Best Practices für Microsoft Teams Governance: So bleiben Sie organisiert und sicher

Microsoft Teams ist zu einem zentralen Bestandteil der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen geworden. Anfang 2024 meldet Microsoft über 320 Millionen monatlich aktive Nutzer weltweit. Jeden Tag verlassen sich Teams aus verschiedenen Abteilungen, Regionen und Zeitzonen auf Teams als zentrale Anlaufstelle für Chats, Meetings, Dateifreigabe und App-Integration.

Mit diesem Wachstum geht jedoch auch Komplexität einher. Wenn sich die Nutzung von Teams vervielfacht, neigen nicht verwaltete Umgebungen dazu, Chaos zu verursachen: redundante Teams, inkonsistente Namensgebung, unkontrollierter Gastzugang und Datenwucherung. Ohne ein solides Governance-Framework steigt das Risiko von Sicherheitsvorfällen, Compliance-Fehlern und Produktivitätsverlusten mit jedem neuen Kanal.

In diesem Leitfaden finden Sie eine strukturierte Reihe von Best Practices für die Microsoft Teams-Governance und eine praktische Checkliste, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, bei zunehmender Nutzung von Teams organisiert und sicher zu bleiben.

Kurz und bündig: Was ist Microsoft Teams-Governance?

Microsoft Teams Governance ist der strategische Rahmen von Richtlinien, Rollen, Prozessen und Tools, die Sie implementieren, um zu kontrollieren und zu verwalten, wie Ihr Unternehmen Teams nutzt. Es geht darum, die richtige Balance zwischen der Befähigung der Benutzer und dem Schutz der Unternehmensdaten zu finden.

Ein solider Governance-Plan für Microsoft Teams stellt sicher, dass Teams konsistent, sicher und effizient genutzt wird. Er hilft Ihrem Unternehmen, den Wert der Plattform zu maximieren und gleichzeitig Risiken wie Datenwucher, Sicherheitsverletzungen und Verstöße gegen die Compliance zu minimieren.

Warum Teams-Governance jetzt wichtig ist

Der Bedarf an Microsoft Teams Governance ist heute dringender als je zuvor. Da Unternehmen immer mehr Inhalte, Dateien, Gastnutzer und Kanäle für die Zusammenarbeit anhäufen, steigt das Risiko von Datenverlusten, Compliance-Verstößen und verwaisten" digitalen Assets.

Darüber hinaus hat das Aufkommen von KI-Tools wie Microsoft Copilot das Risiko erhöht. Die Fähigkeit von Copilot, Informationen zu entdecken und zu synthetisieren, ist nur so gut wie die Inhalte, die es bearbeitet. Wenn Ihre Teams-Umgebung voller Duplikate, veralteter Daten oder inkonsistenter Beschriftungen ist, kann Copilot ungenaue oder irreführende Erkenntnisse liefern. Es kann sogar unbeabsichtigt sensible Informationen preisgeben.

Effektive Microsoft Teams Information Governance stellt sicher, dass Ihre Teams-Umgebung sauber, auffindbar und zuverlässig bleibt. Mit der richtigen Grundlage können Sie KI vertrauensvoll nutzen, ohne sich Sorgen über unbeabsichtigte Konsequenzen machen zu müssen.

Häufige Fehler und Probleme bei der Microsoft Teams-Governance

Bevor Sie einen soliden Governance-Plan für Teams aufstellen, sollten Sie sich über die häufigsten Fallstricke im Klaren sein. Viele Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, sehen sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert, die oft auf einen anfänglichen Mangel an Planung während einer schnellen Microsoft Teams-Implementierung zurückzuführen sind. Kommt Ihnen einer der folgenden Punkte bekannt vor?

Fehlende Richtlinien zur Steuerung der Teamerstellung

Dies ist der ultimative Fehler, der Chaos hervorruft. Ohne einen klaren Prozess für die Erstellung neuer Teams kommt es zu einer unkontrollierten Explosion von unnötigen oder doppelten Teams, Testteams und Kanälen für kurzfristige Projekte, die nie gelöscht werden. Diese wuchernden Teams machen es den Benutzern fast unmöglich, relevante Informationen zu finden und der IT-Abteilung, die Umgebung effektiv zu verwalten.

