Contexte Un passage à Microsoft 365 pensé pour le libre-service
L'entreprise a adopté Microsoft 365 pour donner à ses 1 200 salariés un espace de travail commun, avec des licences de F1 à E5 afin que chaque rôle dispose des bons outils. Le libre-service était prévu dès le départ : les personnes créeraient et géreraient leurs propres espaces de travail sans attendre la DSI.
La migration elle-même s'est bien passée. Messagerie, documents et collaboration ont tous atterri dans le cloud. Exploiter ce parc à grande échelle s'est révélé la moitié la plus difficile du travail.
Le défi Ce que le libre-service a produit à grande échelle
Un consultant a examiné l'architecture SharePoint et l'entreprise a réorganisé ses contenus par département. C'est cet exercice qui a révélé le vrai problème. La liberté offerte par Microsoft 365 avait déjà produit plus de sites, d'équipes et de contenus qu'on ne pouvait en rendre compte.
- Des équipes créées plus vite qu'on ne pouvait les suivre On créait des équipes pour des projets, des groupes sociaux, des initiatives éphémères et même des réunions ponctuelles. Chacune ajoutait en silence un site SharePoint et un groupe Office 365, si bien que l'empreinte numérique de l'entreprise grandissait bien plus vite que le travail qui s'y faisait.
- Un partage externe que personne ne voyait Partager du contenu hors de l'entreprise prenait deux clics et ne laissait aucune date d'expiration. Faute de voir qui détenait un lien ou ce qu'il atteignait, la DSI a bloqué complètement le partage externe et a encaissé la perte de productivité qui en découlait.
- La pression de la conformité La réglementation sectorielle et le droit de la protection des données se durcissaient, et l'entreprise devait démontrer que son usage de Microsoft 365 respectait les deux.
Pourquoi Rencore Six éléments qui ont décidé de l'essai
L'équipe informatique a étudié plusieurs produits avant d'essayer Rencore Governance. Il devait répondre aux questions de sécurité immédiates tout en restant l'outil avec lequel l'entreprise exploiterait son parc Microsoft 365 dans trois ans.
- Une couverture de tout le parc Microsoft 365, SharePoint, Teams, OneDrive, Exchange, Entra ID, Viva Engage et la Power Platform au même endroit, exactement ce que l'entreprise devait contrôler.
- Tableaux de bord et stratégies dès le premier jour Des tableaux de bord et des stratégies préconfigurés, fondés sur des pratiques éprouvées, ont donné des résultats dès la première semaine plutôt qu'après un projet de mise en place.
- Des informations au niveau où se prennent les décisions Le détail granulaire de l'activité des utilisateurs, du partage externe et de l'usage des ressources sur tout le parc était la différence la plus nette avec les alternatives.
- Une application sans intervention permanente Collecter les données, appliquer les stratégies et corriger ce qui les enfreint, le tout sans travail manuel constant, comptait pour une équipe informatique sous tension.
- De la marge pour adapter les règles à l'entreprise Les stratégies prêtes à l'emploi étaient déjà solides, et les règles comme les workflows d'automatisation pouvaient encore être adaptés aux exigences de conformité propres à l'entreprise.
- Un accompagnement resté proche Pendant l'essai, l'équipe Rencore prenait régulièrement des nouvelles et répondait vite aux questions, sans attendre d'être relancée.
Les résultats Ce qui a changé après le déploiement
Après l'essai, l'entreprise a déployé Rencore Governance dans toute l'organisation, l'équipe Rencore guidant la mise en œuvre. Quatre changements sont apparus rapidement.
- Une vue de tout le parc L'équipe informatique pouvait voir le risque de partage externe, suivre la création et l'usage des équipes et sites SharePoint, et observer l'activité de la Power Platform depuis un seul tableau de bord.
- Des stratégies qui s'appliquent d'elles-mêmes Des règles archivent désormais automatiquement les équipes inactives après un délai défini, exigent une validation avant que du contenu sensible ne quitte l'entreprise et imposent des conventions de nommage sur les nouveaux sites SharePoint.
- Le partage externe rouvert Les liens de partage inutiles ont été repérés et révoqués, des stratégies d'expiration ont été mises en place, et la DSI voyait enfin quels utilisateurs externes atteignaient quoi. Ces contrôles en place, l'entreprise a rétabli le partage externe au lieu de le laisser bloqué.
- Des heures de travail manuel devenues des minutes Un travail qui prenait autrefois des heures à la main à l'équipe informatique s'exécute désormais en quelques minutes depuis un tableau de bord.
Impact à long terme La suite
- Une culture de collaboration plus réfléchie Avec des règles claires écrites et communiquées à tous, les personnes réfléchissaient à deux fois avant de lancer une nouvelle équipe ou de partager un fichier hors de l'entreprise. L'environnement est devenu plus ordonné parce que les comportements ont changé, pas parce qu'on a retiré des accès.
- La DSI est passée du réactif au proactif La gouvernance quotidienne tourne toute seule, l'équipe consacre donc son temps à ce qui fait avancer l'entreprise plutôt qu'à ranger derrière le parc.
- Elle évolue avec l'activité À mesure que l'entreprise grandit, ses stratégies et ses pratiques s'adaptent avec elle, si bien que l'environnement Microsoft 365 suit le rythme au lieu d'être reconstruit.
- Le libre-service, avec des garde-fous Les garde-fous ont permis de redonner en toute sécurité aux personnes plus de liberté pour créer et gérer leurs propres espaces de collaboration. La satisfaction des utilisateurs et l'adoption des outils Microsoft 365 ont toutes deux augmenté.
En conclusion Contrôle et libre-service dans le même parc
L'entreprise a conservé le Microsoft 365 en libre-service qu'elle voulait construire et a gagné le contrôle pour l'exploiter en toute sécurité. La prolifération est maîtrisée, le partage externe est ouvert et surveillé, et la conformité s'inscrit dans les opérations quotidiennes au lieu de surgir comme une course périodique. L'équipe informatique consacre son temps à ce qui vient ensuite.
