Wie Microsoft Purview Ihnen hilft, compliant zu bleiben
In den vergangenen Jahren ist die Nutzung von Microsoft 365 gestiegen, vor allem durch mehr Remote-Arbeit. Immer häufiger teilen viele von uns ihre Zeit zwischen Büro und Zuhause auf, was für uns perfekt ist, aus Sicht von Sicherheit und Compliance aber besser sein könnte.
Als IT- oder Sicherheitsadministrator bedeutet die Verwaltung von Büro- und Remote-Mitarbeitern einen ständigen Balanceakt zwischen Bedienbarkeit und Schutz. Es bedeutet außerdem, dass Risiko- und Compliance-Management noch komplexer werden, weil Unternehmensinformationen ständig zwischen Standorten hin- und herwandern. Microsoft hat jedoch bessere Funktionen bereitgestellt, um genau diese Situation zu bewältigen. Als Teil der gesamten Sicherheits- und Compliance-Funktionen bietet Microsoft nun Microsoft Purview an.
Was ist Microsoft Purview?
Microsoft Purview führt Microsoft Data and AI zusammen und kombiniert sie mit Microsoft Security. Es bietet eine Reihe von Tools, aufgeteilt auf zwei Portale. Das erste ist „Microsoft Purview Risk and Compliance”, das zweite „Microsoft Purview Governance”.
Die Risiko- und Compliance-Lösungen sind Sammlungen von Funktionen, die dabei helfen, durchgängige Compliance-Szenarien zu verwalten. Die Governance-Lösung wiederum hilft, On-Premises-Daten zu identifizieren. Anschließend ermöglicht sie die Zuordnung der Daten mithilfe automatischer Datenermittlung. Schließlich bietet sie die Klassifizierung sensibler Daten und eine durchgängige Datenherkunft (Data Lineage).
Was ist Microsoft Purview Risk and Compliance?
Die Lösungen von Microsoft Purview Risk and Compliance unterstützen Microsoft-365-Dienste wie Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange und andere. Diese Lösungen helfen Ihnen, sensible Daten über Clouds, Apps und Geräte hinweg zu schützen. Sie helfen außerdem, Datenrisiken zu erkennen und regulatorische Compliance-Anforderungen zu verwalten, sodass Nutzer Branchenstandards und Vorschriften wirksam erfüllen können. Die Compliance- und Risikolösungen von Microsoft Purview ermöglichen es Nutzern, mit der regulatorischen Compliance zu beginnen und die Daten ihrer Organisation zu schützen.
Was ist Microsoft Purview Governance?
Die Lösungen von Microsoft Purview Governance ermöglichen es Administratoren, Datendienste über On-Premises-, Multi-Cloud- und SaaS-Umgebungen hinweg zu verwalten, darunter Azure-Speicherdienste, Power BI, Datenbanken wie SQL oder Hive und Dateidienste wie Amazon S3.
Administratoren greifen über das Microsoft Purview Governance-Portal auf diese Governance-Lösungen zu, das verschiedene Tools bietet, um Organisationen bei der wirksamen Verwaltung ihrer Daten zu unterstützen. Zu diesen Tools gehören: das Erstellen einer aktuellen Karte der gesamten Datenlandschaft einschließlich Datenklassifizierung und durchgängiger Datenherkunft, das Identifizieren, wo sensible Daten gespeichert sind, das Schaffen einer sicheren Umgebung, in der Datennutzer wertvolle Daten finden, und das Gewinnen von Einblicken darüber, wie Daten gespeichert und genutzt werden. Mit den Governance-Lösungen von Microsoft Purview können Sie die Datenlandschaft wirksam verwalten und steuern und Nutzern die nötigen Werkzeuge geben, um fundierte Entscheidungen über ihre Daten zu treffen.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Microsoft Purview Risk and Compliance?
Die Lösung Microsoft Purview Risk and Compliance bietet viele Funktionen, die Sie in diese Kategorien einteilen können:
- Insider Risks
- Information Protection
- Data Lifecycle and Records
- eDiscovery
- Auditing and Alerts
- Compliance Risks
Innerhalb jeder Kategorie gibt es mehrere Funktionen und Tools. Wichtig zu wissen: Zentrale Bausteine erstrecken sich über viele Dienste von Microsoft Purview Risk and Compliance. Eine solche Funktion ist Sensitivity Labeling, die in vielen der Tools verfügbar ist.