Keine oder inkonsistente Benennungskonventionen

Wenn ein Team alles Mögliche heißen kann, von "Projekt X" bis "Marketing_Team_2025_Final_v2", ist das Ergebnis Verwirrung. Inkonsistente Namenskonventionen machen das Suchen und Finden zu einem Albtraum. Es ist nicht einfach, den Zweck, die Abteilung oder den geografischen Standort eines Teams zu identifizieren. Diese Unordnung wirkt sich direkt auf die Datenermittlungstools aus und behindert die Anwendung gezielter Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien.

Übermäßig freizügige Einstellungen für den Gastzugang

Die Zusammenarbeit sollte nicht an den Mauern Ihres Unternehmens enden, aber ein unkontrollierter externer Zugriff stellt eine große Sicherheitslücke dar. Wenn Sie jedem Benutzer gestatten, externe Gäste ohne Aufsicht einzuladen, kann dies zu einer umfangreichen und unkontrollierten Weitergabe sensibler interner Daten führen. Dies birgt ein erhebliches Risiko von Datenlecks und kann zu schwerwiegenden Verstößen gegen Vorschriften wie GDPR führen.

Fehlende oder falsche Sensibilitätskennzeichnungen

Microsoft 365 bietet leistungsstarke Tools wie Sensitivitätskennzeichnungen, um Ihre Daten zu klassifizieren und zu schützen. Sie nicht zu verwenden ist, als würde man die Tür zum Tresorraum offen lassen. Ohne Kennzeichnungen hat Ihr Unternehmen keine Möglichkeit, zwischen öffentlichen Bekanntmachungen und streng vertraulichem geistigen Eigentum zu unterscheiden. Das bedeutet, dass wichtige Informationen nicht ordnungsgemäß verschlüsselt oder durch Zugriffsbeschränkungen geschützt sind, was sie anfällig für interne und externe Bedrohungen macht.

Nur ein Eigentümer für ein Team oder einen Kanal

Ein Team mit einem einzigen Eigentümer ist eine tickende Zeitbombe. Was passiert, wenn dieser Eigentümer das Unternehmen verlässt oder seine Rolle wechselt? Das Team wird "verwaist", ein digitales Geisterschiff, das von niemandem mehr gesteuert wird. Diese Inhalte werden nicht verwaltet, nicht überwacht und niemals archiviert oder gelöscht. So entsteht ein Repository veralteter, potenziell riskanter Informationen, die Ihren Mandanten überfordern und KI-Tools in die Irre führen.

Keine Lebenszyklusrichtlinien für inaktive Teams

Teams werden für Projekte, Ereignisse und Initiativen erstellt, von denen viele eine begrenzte Lebensdauer haben. Ohne Lebenszyklusmanagement bleiben diese Teams auf unbestimmte Zeit bestehen, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben. Dieses digitale Durcheinander veralteter Teams verbraucht wertvollen Speicherplatz, erhöht die Sicherheitsrisiken und verunreinigt die Suchergebnisse mit veralteten Informationen, was die Genauigkeit der KI-Ergebnisse von Tools wie Copilot erheblich beeinträchtigt.

Schlechte Dokumentation von Compliance-Prozessen

Wenn Ihre Governance-Prozesse nur in den Köpfen eines einzigen Administrators existieren, haben Sie einen einzigen Fehlerpunkt. Ohne eine klare Dokumentation können Sie bei einem Audit nicht die Einhaltung der Vorschriften nachweisen, neue Teammitglieder effektiv einbinden oder Ihre Governance-Bemühungen skalieren, wenn das Unternehmen wächst.

Manuelle Governance ohne Automatisierung

Sich darauf zu verlassen, dass IT-Administratoren jede Einstellung manuell überprüfen, jeden Gast überprüfen und jedes inaktive Team bereinigen, ist einfach untragbar. Manuelle Governance ist langsam, anfällig für menschliche Fehler und stellt einen erheblichen Engpass für Ihr Unternehmen dar. Sie kann nicht skaliert werden, um den Anforderungen eines dynamischen digitalen Arbeitsplatzes gerecht zu werden, so dass Sie immer einen Schritt hinter den Risiken zurückbleiben.

