EU AI Act Compliance mit dem Compliance Manager steuern und überwachen

Wir haben bereits darüber geschrieben, was Microsoft Purview für die KI-Verordnung leisten kann und was nicht. Diesmal wird es praktisch: wie Sie ein EU-AI-Act-Assessment im Microsoft Purview Compliance Manager aufsetzen, wo es Ihnen hilft und wo es an seine Grenzen stößt.

Der Business Case für den Compliance Manager

Budget für KI-Governance zu bekommen, ist eine Herausforderung für sich. Der Compliance Manager bietet Ihnen dabei einen praktischen Vorteil: Er erzeugt Nachweise, die Stakeholder sehen und verwenden können.

Auditoren fragen nach Nachweisen, nicht nach Absichten

“Wir haben DLP-Richtlinien” ist kein Nachweis. Ein Export, der jedes Control zeigt, wer es verantwortet, wann es getestet wurde und mit welchem Ergebnis, ist einer. Auditoren bezweifeln nicht, dass Sie Richtlinien haben. Sie wollen sehen, dass jemand sie überprüft hat.

Möglicherweise bezahlen Sie bereits dafür

In den meisten Mandanten ist die Microsoft-Baseline für den Datenschutz im Compliance Manager bereits verfügbar. Wenn Ihre Organisation zusätzlich Microsoft 365 Copilot oder Copilot Chat einsetzt, prüfen Sie, ob in Ihrem Mandanten weitere KI-bezogene Assessments oder Empfehlungen bereitstehen. Stakeholdern zu zeigen, dass ein Startpunkt womöglich schon existiert, ist ein überzeugender Einstieg in das Gespräch.

Ein Assessment deckt mehrere Rahmenwerke ab

Die KI-Verordnung, ISO/IEC 42001 und das NIST AI Framework überschneiden sich in mehreren Governance-Bereichen. Wo dieselbe Improvement Action mehreren Assessments zugeordnet ist, kann eine einmalige Umsetzung doppelte Arbeit vermeiden. Das ist ein belastbares Effizienzargument für alle, die den Aufwand rechtfertigen müssen.

Damit ist der Compliance Manager mehr als ein Werkzeug für die KI-Verordnung. Er wird zu einem konkreten Weg, Budget zu begründen, Arbeit zuzuweisen und Fortschritt zu belegen.

Die Grundlagen des Compliance Manager

Dieser Artikel kann nicht jede Einstellung des Compliance Manager behandeln. Wir konzentrieren uns deshalb auf die Grundlagen, die Sie vor dem Anlegen eines Assessments brauchen: die Bausteine, die Rollen und die Lizenzierung.

Der Compliance Manager verwendet durchgängig vier Begriffe:

• Assessment (Bewertung): eine Regulierung, angewendet auf einen oder mehrere Dienste. Sie würden ein EU-AI-Act-Assessment für Microsoft 365 anlegen.
• Control (Anforderung): eine einzelne Anforderung aus dieser Regulierung, zum Beispiel das Führen von Aufzeichnungen über KI-Aktivitäten.
• Improvement Action (Verbesserungsmaßnahme): eine Aufgabe, die Sie erledigen, um ein Control zu erfüllen. Manche sind technisch, manche erledigen Sie außerhalb des Systems, etwa das Verfassen einer Richtlinie.
• Group (Gruppe): ein Ordner, der zusammengehörende Assessments bündelt. Assessments in derselben Gruppe teilen sich bereits erledigte Arbeit.

Zwei praktische Punkte, bevor Sie beginnen:

• Das Anlegen und Verwalten von Assessments erfordert die passende Compliance-Manager-Rolle: Compliance Manager Administration, Compliance Manager Assessor oder Global Administrator. Microsoft empfiehlt, die Rolle mit den geringsten Berechtigungen zu verwenden. Verzichten Sie dafür also auf den Global Administrator.
• Das Assessment-Template für die KI-Verordnung liegt im Bereich Premium AI templates. Die Verfügbarkeit hängt vom Compliance-Manager-Lizenzvertrag Ihrer Organisation ab.