Insider Risks
Die Funktionen zur Minderung von Insider-Bedrohungen nutzen vier Fähigkeiten:
Microsoft Purview Communication Compliance hilft, Risiken zu verringern, indem es E-Mail- und Microsoft-Teams-Kommunikation erkennt, erfasst und Maßnahmen zur Behebung bereitstellt. Dazu gehören potenziell unangemessene Kommunikationen mit:
- Obszönitäten
- Drohungen
- Belästigung
- dem Teilen sensibler Informationen in Chats
Microsoft Purview Insider Risk Management nutzt Indikatoren, damit Sie riskante Aktivitäten schnell erkennen, priorisieren und beheben können. Anhand von Protokollen aus Microsoft 365 können Sie bestimmte Richtlinien definieren, um Risikoindikatoren zu erkennen.
Microsoft Purview Information Barriers (IB) ist eine Lösung, die in Microsoft Teams, SharePoint Online und OneDrive for Business arbeitet. Sie erlaubt einem Compliance- oder IB-Administrator, Richtlinien festzulegen, die die Kommunikation zwischen Benutzergruppen innerhalb von Microsoft Teams steuern.
Microsoft Purview Privileged Access Management hilft, Ihre Organisation vor Sicherheitsverletzungen zu schützen und Compliance-Best-Practices einzuhalten, indem es den dauerhaften Zugriff auf sensible Daten oder auf kritische Konfigurationseinstellungen begrenzt. Statt dass Administratoren ständigen Zugriff haben, setzen Sie Just-in-Time-Zugriffsregeln für Aufgaben um, die erhöhte Berechtigungen erfordern.
Information Protection
Mit Microsoft Purview Information Protection können Sie sensible Informationen unabhängig von ihrem Speicherort wirksam erkennen, klassifizieren und schützen. Information Protection konzentriert sich auf vier zentrale Bereiche:
- Ihre Daten kennen
- Ihre Daten schützen
- Datenverlust verhindern
- Ihre Daten steuern
Dazu nutzt Microsoft Purview Information Protection eine Kombination aus Sensitive Information Types, Trainable Classifiers, Datenklassifizierung, Sensitivity Labels, Verschlüsselung und Richtlinien zur Data Loss Prevention.
Der erste Schritt bei der Umsetzung von Information Protection besteht darin, sensible Elemente innerhalb der Organisation zu erkennen und zu klassifizieren. Microsoft Purview bietet drei Methoden, um Elemente zur Klassifizierung zu identifizieren. Dazu gehören die manuelle Klassifizierung durch Nutzer, die automatische Mustererkennung wie Sensitive Information Types und maschinelles Lernen. Sensitive Information Types (SIT) nutzen musterbasierte Klassifizierer, um sensible Informationen wie Sozialversicherungs-, Kreditkarten- oder Bankkontonummern zu erkennen, und ermöglichen so das Identifizieren sensibler Elemente.
Trainable Classifiers in Microsoft Purview unterstützen die automatische Vergabe von Sensitivity Labels in Office, das bedingungsbasierte automatische Anwenden von Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Labels), Communication Compliance und Data Loss Prevention.
Klassifizierer können Richtlinien für Aufbewahrungsbezeichnungen bedingungsbasiert anwenden, sodass Nutzer die Datenaufbewahrung wirksam verwalten können.
Die Sensitivity Labels von Microsoft Purview Information Protection ermöglichen es Nutzern, ihre Daten zu klassifizieren und zu schützen, während Produktivität und Möglichkeiten der Zusammenarbeit unbeeinträchtigt bleiben.
Data Loss Prevention erkennt sensible Elemente mithilfe einer tiefgehenden Inhaltsanalyse. Die Inhaltsanalyse sucht nach Schlüsselwörtern und nutzt reguläre Ausdrücke, interne Funktionen und sekundäre Datenübereinstimmungen. Darüber hinaus nutzt Data Loss Prevention auch Algorithmen des maschinellen Lernens, um Inhalte zu erkennen, die Ihren DLP-Richtlinien entsprechen.