Praktische Checkliste für Microsoft Teams Governance und Compliance

Sind Sie bereit, vom Chaos zur Kontrolle überzugehen? In dieser praktischen Checkliste werden die wesentlichen Komponenten für die effektive Verwaltung von Microsoft Teams und den Aufbau einer soliden Governance-Strategie aufgeführt. Nutzen Sie diese Punkte als Leitfaden, um einen Rahmen zu schaffen, der für Ihr Unternehmen geeignet ist.

1. Kontrollieren Sie die Teamerstellung, um Wildwuchs zu verhindern

Die unkontrollierte Erstellung von Teams ist eine der größten Ursachen für Chaos in Microsoft Teams. Das Verhindern der Zersiedelung beginnt mit einer strukturierten Bereitstellung und Benennung.

Wie man das macht:

• Implementieren Sie einen Team-Bereitstellungsprozess, bei dem Benutzer neue Teams über ein Formular anfordern, in dem Zweck, Eigentümer und erwartete Lebensdauer erfasst werden.
• Erzwingen Sie automatisch einheitliche Namenskonventionen auf der Grundlage von Attributen wie Abteilung, Projekt oder Region (z. B. "PROJ-Marketing-Europa").
• Verwenden Sie Teamvorlagen, um Kanäle, Registerkarten und Einstellungen für gängige Szenarien vorzudefinieren und so von Anfang an Konsistenz zu gewährleisten.

2. Verwalten Sie Team-Lebenszyklen automatisch

Jedes Team hat einen natürlichen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Mit einem klaren Microsoft Teams-Lebenszyklusmanagement und Richtlinien können Sie Ihre Microsoft Teams-Umgebung organisiert, relevant und sicher halten, indem Sie sicherstellen, dass jedes Team einem definierten Pfad von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung folgt.

Wie Sie vorgehen:

• Legen Sie Verfallsrichtlinien fest, um inaktive Teams nach einem bestimmten Zeitraum (z. B. 180 Tage) zur Überprüfung zu markieren.
• Definieren Sie einen klaren Archivierungsprozess und nutzen Sie die Automatisierung, um Teams zu archivieren, die nicht mehr aktiv sind, aber für Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.
• Automatisieren Sie die Löschung veralteter Teams, sobald sie nicht mehr benötigt werden, um Speicherplatz freizugeben und die Daten aktuell zu halten.

3. Sicherstellen, dass jedes Team mindestens zwei Eigentümer hat

Die Zuweisung von mindestens zwei Verantwortlichen für jedes Team gewährleistet Kontinuität, Verantwortlichkeit und eine ordnungsgemäße Verwaltung der Inhalte, selbst wenn sich Rollen oder Personal ändern.

Wie man das macht:

• Verlangen Sie mindestens zwei Verantwortliche pro Team oder Kanal.
• Automatisieren Sie Eigentümerüberprüfungen, um Teams mit nur einem oder keinem aktiven Eigentümer zu identifizieren und zu korrigieren.
• Definieren Sie Workflows für die Übertragung von Eigentümern für Teams, deren Eigentümer deaktiviert wurden oder das Unternehmen verlassen haben.
• Ermutigen Sie die Gruppenbesitzer, die Verantwortung für die Genauigkeit der Mitgliedschaft, die Berechtigungen und die Einhaltung der Vorschriften zu teilen.

4. Verstärken Sie die Datensicherheit mit einem Ansatz der gemeinsamen Verantwortung

Microsoft Teams arbeitet mit einem Modell der geteilten Verantwortung . Microsoft sichert die Cloud-Infrastruktur, während Ihr Unternehmen dafür verantwortlich ist, die Konfiguration und Verwendung von Teams zu sichern. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Berechtigungen und Datenschutz.

Microsoft stellt eine ausführliche Dokumentation zu seinen Sicherheitspraktiken im Microsoft 365-Sicherheitsleitfaden zur Verfügung. Sie können auf dieser Grundlage aufbauen, indem Sie Ihre eigenen Data Governance- und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Identitäten, Geräten und Daten anwenden.