Prüfen Sie, ob Sie bereits ein Assessment haben

In den meisten Mandanten ist die Microsoft-Baseline für den Datenschutz im Compliance Manager verfügbar. Beachten Sie dabei: Diese Baseline deckt Datenschutz und allgemeine Data Governance ab, nicht speziell die KI-Verordnung. Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 Copilot oder Copilot Chat einsetzt, prüfen Sie zusätzlich, ob KI-bezogene Assessments oder Empfehlungen in Ihrem Mandanten verfügbar sind. Ein Blick lohnt sich trotzdem: Mehrere Controls können sich mit dem decken, was ein EU-AI-Act-Assessment verlangt, und Sie starten dann nicht bei null. Ein teilweise ausgefülltes Assessment ist ein besserer Ausgangspunkt als ein leerer Projektplan.

Die vier KI-Templates

Auf der Seite Regulations stehen die KI-Templates unter einer eigenen Überschrift, Premium AI templates, getrennt von den übrigen Regulierungen: der EU Artificial Intelligence Act, ISO/IEC 23894:2023, ISO/IEC 42001:2023 und das NIST AI Risk Management Framework (RMF) 1.0.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels gilt: Prüfen Sie Ihren eigenen Mandanten, bevor Sie annehmen, dass für einen neu veröffentlichten europäischen KI-Standard bereits ein eigenes Template existiert. ISO/IEC 42001 bleibt das Template, das einem Managementsystem am nächsten kommt und sich am besten ergänzend zum EU-AI-Act-Template einsetzen lässt.

Ihr Assessment verwalten

Vier Themen entscheiden darüber, ob Ihr EU-AI-Act-Assessment nützlich wird oder zu einem weiteren Compliance-Dashboard verkommt, das niemand öffnet: die Gruppierung, das Anlegen des Assessments, die Improvement Actions und die automatisierten Nachweise aus Azure AI Foundry.

Gruppierung

Nehmen Sie sich fünf Minuten für die Gruppierung, bevor Sie irgendetwas anlegen. Die Gruppierung bestimmt, wie zusammengehörende Assessments erledigte Arbeit teilen, und diese Struktur lässt sich später nur eingeschränkt ändern. Planen Sie die Gruppe so, als müssten Sie über dieses eine Assessment hinaus mit ihr leben.

Assessments in derselben Gruppe teilen sich erledigte Arbeit, aber nicht jede auf dieselbe Weise. Technische Improvement Actions werden von Assessments über alle Gruppen hinweg automatisch übernommen. Nicht technische Maßnahmen, etwa das Verfassen einer Richtlinie, das Schulen von Mitarbeitenden oder das Dokumentieren einer Entscheidung, werden nur innerhalb der Gruppe anerkannt, in der Sie sie erledigen.

Genau dieser Unterschied ist das ganze Argument für eine durchdachte Gruppierung. Die KI-Verordnung, ISO/IEC 42001 und NIST AI RMF überschneiden sich am stärksten in eben diesem nicht technischen Bereich. Legen Sie zusammengehörende KI-Assessments in eine Gruppe, und Sie reduzieren doppelte Arbeit bei Richtlinien, Schulungen und Nachweisen. Verteilen Sie sie auf mehrere Gruppen, müssen Sie mehr davon wiederholen als nötig.

Legen Sie eine Gruppe an, zum Beispiel “AI Governance 2026”, und ordnen Sie zusammengehörende KI-Assessments bewusst zu. Die Gruppierung nachträglich zu ändern, ist in Ihrem Mandanten möglicherweise nicht verfügbar.

Das Assessment anlegen

Wählen Sie auf der Seite Assessments den Punkt Add assessment. Der Assistent umfasst vier Schritte. Prüfen Sie vorher den Lizenzzähler oben auf der Seite, damit Sie wissen, wie viel Kapazität Ihnen bleibt.

Tun Sie das, bevor Sie den Assistenten starten. Der Zähler zeigt Ihnen, ob noch kostenlose oder erworbene Assessment-Kapazität verfügbar ist. Das erspart Ihnen Überraschungen mitten im Setup.

Die Schritte, auf die es ankommt:

• Base your assessment on a regulation: Suchen Sie den EU Artificial Intelligence Act und wählen Sie ihn aus.
• Add name and group: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen und ordnen Sie das Assessment der geplanten Gruppe zu.
• Select services: Wählen Sie, was abgedeckt werden soll, also Microsoft 365, Azure und weitere, sofern relevant.
• Review and finish: Prüfen Sie Ihre Auswahl und legen Sie das Assessment an.

