfertigen und sicherstellen, dass sie den Unternehmenszielen entsprechen. In einigen Fällen können sich die Begründungen der einzelnen Abteilungen überschneiden.
Die Beschaffungsabteilung ist für die finanzielle Gesundheit der Organisation von entscheidender Bedeutung. Sie bewertet alle mit Microsoft 365 verbundenen Lizenz- und Abonnementkosten und identifiziert ungenutzte oder nicht ausgelastete Lizenzen, die zu eliminieren sind. Durch die Durchführung einer gründlichen Kosten-Nutzen-Analyse stellt die Beschaffungsabteilung sicher, dass nur notwendige Ausgaben in das Budget aufgenommen werden.
Die Sicherheitsteams sind für den Schutz der Unternehmensdaten sowie die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Ihre Beteiligung ist entscheidend für die Rechtfertigung der Ausgaben für Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Tools. Sie beurteilen, ob die aktuellen Sicherheitsinvestitionen wirksam und notwendig sind, und liefern detaillierte Begründungen für die laufenden Kosten auf der Grundlage von Risikobewertungen.
Die Personalabteilung verwaltet die mitarbeiterbezogenen Ausgaben, einschließlich der Onboarding- und Offboarding-Prozesse, die sich direkt auf die Lizenzierung von Microsoft 365 auswirken. Sie analysieren die Anzahl der erforderlichen Lizenzen auf Grundlage des aktuellen Personalbestands und stellen sicher, dass jede Lizenz durch die Mitarbeiterrollen gerechtfertigt ist. Die Überwachung der Fluktuationsraten ermöglicht der Personalabteilung außerdem, bei Bedarf Anpassungen am Lizenzierungsbudget vorzunehmen.
Das Finanzteam überwacht den gesamten Budgetierungsprozess und stellt sicher, dass dieser mit den strategischen Zielen übereinstimmt. Es prüft die Budgetanträge der einzelnen Abteilungen kritisch und setzt sich mit den Interessengruppen auseinander, um deren Bedürfnisse zu verstehen und fundierte Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung zu ermöglichen.
Die IT-Abteilung verwaltet die Microsoft 365-Dienste und bewertet die technologiebezogenen Ausgaben. Sie bewertet, ob Technologieinvestitionen die betriebliche Effizienz unterstützen, identifiziert Bereiche, in denen die Technologie rationalisiert oder konsolidiert werden kann, und schlägt Budgetanpassungen vor, die zu erheblichen Einsparungen führen.
Die Analyseabteilung sorgt dafür, dass das Unternehmen datengesteuert bleibt. In vielen Fällen werden Technologien wie Power BI und andere Analysetools getrennt von anderen Kollaborationstechnologien gesteuert und gepflegt.
So wie alle Microsoft 365-Apps und -Dienste in alle Aspekte und Abteilungen des Unternehmens eingebettet sind, gibt Rencore Governance Ihnen ein vollständiges Bild davon, wie diese Technologien in Ihrer Umgebung funktionieren, und automatisiert Ihren gesamten Cloud-Collaboration-Governance-Lebenszyklus.
Während das Kernprinzip darin besteht, dass Sie die Kontrolle über Ihre Microsoft Cloud Collaboration behalten, ist die Kostenkontrolle ein angenehmes Nebenprodukt der Sicherheit Ihres Unternehmens. Daher können Tools wie Rencore Governance die Kostenausgaben in allen Bereichen Ihres Unternehmens senken und allen Beteiligten dabei helfen, ihre Budgetzuweisung zu rechtfertigen.
Schauen wir uns die Beispiele für die harten Kosten von vorhin an und wenden wir Rencore Governance darauf an.
Rencore Governance bietet umfassende Einblicke in die Nutzung von Microsoft 365-Lizenzen. Durch die Identifizierung überlizenziert gehaltener Konten und inaktiver Benutzer können Unternehmen ihre Lizenzierungsstruktur effektiv bereinigen. Dadurch werden nicht nur unnötige Abonnementkosten reduziert, sondern auch sichergestellt, dass jede Lizenz gerechtfertigt ist und effektiv genutzt wird. Viele reduzieren ihre Lizenzen um mindestens 15 %.
Die Fähigkeit von Rencore Governance , große Mengen an SharePoint- und OneDrive-Daten zu verarbeiten, hilft Ihnen bei der Überwachung und Verwaltung der Speichernutzung innerhalb von Microsoft 365. Durch vordefinierte Richtlinien kann die Plattform unter anderem Speichergrenzen, verwaiste, veraltete und doppelte Dateien identifizieren. Sie können die Speicherkosten minimieren, indem Sie diese am tatsächlichen Bedarf statt an Schätzungen ausrichten. In der Regel können Unternehmen ihren Speicherverbrauch um 33 % senken.
Rencore Governance unterstützt Sie bei der Erkennung und Bereinigung von Standard- und Premium-Komponenten, einschließlich Konnektoren, benutzerdefinierten Konnektoren, Triggern in Ihren automatisierten Workflows, Anwendungen, analytischen Berichten und Dashboards sowie benutzerdefinierten Agenten. So vermeiden Sie den Erwerb zusätzlicher Lizenzen, Budgetüberschreitungen und ineffiziente Ressourcenzuweisungen innerhalb des Unternehmens.
Mit detaillierten Einblicken in alle Bereiche können Manager jede Ausgabe während des Budgetierungsprozesses leichter rechtfertigen. Dies passt perfekt zur ZBB-Philosophie, jeden ausgegebenen Dollar genau zu prüfen.
Durch die Identifizierung nicht ausgelasteter Lizenzen, die Optimierung von Speicher und Konnektoren sowie die Minderung von Compliance-Risiken können Unternehmen Mittel in Bereiche umverteilen, die Wachstum und Innovation fördern.
Die kontinuierlichen Überwachungsfunktionen von Rencore Governance stellen sicher, dass das Kostenmanagement keine einmalige Angelegenheit ist, sondern ein integraler Bestandteil der Finanzstrategie des Unternehmens.
Rencore Governance vereinfacht nicht nur die Verwaltung von Microsoft 365, sondern steigert auch die Effektivität von Zero-Based-Budgeting-Strategien in Unternehmen. Durch die Fokussierung auf die Bereinigung von Lizenzen, die Verringerung von Storage-Ineffizienzen und die Einbeziehung wichtiger Stakeholder in allen Abteilungen zur Überprüfung ihrer Budgets ermöglicht Rencore Unternehmen die Optimierung der Kosten und stellt gleichzeitig sicher, dass jede Ausgabe gerechtfertigt und auf die strategischen Ziele abgestimmt ist.
Dies sind jedoch nur einige wenige Beispiele für schnelle, harte Kostengewinne. Die Möglichkeiten gehen weit darüber hinaus, wenn Ihr Cloud-Collaboration-Governance-Ansatz ausgereift ist.
Da Unternehmen die Komplexität der Cloud Collaboration immer weiter erforschen, ist der Einsatz von Tools wie Rencore Governance unerlässlich, um Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen und Ihr Unternehmen sicher und unter Kontrolle zu halten.
Nutzen Sie unsere kostenlose Kosteneinsparungs-Checkliste und teilen Sie sie mit Ihren Stakeholdern. Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Zero-Based-Budget-Strategie.