Wie man das macht:

• Schränken Sie den Benutzerzugriff und die Berechtigungen ein, damit Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, die sie benötigen.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Sicherheitseinstellungen, um Lücken oder übermäßig exponierte Inhalte zu erkennen.
• Verwenden Sie Sensitivitätskennzeichnungen (siehe nächster Abschnitt), um vertrauliche Informationen automatisch zu klassifizieren und zu schützen.

5. Klassifizierung und Schutz von Daten mit Sensitivitätskennzeichnungen

Die Datenklassifizierung ist der Eckpfeiler der modernen Microsoft Teams Information Governance. Sensitivitätskennzeichnungen in Microsoft 365 stellen sicher, dass die Richtlinien für Zugriff, Verschlüsselung und Freigabe Ihre Daten überallhin begleiten.

Wie man es macht:

• Definieren Sie ein klares Klassifizierungsschema (z. B. Öffentlich, Intern, Vertraulich, Streng vertraulich).
• Wenden Sie Sicherheitslabels auf Teams-Container an, um den Gastzugang, die externe Freigabe und den Zugriff von nicht verwalteten Geräten zu kontrollieren.
• Verwenden Sie Labels, um automatisch clientseitige Schutzmechanismen wie Verschlüsselung, Wasserzeichen und eingeschränkten Zugriff anzuwenden.
• Überprüfen Sie fortlaufend die Verwendung von Labels, um die Konsistenz in Teams, SharePoint und Microsoft 365 Groups sicherzustellen.

6. Verwenden Sie Microsoft Purview zur Durchsetzung von Compliance und Aufbewahrung

Microsoft Purview (ehemals Compliance Center) bietet die zentralen Tools zur Überwachung und Durchsetzung Ihrer Compliance-Anforderungen. Innerhalb von Purview bietet Compliance Manager ein Dashboard, mit dem Sie die Compliance-Situation Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit bewerten und verfolgen können.

Wie man es macht:

• Konfigurieren Sie Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP), um die versehentliche Weitergabe sensibler Informationen in Chats und Kanälen von Teams zu verhindern.
• Richten Sie Aufbewahrungsrichtlinien ein, um sicherzustellen, dass Daten gemäß Ihren rechtlichen oder geschäftlichen Anforderungen aufbewahrt oder gelöscht werden.
• Verwenden Sie den Compliance Manager, um Verbesserungsmaßnahmen zu verfolgen und den Fortschritt bei der Einhaltung von Richtlinien zu messen.
• Überprüfen Sie regelmäßig Audit-Protokolle und Warnmeldungen, um den Überblick über Sicherheits- und Compliance-Aktivitäten in Teams zu behalten.

Bitte beachten Sie: Der Compliance Manager von Microsoft allein reicht nicht aus, um den gewünschten Compliance-Status zu erreichen, aber er ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um Ihre aktuelle Position zu verstehen und den Fortschritt bei der Einhaltung von Microsoft Teams zu messen.

7. Externe und Gastzugänge regeln

Die Zusammenarbeit mit externen Benutzern ist für die moderne Arbeit unerlässlich. Mit den richtigen Kontrollen können Sie eine nahtlose, sichere Zusammenarbeit ermöglichen und gleichzeitig die Daten Ihres Unternehmens schützen.

Wie man das macht:

• Schränken Sie ein, wer Gäste einladen kann, und beschränken Sie dies auf genehmigte Benutzer oder Sicherheitsgruppen.
• Konfigurieren Sie die Gastberechtigungen so, dass die Aktionen externer Benutzer eingeschränkt werden (z. B. keine gemeinsame Nutzung von Dateien oder Hinzufügen von Mitgliedern).
• Führen Sie regelmäßige, automatische Zugriffsüberprüfungen durch und fordern Sie die Eigentümer auf, den Gastzugang erneut zu bestätigen.
• Behalten Sie den Überblick über die Aktivitäten der Gäste durch regelmäßige Überwachung, um eine unbefugte Datenfreigabe zu verhindern.