Der erste Schritt fragt, gegen welche Regulierung Sie bewerten:

Die gewählte Regulierung bestimmt, welchen Control-Satz und welche Improvement Actions der Compliance Manager verwendet. Hier entscheiden Sie, ob es im Assessment speziell um die KI-Verordnung geht oder um einen Teil eines breiteren KI-Governance-Rahmenwerks.

Als Nächstes benennen Sie das Assessment und legen die Gruppe fest:

Das ist die wichtigste Entscheidung im Setup. Die Gruppe bestimmt, wie zusammengehörende Assessments erledigte Arbeit wiederverwenden. Schaffen Sie also eine Struktur, die über dieses eine Assessment hinaus trägt.

Zuletzt wählen Sie, welche Dienste das Assessment abdeckt:

Die ausgewählten Dienste bestimmen, wo der Compliance Manager nach automatisierten Signalen suchen kann und wo er auf manuelle Nachweise angewiesen ist.

Improvement Actions

Nach dem Anlegen landen Sie auf der Detailseite des Assessments. Vier Reiter sind relevant: Progress, Controls, Your improvement actions und Microsoft actions.

Den Reiter Microsoft actions sollten Sie skeptischen Stakeholdern zeigen. Er macht das Modell der geteilten Verantwortung sichtbar: Microsoft übernimmt einen Teil der Arbeit als Plattformanbieter, Ihre Organisation verantwortet den Rest. Das lässt die verbleibende Liste meist überschaubar wirken.

Betrachten Sie den Reiter Controls als Compliance-Landkarte. Er zeigt, wo das Assessment Sie verortet, aber die eigentliche Arbeit beginnt, wenn Sie die verknüpften Improvement Actions öffnen.

Jedes Control hat eine eigene Detailseite. Nutzen Sie diese Seite, um zu verstehen, welche Maßnahmen den Control-Status bestimmen und welche Arbeit bei Microsoft und welche bei Ihrer Organisation liegt.

Der Reiter mit den Improvement Actions macht aus der Control-Sicht eine Arbeitsliste. Hier sehen Sie die Maßnahmen, die Verantwortliche, Testergebnisse und Nachweise brauchen.

Nutzen Sie die Filter, sobald die Liste wächst. Ein Filter nach Dienst, Teststatus, Maßnahmentyp oder Control-Familie macht aus dem Rückstau etwas, das Verantwortliche priorisieren können.

Wenn Sie eine Improvement Action öffnen, wechseln Sie vom Assessment in die Umsetzung. Hier dokumentieren Sie Implementierung, Tests, Verantwortung und Nachweise.

Dieser Bildschirm macht aus dem Assessment ein Betriebsmodell statt eines Dashboards. Fehlen hier Verantwortliche, Testergebnisse und Nachweise, verbessert sich der Score vielleicht auf dem Papier, bleibt im Audit aber schwach. Beginnen Sie mit den fünf nicht bestandenen Controls, die am meisten Punkte bringen. Das ist der schnellste Weg zu einem besseren Score und einer belastbareren Position.

Automatisierte Nachweise aus Azure AI Foundry

Dieser Abschnitt gilt nur, wenn Ihre Organisation eigene KI-Modelle in Azure AI Foundry entwickelt oder betreibt.

Agents, die in Copilot Studio erstellt werden, laufen standardmäßig auf Microsofts Modellen. Damit trägt Microsoft die Verantwortung dafür, wie das Modell selbst arbeitet. Dasselbe gilt für Microsoft 365 Copilot. Wenn das auf Sie zutrifft, springen Sie weiter zum Abschnitt “Ihre KI-Compliance überwachen”.

Wenn Sie weiterlesen, entwickelt oder betreibt Ihre Organisation vermutlich KI-Workloads in Azure AI Foundry. In unterstützten Konfigurationen kann Microsoft Purview Signale aus Foundry nutzen, um Sicherheit und Compliance für KI-Interaktionen zu steuern, einschließlich Empfehlungen im Compliance Manager und der Zuordnung zu regulatorischen Controls.