Data Lifecycle and Records
Microsoft Purview Risk and Compliance nutzt zwei Funktionen, und zwar:
Microsoft Purview Data Lifecycle Management bietet Tools und Funktionen, um die Inhalte aufzubewahren, die Sie behalten müssen, und die zu löschen, die Sie nicht brauchen. Das Aufbewahren und Löschen von Inhalten ist häufig aus Compliance- und regulatorischen Gründen erforderlich. Das Löschen nicht benötigter Inhalte hilft Ihnen, Ihr Risiko und Ihre Haftung zu steuern.
Records Management für Microsoft Purview hilft Organisationen bei ihren rechtlichen Pflichten, ermöglicht die Einhaltung von Vorschriften und steigert die Effizienz durch die regelmäßige Aussonderung von Elementen.
eDiscovery
Electronic Discovery, kurz eDiscovery, identifiziert und liefert elektronische Informationen als Beweismittel in Rechtsfällen. Mit den eDiscovery-Tools können Sie Inhalte identifizieren in:
- SharePoint Online
- OneDrive for Business
- Microsoft 365 Groups
- Microsoft Teams
- Yammer-Teams
- Exchange Online
Content Search. Mit dem Content-Search-Tool können Sie Microsoft-365-Daten durchsuchen und die Ergebnisse lokal exportieren.
eDiscovery (Standard). eDiscovery (Standard) erweitert die Such- und Exportfunktionen von Content Search. Es unterstützt:
- eDiscovery-Fälle
- das Zuweisen von eDiscovery-Managern
- das Verknüpfen von Suchen und Exporten mit einem Fall
- das Erstellen von eDiscovery-Holds
eDiscovery (Premium). Das eDiscovery-(Premium)-Tool erweitert die vorhandenen Funktionen für Suche, Export, Fallverwaltung und Aufbewahrung in eDiscovery (Standard). Die Funktion eDiscovery Premium von Microsoft Purview bietet einen umfassenden Workflow, um Inhalte für digitale Ermittlungen zu identifizieren, zu bewahren, zu sammeln, zu prüfen, zu analysieren und zu exportieren.
Auditing and Alerts
Microsoft 365 bietet allgemeine Funktionen zur Überwachungsprotokollierung für alle Anwendungen und Dienste. Microsoft Purview Risk and Compliance nutzt dies für Warnmeldungen. Es stehen zwei Arten der Überwachung zur Verfügung:
Microsoft Purview Audit (Standard) ermöglicht es Ihnen, überwachte Aktivitäten zu protokollieren und zu durchsuchen und Ihre forensischen, IT-, Compliance- und rechtlichen Ermittlungen zu unterstützen.
Microsoft Purview Audit (Premium) erweitert die Funktionen von Audit (Standard) um Aufbewahrungsrichtlinien für Überwachungsprotokolle, einen verlängerten Aufbewahrungszeitraum, die Nachverfolgung kritischer wichtiger Ereignisse und eine erhöhte Bandbreite der Office 365 Management Activity API.
Mit Alert Policies können Sie die Warnungen nach Richtlinie kategorisieren. Anschließend können Sie die Richtlinie auf Nutzer innerhalb der Organisation anwenden, den Schwellenwert festlegen, ab dem eine Warnung ausgelöst wird, und bestimmen, ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.
Compliance Risks
Compliance-Risiken verwalten Sie mit dem Compliance Manager. Er hilft, Compliance zu vereinfachen und Risiken zu verringern, indem er Folgendes bietet:
- Microsoft Compliance Manager bietet vorgefertigte Bewertungen für branchenspezifische und regionale Standards und Vorschriften sowie individuelle Bewertungen, die auf spezifische Compliance-Anforderungen zugeschnitten sind.
- Workflow-Funktionen stehen zur Verfügung, um beim Abschluss von Risikobewertungen zu unterstützen.
- Vorschläge für Verbesserungsmaßnahmen werden bereitgestellt, um die Einhaltung relevanter Standards und Vorschriften zu unterstützen, einschließlich Umsetzungsdetails und Prüfergebnissen für von Microsoft verwaltete Aktivitäten.