8. Sichere gemeinsame Kanäle mit Microsoft Teams Connect

Microsoft Teams Connect ermöglicht die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit über gemeinsame Kanäle. Das ist leistungsstark, erfordert aber eine sorgfältige Verwaltung.

Wie man es macht:

• Definieren Sie Richtlinien für die externe Zusammenarbeit und legen Sie fest, welche Partnerorganisationen zugelassen sind.
• Verwenden Sie Microsoft Entra ID für mandantenübergreifende Zugriffsrichtlinien, um die ein- und ausgehende gemeinsame Nutzung zu kontrollieren.
• Überprüfen Sie die Beziehungen zwischen gemeinsam genutzten Kanälen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin notwendig und konform sind.
• Dokumentieren Sie, wie die gemeinsam genutzten Kanäle geregelt werden, um sicherzustellen, dass die externe Zusammenarbeit sicher und transparent bleibt.

9. Dokumentieren und kommunizieren Sie Ihre Governance-Richtlinien

Governance ist nicht effektiv, wenn sie nur in den Köpfen der Administratoren existiert. Dokumentation sorgt für Kontinuität, Klarheit und Transparenz.

Wie man es macht:

• Erstellen Sie ein Dokument mit Governance-Richtlinien, in dem Benennungskonventionen, Lebenszyklusregeln und Anforderungen an die Eigentümerschaft festgelegt sind.
• Bewahren Sie es an einem zentralen Ort auf, auf den IT-, Compliance- und Geschäftsteams Zugriff haben.
• Aktualisieren Sie die Dokumentation regelmäßig und informieren Sie die Endbenutzer proaktiv über Richtlinienänderungen.

10. Bilden Sie einen funktionsübergreifenden Governance-Ausschuss

Microsoft Teams-Governance ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern eine abteilungsübergreifende Unternehmensinitiative.

Wie man das macht:

• Bilden Sie ein Governance-Komitee mit Vertretern aus den Bereichen IT, Sicherheit, Recht/Compliance, Personal und Geschäftseinheiten.
• Treffen Sie sich regelmäßig, um Metriken zur Einführung, Risiken und die Wirksamkeit von Richtlinien zu überprüfen.
• Nutzen Sie die Gruppe, um die Governance auf reale Anwendungsfälle abzustimmen und sicherzustellen, dass die Richtlinien praktisch und geschäftsfreundlich sind.

11. Informieren und befähigen Sie Ihre Benutzer

Governance ist dann erfolgreich, wenn die Benutzer verstehen, warum sie wichtig ist. Ziel ist es, sie zu Partnern in Sachen Sicherheit und Compliance zu machen.

Wie man das macht:

• Richten Sie eine zentrale Ressourcendrehscheibe für die Benutzer von Teams ein (z. B. eine SharePoint-Site oder ein spezielles Team), die Schulungsmaterialien, häufig gestellte Fragen und Links zu Anfragen enthält.
• Bieten Sie kurze Lernmodule zu Themen wie externe Freigabe oder Sensibilitätskennzeichnungen an.
• Erkennen Sie "Governance-Champions" in Abteilungen an, die bewährte Verfahren fördern, und belohnen Sie sie.

12. Automatisieren Sie die Durchsetzung von Richtlinien

Manuelle Richtlinienprüfungen lassen sich nicht skalieren. Die Automatisierung stellt sicher, dass die Governance kontinuierlich, konsistent und überprüfbar ist.

Wie man es macht:

• Setzen Sie eine automatisierte Policy Engine ein, um Verstöße zu erkennen (z. B. Teams ohne Besitzer oder mit unbefugtem Gastzugang).
• Automatisieren Sie Warnungen und Workflows zur Behebung, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und rechtzeitige Korrekturen zu gewährleisten.
• Nutzen Sie die Automatisierung, um Benennungs-, Empfindlichkeits- und Lebenszyklusrichtlinien ohne menschliches Eingreifen durchzusetzen.