Um diese Funktionen zu nutzen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Integrationseinstellungen zwischen Purview und Foundry aktiviert sind und die zuständigen Administratoren über die nötigen Foundry- oder Azure-Berechtigungen verfügen. Die Rollennamen ändern sich in diesem Bereich, prüfen Sie die aktuellen Bezeichnungen und Berechtigungen daher in Microsoft Learn und in Ihrem eigenen Azure-Mandanten.

Die Verordnung erwartet von Hochrisiko-KI-Systemen, dass sie genau arbeiten und konsistente Ergebnisse liefern. Ein Absatz darüber, dass man Genauigkeit ernst nimmt, erfüllt das nicht. Automatisierte Messungen sind stärker: Sie liefern wiederholbare Nachweise für das jeweilige Control.

Die kommerziellen Konditionen ändern sich in diesem Bereich schnell. Bestätigen Sie die aktuelle Lizenzierung und etwaige Testbedingungen in Ihrem eigenen Mandanten, bevor Sie budgetieren.

Ihre KI-Compliance überwachen

Auditoren Zugriff geben

Wir empfehlen, Auditoren Zugriff auf ein einzelnes Assessment zu geben, nicht auf alles. Öffnen Sie das Assessment und wählen Sie oben rechts Manage user access. Es öffnet sich ein Bereich mit drei Reitern:

• Readers: sehen das Assessment, ohne etwas zu ändern.
• Assessors: sehen und bearbeiten Testdaten.
• Contributors: sehen und bearbeiten Assessment-Daten.

Externe Auditoren fügen Sie auf demselben Weg hinzu, sobald sie über ein Microsoft-Entra-Konto verfügen.

Administratoren, deren Berechtigungen aus Entra-Rollen stammen, etwa Global Administrator oder Compliance Administrator, erscheinen auf diesem Bildschirm nicht. Er ist also keine vollständige Liste aller Personen, die das Assessment sehen können.

Eine Person kann immer nur eine Assessment-basierte Rolle gleichzeitig haben. Soll ein Auditor von Reader zu Contributor wechseln, entfernen Sie die erste Rolle, bevor Sie die zweite vergeben.

Ihre Nachweise exportieren

Wählen Sie Export actions, um eine Excel-Datei mit den Controls, Verantwortlichen, dem Implementierungsstatus sowie Testdaten und Testergebnissen zu erzeugen. Das ist ein praktisches Nachweispaket, nach dem Sie gefragt werden, aber für sich allein noch keine vollständige Auditakte.

Nutzen Sie den Export gemeinsam mit Richtlinien, dokumentierten Entscheidungen aus Meetings, Screenshots, Testnotizen und weiteren Nachweisen, die erklären, warum jeder Status belastbar ist.

Datieren Sie den Export, legen Sie ihn revisionssicher ab und wiederholen Sie ihn nach Plan. Quartalsweise hat sich bewährt. Bis Dezember 2027 erzählen diese Exporte eine stärkere Geschichte: kein kurzfristig zusammengestellter Compliance-Nachweis, sondern die Dokumentation kontinuierlicher Verbesserung.

Das Löschen eines Assessments ist endgültig, und Improvement Actions, die in keinem anderen Assessment vorkommen, werden mitgelöscht. Exportieren Sie einen Bericht, bevor Sie etwas löschen. Sie können außerdem nicht alle Assessments löschen, denn der Compliance Manager benötigt mindestens eines, um zu funktionieren.

Template-Updates

Microsoft aktualisiert Templates, wenn sich Regulierungen ändern. Sie sehen dann möglicherweise eine Benachrichtigung Pending update, sobald sich regulatorische Inhalte oder Control-Zuordnungen ändern. Bevor Sie sich für eine formale Compliance-Aussage auf das EU-AI-Act-Template stützen, prüfen Sie, ob es die Änderungen vom Juli 2026 bereits abbildet. Ein Update anzunehmen, ist endgültig. Wenn Sie mitten in einem Assessment stecken, ist es vertretbar, die laufende Runde zuerst abzuschließen. Updates gelten pro Gruppe: Dasselbe Template in zwei Gruppen erzeugt zwei Benachrichtigungen, die Sie einzeln annehmen.

Wo der Score des Compliance Manager in die Irre führen kann

Alles bisher Beschriebene ist nützlich. Die Gefahr ist der Score. Scores wirken objektiv, deshalb lohnt es sich, genau zu benennen, was dieser Score nicht belegt.

