So klassifizieren Sie Ihre Teams mit Vertraulichkeitsbezeichnungen

Jedes Team, das jemand erstellt, beantwortet eine Reihe von Fragen stellvertretend für Sie: Wer darf beitreten, dürfen Externe eingeladen werden und wie weit reicht ein Freigabelink? Überlässt man das den Standardeinstellungen, beantwortet jedes Team diese Fragen anders, und welche Teams schlecht geantwortet haben, merken Sie erst später. Eine Microsoft-Teams-Strategie sorgt dafür, dass diese Antworten einheitlich ausfallen. Sie legt für jedes Team, das Sie erstellen, Folgendes fest:

• Privatsphäre (öffentlich oder privat)
• Einladen externer Nutzer (erlaubt oder deaktiviert)
• Art des Freigabelinks (alle, neue & bestehende Gäste, bestehende Gäste oder deaktiviert)
• Zugriff mit einem nicht verwalteten Gerät (Vollzugriff, nur Web oder deaktiviert)

Microsoft bietet Vertraulichkeitsbezeichnungen an, um diese Anforderungen durchzusetzen. Traditionell werden Vertraulichkeitsbezeichnungen verwendet, um Dokumente zu klassifizieren und zu schützen. Die Bezeichnungen lassen sich nun auch für Microsoft 365-Gruppen (Microsoft Teams & SharePoint-Teamwebsites) nutzen. Im Szenario dieses Artikels stellen wir eine Klassifizierungsbezeichnung für die Erstellung von Teams in Microsoft Teams bereit. Bevor wir Vertraulichkeitsbezeichnungen erstellen und sie unseren Teams zuweisen, müssen wir die Anweisungen der folgenden Ressource befolgen, um die Bezeichnungen zu aktivieren:

• So aktivieren Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen für Container und synchronisieren Bezeichnungen

Die Vertraulichkeitsbezeichnung erstellen

Nun erstellen wir eine neue Vertraulichkeitsbezeichnung im Compliance Administration Center. Wir beginnen damit, einen Namen & eine Beschreibung für unsere Bezeichnung anzugeben:

Nächster Schritt: Wir definieren den Geltungsbereich für unsere Bezeichnung:

Wir verwenden diese Bezeichnung nur, um unsere Teams zu klassifizieren, nicht unsere Inhalte. Der Geltungsbereich unserer Bezeichnung ist in diesem Szenario Gruppen & Websites. Wir klicken zweimal auf Weiter und wählen die folgenden beiden Optionen:

Nächster Schritt: Wir möchten, dass unsere Teams standardmäßig privat sind und externe Nutzer zugelassen werden.

Nächster Schritt: Wir erlauben den Mitgliedern, Inhalte mit neuen & bestehenden Gästen zu teilen. Gemäß unserer Richtlinie zur Geräteverwaltung erlauben wir Mitgliedern mit nicht verwalteten Geräten nur die Nutzung der Webversion von Office:

Wir klicken so lange auf Weiter, bis wir den Überprüfungsbildschirm erreichen, und erstellen unsere Bezeichnung. Unsere Fachanwender können die Bezeichnung erst anwenden, wenn wir sie veröffentlicht haben. Wir wählen die Bezeichnung aus und klicken auf Veröffentlichen:

Haben Sie weitere Bezeichnungen erstellt? Wählen Sie alle Bezeichnungen aus. In unserem Fall haben wir nur unsere Projektbezeichnung. Wir klicken auf Weiter: Wir veröffentlichen die Bezeichnung für alle unsere Nutzer. Normalerweise empfehlen wir, die Bezeichnung zunächst für eine Auswahl von Nutzern zu veröffentlichen, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktioniert. Wir klicken so lange auf Weiter, bis wir das folgende Menü erreichen: Wir verwenden keine Standardbezeichnung, weil wir möchten, dass unsere Nutzer beim Erstellen eines neuen Teams selbst entscheiden, welche Bezeichnung sie anwenden. Die letzten Schritte bestehen darin, unsere Richtlinie zu benennen:

Jetzt sind wir bereit, unsere Richtlinie zu erstellen und die neue Bezeichnung verfügbar zu machen! Bitte beachten Sie: Die Bezeichnung ist nicht sofort verfügbar. Das kann bis zu 24 Stunden dauern. Unserer Erfahrung nach ist es oft eine Stunde.

Einem neuen Team eine Bezeichnung zuweisen

Wir können unsere Bezeichnung verwenden, wenn wir ein neues Team erstellen:

Wir wählen unsere Projektbezeichnung aus:

Gemäß unseren Bezeichnungseinstellungen ist das Team privat. Wir können auch Gäste hinzufügen:

Die Bezeichnung ist immer oben rechts im Team sichtbar:

Müssen Sie für alle Ihre Teams mit der Projektbezeichnung andere Anforderungen anwenden? Sie ändern nur die Einstellungen der Bezeichnung, und alle Teams mit dieser Bezeichnung übernehmen die neuen Einstellungen. Vergessen Sie nicht, die Änderung an die Besitzer zu kommunizieren!

Fazit

Ein Teil Ihrer Governance-Strategie sollte die Vorlagen für die Zusammenarbeit umfassen, die Sie über Microsoft Teams in Ihrer Organisation bereitstellen. Zum Beispiel: Projekte, Abteilungen oder Kunden. Microsoft Teams unterstützt das Erstellen sofort einsatzbereiter Vorlagen:

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels unterstützt Microsoft keine Vertraulichkeitsbezeichnungen bei Vorlagen. Kein Grund zur Sorge! Die Roadmap-ID 84232 trägt die folgende Beschreibung:

„Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen können Teams-Administratoren den Zugriff auf vertrauliche Unternehmensinhalte schützen und regeln, die während der Zusammenarbeit in Teams entstehen. Mit diesem Update können Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen auch auf Teams anwenden, die aus Vorlagen erstellt wurden.”

Das Update wird Ende September ausgerollt und soll voraussichtlich Mitte Oktober abgeschlossen sein. Falls Sie Ihre eigene Provisioning-Lösung verwenden, empfehlen wir einen Blick auf PnP PowerShell oder Microsoft Graph. Diese bieten eine Integration von Vertraulichkeitsbezeichnungen bereits an oder arbeiten daran.

Sobald die Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre Teams angewendet sind und Sie mit der Konfiguration zufrieden sind, bedeutet eine wirksame Steuerung von externem Zugriff und Freigabe als Teil Ihres umfassenderen Microsoft-365-Governance-Ansatzes: Sie können Ihre Prozesse in dem Tempo skalieren, in dem Ihre Microsoft-365-Umgebung mit zunehmender Akzeptanz wächst.

Drittanbieterlösungen wie Rencore Governance können helfen, Lücken zu schließen, wenn Nutzung und Wachstum der Plattform mit sofort einsatzbereiten oder selbst entwickelten Lösungen schwer zu bewältigen sind.

Wenn Sie mehr über Governance in Teams erfahren möchten, empfehle ich Ihnen außerdem das folgende kostenlose Whitepaper Teams governance best practices.

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Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023