- Microsoft Purview erzeugt einen Compliance Score, der Einblick in die aktuelle Compliance-Position der Organisation gibt.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Microsoft Purview Governance?
Microsoft Purview Governance bietet einen Dienst, um Daten über On-Premises-, Multi-Cloud- und SaaS-Umgebungen hinweg zu verwalten. Er ermöglicht es Nutzern, eine vollständige Datenkarte mit automatischer Ermittlung, Klassifizierung und Nachverfolgung der Datenherkunft zu erstellen. Er erlaubt es Daten- und Sicherheitsadministratoren, alle Daten zu verwalten und zu sichern, und gibt Endnutzern zugleich einfachen Zugang zu wertvollen und verlässlichen Daten.
Die Kernfunktionen sind „Data Map”, „Data Catalog”, „Data Estate Insights”, „Data Sharing” und „Data Policy”.
Data Map
Microsoft Purview Data Map ist eine cloudbasierte Platform-as-a-Service (PaaS), die Metadaten aus Daten abruft, die entweder On-Premises oder in der Cloud gespeichert sind. Sie aktualisiert die abgerufenen Metadaten automatisch mithilfe integrierter automatischer Prüfung und Klassifizierung.
Data Catalog
Der Microsoft Purview Data Catalog ermöglicht es Nutzern, wichtige Daten schnell und einfach zu finden, mithilfe von Filtern nach Klassifizierungen, Glossarbegriffen, zugewiesenen Sensitivity Labels und mehr. Funktionen zur Datenkuratierung stehen Data Stewards, Fachexperten und Verantwortlichen zur Verfügung, um geschäftliche Glossare zu verwalten und das Taggen von Datenbeständen mit Glossarbegriffen zu automatisieren. Darüber hinaus können Datenadministratoren und Endnutzer die Herkunft von Daten visuell nachverfolgen.
Data Estate Insights
Data Estate Insights bietet einen umfassenden Überblick über On-Premises- und Cloud-Daten. Es liefert Governance-Verantwortlichen außerdem umsetzbare Einblicke in Lücken, die möglicherweise behoben werden müssen.
Data Sharing
Mit Microsoft Purview Data Sharing können Unternehmen Daten sicher mit Partnern und Kunden innerhalb oder außerhalb der Organisation austauschen. Anbieter können Freigabebeziehungen einfach verwalten und überwachen und den Zugriff jederzeit widerrufen. Die Datenfreigabe lässt sich mit nur wenigen Klicks starten.
Data Policy
Microsoft Purview Data Policy ist ein cloudbasiertes Tool, das den sicheren Zugriff auf Daten verwaltet. Es bietet eine zentrale Plattform, um den Zugriff auf Daten zu steuern. Es stellt außerdem ein externes Berechtigungsmodell auf Data-Plane-Ebene bereit und integriert sich mit Microsoft Purview Data Map und Catalog. Nutzer können nach Daten suchen und dann Zugriff über Richtlinien gewähren, die Software-as-a-Service-Plattformen (SaaS), On-Premises- und Multi-Cloud-Datenquellen unterstützen.
Wie hilft Microsoft Purview Ihnen, compliant zu bleiben?
Microsoft Purview for Risk and Compliance und Microsoft Purview for Governance geben Ihrer Organisation umfassende Werkzeuge an die Hand, um Datenrisiken und regulatorische Compliance zu verwalten. Die Lösung umfasst den Compliance Manager, der fortlaufend den risikobasierten Score berechnet, damit Sie den Fortschritt beim Umsetzen der empfohlenen Maßnahmen verfolgen können.
Das Umsetzen der empfohlenen Maßnahmen verringert Risiken im Zusammenhang mit Datenschutz und regulatorischen Standards. Mit den Funktionen und Komponenten von Microsoft Purview können Sie Ihre Daten effizienter steuern, schützen und verwalten und dabei compliant bleiben.
Weitere Informationen zur Governance von M365 finden Sie im Rencore-Whitepaper „Complete Microsoft 365 visibility”. Das Whitepaper bietet Best Practices für den Aufbau einer Governance-Strategie, die Ihnen hilft, jederzeit einen compliant und sicheren M365-Tenant zu bewahren.
Zuletzt aktualisiert am 12. Dezember 2023