Er dokumentiert, was Menschen angeben, getan zu haben

Einige technische Maßnahmen greifen Signale aus Ihrer Microsoft-365-Konfiguration ab. Viele sind lediglich die eigene Angabe einer Person, etwas getan zu haben. Nichts prüft, ob der letzten Dienstag veröffentlichte Agent dem Control entspricht, das Sie vor sechs Wochen als erledigt markiert haben.

Ein grünes Assessment bedeutet, dass die Aufgaben als erledigt markiert wurden. Es bedeutet nicht, dass Ihre KI-Landschaft konform ist.

Er weiß nicht, dass Ihre Agents existieren

Das ist die entscheidende Einschränkung. Beim Anlegen eines Assessments legen Sie den Geltungsbereich auf Dienste wie Microsoft 365 oder Azure fest. Der Compliance Manager kann in berechtigten Mandanten Assessments für KI-Apps oder Agents anzeigen, ersetzt aber nicht Ihr eigenes Inventar der KI-Systeme. Er liefert Ihnen nicht automatisch ein vollständiges Verzeichnis jedes veröffentlichten Agents mit Verantwortlichem, Zweck, Datenzugriff und Risikoklassifizierung.

Ihr EU-AI-Act-Assessment beschreibt damit Nachweise für ausgewählte Dienste und Controls. Es beschreibt nicht automatisch jedes KI-System, das Ihre Organisation betreibt. Die Pflichten der Verordnung knüpfen an Systeme und Rollen an: Anbieter, Betreiber oder ein anderer regulierter Akteur. Wenn Ihre Nachweise mandantenweit gelten, Ihre tatsächliche KI-Landschaft aber aus Hunderten einzeln konfigurierter Agents mit unterschiedlichem Datenzugriff und ohne Prüfprozess besteht, kann das Assessment korrekt sein und das Risiko trotzdem verfehlen.

Er wirkt vollständiger, als er ist

Die vier Reiter und der Score suggerieren vollständige Abdeckung. Sie liefern sie nicht, und die Lücken sind an der Oberfläche nicht erkennbar.

Der Compliance Manager entscheidet nicht für Sie über Risikostufen. Ob ein Agent hochriskant ist, hängt davon ab, wofür er eingesetzt wird, nicht davon, welche Daten er erreicht. Diese Einschätzung liegt bei Menschen, die das Geschäft verstehen.

Er findet nicht, wovon ihm nie jemand erzählt hat: den Agent, den niemand registriert hat, das KI-Projekt auf dem Azure-Abonnement einer einzelnen Person, das Tool, das eine Abteilung per Kreditkarte gebucht hat. Nichts davon taucht auf, und nichts weist darauf hin, dass etwas fehlt.

Und er bestätigt nicht, dass Ihre Agents sich als solche zu erkennen geben. Kein Control für sich belegt, dass Nutzerinnen und Nutzer erfahren, dass sie mit KI interagieren. Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 gelten ab dem 2. August 2026, mit besonderen Übergangsregeln für bestimmte Pflichten zur maschinenlesbaren Kennzeichnung.

Das macht das Assessment enger, als es aussieht, und das ist das gefährlichere Problem: Ein enges Assessment erzeugt trotzdem einen selbstbewussten Score.

Verantwortung und Akzeptanz

Die größte Herausforderung beim Compliance Manager ist die Verantwortung. Er sieht aus wie ein IT-Werkzeug, aber viele Improvement Actions sind Aufgaben aus Recht, Personal oder dem Fachbereich: eine Richtlinie verfassen, Mitarbeitende schulen, eine Entscheidung dokumentieren, einen Prozess freigeben.

Setzen Sie ein Meeting mit den Stakeholdern an, gehen Sie die Liste der Improvement Actions gemeinsam durch und weisen Sie Verantwortliche sofort zu. Das funktioniert deutlich besser, als einen Link zu verschicken und zu hoffen, dass die richtigen Personen die Aufgabe verstehen und annehmen.

Microsoft stellt durchaus Schulungsmaterial bereit. Das Modul Explore compliance in Microsoft 365 behandelt das Dashboard, die Improvement Actions und den Compliance-Score, und Manage compliance with Microsoft Purview for Microsoft 365 Copilot deckt die KI-Seite ab. Verweisen Sie Ihre Administratoren darauf.