13. Automatisieren Sie Datenerfassung und Berichterstattung

Transparenz ist die Grundlage für eine gute Unternehmensführung. Eine automatisierte Datenerfassung stellt sicher, dass Sie stets einen genauen Überblick über Ihre Umgebung in Echtzeit haben.

Wie man das macht:

• Implementieren Sie Tools, die alle Teams, Mitglieder, Gäste und verbundenen Anwendungen automatisch inventarisieren.
• Verwenden Sie Dashboards zur Visualisierung von Trends in Bezug auf Compliance, Akzeptanz und Risiken.
• Automatisieren Sie die Berichterstellung für Audits und die Lizenzverwaltung, um Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu vermeiden.

14. Automatisieren Sie Abhilfemaßnahmen für eine schnellere Risikobehebung

Echte Governance-Automatisierung hört nicht bei der Erkennung auf. Sie ergreift Maßnahmen. Automatisierte Abhilfemaßnahmen stellen sicher, dass erkannte Probleme schnell und konsequent behoben werden, ohne auf manuelle Eingriffe warten zu müssen. Dies minimiert das Risiko und sorgt dafür, dass Ihre Microsoft Teams-Umgebung stets konform ist.

Wie man es macht:

• Richten Sie automatisierte Workflows ein, die sofort auf Richtlinienverstöße reagieren, wie z. B. die Archivierung inaktiver Teams, die Korrektur von Fehlern in der Namenskonvention oder das erneute Anbringen fehlender Sensitivitätskennzeichnungen.
• Verwenden Sie vordefinierte Regeln, um Abhilfemaßnahmen auszulösen, sobald ein Governance-Problem erkannt wird.
• Konfigurieren Sie Benachrichtigungen für IT-Administratoren, wenn eine automatisierte Korrektur eine Überprüfung oder Eskalation erfordert.
• Protokollieren Sie jede automatisierte Aktion, um die Nachvollziehbarkeit der Compliance zu gewährleisten und die Vorbereitung von Audits zu vereinfachen.

15. Teilen Sie die Verantwortung für die Governance mit den Endbenutzern

Governance funktioniert am besten, wenn sie geteilt wird. Anstatt die IT-Abteilung zum Engpass für jede Zugriffsüberprüfung oder Compliance-Prüfung zu machen, sollten Sie die Benutzer befähigen, die Verantwortung für ihre digitalen Bereiche zu übernehmen. Dieser Ansatz stärkt die Verantwortlichkeit, fördert die Akzeptanz und reduziert den Verwaltungsaufwand drastisch.

Wie man es macht:

• Integrieren Sie das Governance-Bewusstsein direkt in Teams, wo die Benutzer bereits zusammenarbeiten.
• Übertragen Sie den Teameigentümern die Verantwortung für die regelmäßige Überprüfung des Gastzugangs, die Bereinigung von Inhalten oder die Bestätigung von Richtlinien.
• Verwenden Sie In-App-Anleitungen und -Benachrichtigungen, um diese Aktionen einfach und kontextabhängig zu gestalten, z. B. die Genehmigung oder Verweigerung des Gastzugangs mit einem Klick.
• Verfolgen Sie alle Benutzeraktionen automatisch, um Prüfpfade und Verantwortlichkeiten aufrechtzuerhalten und der IT-Abteilung mehr Zeit für strategische Aufgaben zu geben.

16. Vereinfachen und beschleunigen Sie die Governance mit der Automatisierung durch Drittanbieter

Microsoft bietet zwar starke systemeigene Kontrollmechanismen, doch deren Verwaltung über mehrere Verwaltungszentren hinweg kann sehr komplex sein. Anwendungen von Drittanbietern rationalisieren die Governance und verbessern die Automatisierung.

Wie man es macht:

• Nutzen Sie spezialisierte Microsoft Teams Governance-Software wie Rencore Governance, um die Verwaltung von Richtlinien zu zentralisieren, zu automatisieren und zu skalieren.
• Nutzen Sie vorgefertigte Vorlagen und Dashboards, um die Time-to-Value innerhalb von Tagen statt Monaten zu erreichen.
• Verschaffen Sie sich über eine einzige Schnittstelle einen ganzheitlichen Überblick über Teams, die Power Platform und Copilot Readiness.
• Befreien Sie die IT-Abteilung von sich wiederholenden Aufgaben mit automatisierten Korrekturmaßnahmen und delegierten Aktionen.