Was Sie dort nicht finden, ist Material für die Personen, die den Großteil der Arbeit verantworten. Nichts erklärt einer Kollegin aus dem Rechtsbereich oder der Personalabteilung, was von ihr erwartet wird, wenn eine Improvement Action auf ihren Namen läuft. Diese Erklärung ist Ihre Aufgabe, planen Sie sie ein.

Ein Hinweis von Rencore

Alles bisher Beschriebene zeigt auf dieselbe Lücke: Der Compliance Manager sagt Ihnen, wie gut Sie die KI-Systeme steuern, von denen Sie ihm erzählt haben. Er hat keine Möglichkeit, Ihnen zu sagen, welche KI-Systeme existieren.

Genau dort setzt Rencore an, ganz bewusst. Microsoft Purview konzentriert sich auf die Daten: Klassifizierung, DLP, Vertraulichkeitsbezeichnungen, regulatorische Zuordnungen. Rencore konzentriert sich auf die Dienste und Systeme, die diese Daten berühren. Rencore erkennt jeden Copilot-Studio-Agent, jeden in SharePoint eingebetteten Agent, jeden deklarativen Agent und jedes Azure-AI-Foundry-Deployment im gesamten Mandanten, unabhängig davon, ob jemand sie registriert hat. Beide Produkte sind dafür gebaut, nebeneinander zu arbeiten, nicht einander zu ersetzen.

Aus dieser Erkennung entsteht das Inventar der KI-Systeme, das die Artikel 6 bis 11 der KI-Verordnung bereits voraussetzen. Jeder Agent erhält einen Verantwortlichen, einen Risikowert auf Basis von Zielgruppenreichweite und Datensensibilität sowie eine Richtlinienprüfung: nicht authentifizierte Agents mit SharePoint-Zugriff, Agents, die mit Hunderten Personen geteilt sind und aus dem offenen Web ziehen, Agents, die seit drei Monaten niemand geprüft hat. Hochriskante Agents lassen sich zur Prüfung markieren oder automatisch depublizieren, mit dem Nachweis dafür.

Dieses Inventar löst zugleich das Verantwortungsproblem aus dem vorherigen Abschnitt. Statt Meeting und Tabelle bekommt jeder Agent einen namentlichen Verantwortlichen, einen Lebenszyklusstatus und eine Audit-Historie. Damit ist “wer verantwortet diese Improvement Action” keine Frage mehr, die Sie jedes Quartal neu stellen.

Beim Copilot-Studio-Rollout eines Kunden waren über 50 nicht genehmigte Agents aufgetaucht, bevor überhaupt jemand ein vollständiges Inventar hatte. Zwölf davon erwiesen sich als hochriskant. Das ist das Szenario, das der Score des Compliance Manager nicht sehen kann. Und es ist das Szenario, für das Rencore gebaut ist.

Fazit

Der Compliance Manager macht aus verstreuten Einstellungen, Improvement Actions und Nachweisen etwas, das Stakeholder und Auditoren prüfen können. Er strukturiert die Arbeit, weist Verantwortung zu, verfolgt den Fortschritt und exportiert Nachweise über die Zeit. Je nach Lizenzierung und Konfiguration Ihres Mandanten liefert er zusätzlich fertige Assessment-Templates, KI-bezogene Empfehlungen und in manchen Szenarien Signale aus Azure AI Foundry.

Aber der Score ist nicht das Governance-Modell. Ein abgeschlossenes Assessment belegt nicht automatisch, dass jedes KI-System registriert, risikoklassifiziert, geprüft, getestet und überwacht ist. Das hängt weiterhin an Ihrem Inventar, Ihrem Verantwortungsmodell, Ihren Richtlinien, Ihren Entscheidungsprotokollen und Ihren Betriebsprozessen.

Nutzen Sie den Compliance Manager als Nachweismaschine, nicht als Quelle der Wahrheit. Er kann Fortschritt zeigen und Compliance-Arbeit sichtbar machen. Der Nachweis, dass Ihre KI-Systeme tatsächlich gesteuert werden, bleibt die Aufgabe Ihrer Organisation.