17. Behandeln Sie Governance als eine fortlaufende Strategie

Effektive Governance ist ein kontinuierlicher Kreislauf aus Überwachung, Anpassung und Verbesserung. Halten Sie Ihre Microsoft Teams-Governance-Strategie auf dem neuesten Stand und passen Sie sie an die sich ändernden Anforderungen an.

Wie man das macht:

• Überprüfen und aktualisieren Sie die Microsoft Teams-Governance-Richtlinien regelmäßig, um organisatorische und technologische Änderungen zu berücksichtigen.
• Verfolgen Sie Metriken wie Teamgründungsraten, Gastzugriffsaktivitäten und die Einhaltung von Richtlinien im Laufe der Zeit.
• Richten Sie die Governance-Entwicklung an umfassenderen KI-Governance- und Bereitschaftsinitiativen aus, um sicherzustellen, dass Ihre Umgebung eine sichere, intelligente Zusammenarbeit unterstützt.

Schlussfolgerung: Ihr 3-Schritte-Plan für eine intelligentere Microsoft Teams-Governance

Die Vermeidung der üblichen Microsoft Teams-Governance-Fallen beginnt mit Klarheit und Einfachheit. Das Ziel besteht nicht darin, zusätzliche Kontrollebenen zu schaffen, sondern einen Rahmen für die Automatisierung und gemeinsame Verantwortung aufzubauen, der die Zusammenarbeit sicher und effizient macht.

1. Schaffen Sie die richtigen Grundlagen

Beginnen Sie damit, Kontrollmechanismen einzurichten: Legen Sie fest, wer Teams erstellen darf, wenden Sie einheitliche Namenskonventionen an und stellen Sie sicher, dass jedes Team mindestens zwei Verantwortliche hat. Reduzieren Sie dann die Ausbreitung und die Sicherheitsrisiken mit Lebenszyklusrichtlinien, Gastzugangsprüfungen und Sensibilitätskennzeichnungen, die Ihre Daten klassifizieren und schützen.

2. Übergang von manueller Überwachung zur Automatisierung

Manuelle Kontrollen können mit den dynamischen Umgebungen von heute nicht mehr Schritt halten. Setzen Sie stattdessen intelligente Richtlinien-Engines und dynamische Dashboards ein, um Regeln durchzusetzen, Verstöße zu erkennen und automatisch zu beheben, bevor sie ein Risiko verursachen. Kombinieren Sie dies mit User Enablement, indem Sie Ihre Mitarbeiter befähigen, durch In-App-Aufforderungen und delegierte Aufgaben direkt in Teams Maßnahmen zu ergreifen.

3. Befähigen Sie Teams mit Rencore Governance

Die Verwaltung von Microsoft Teams Governance über die nativen Tools von Microsoft bedeutet oft, dass man mit mehreren Dashboards und komplexen Konfigurationen jonglieren muss. Rencore Governance beseitigt diese Komplexität. Es bietet eine einheitliche, speziell entwickelte Plattform für Microsoft 365 und Teams, die Ihnen hilft:

• Automatisieren Sie die Durchsetzung von Richtlinien und das Lebenszyklusmanagement in Teams, SharePoint, OneDrive und der Power Platform.
• 360°-Transparenz in Ihrem gesamten Tenant mit Echtzeit-Dashboards für Compliance, Nutzung und Risiko.
• Beheben Sie Probleme automatisch durch konfigurierbare Workflows und sofortiges Reporting.
• Ermöglichen Sie Ihren Anwendern mit der Rencore-Endbenutzer-App, Governance-Aufgaben direkt in die Teams-Oberfläche zu übertragen, wo die Zusammenarbeit stattfindet.
• Bleiben Sie revisionssicher mit umfassender Rückverfolgbarkeit und GDPR-konformen Compliance-Kontrollen.

Sind Sie bereit zu erfahren, wie einfach, automatisiert und gemeinschaftlich Microsoft Teams Governance sein kann?

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