Microsoft 365-Kosten verwalten und optimieren
Die Verwaltung und Optimierung Ihrer Microsoft 365-Kosten ist keine leichte Aufgabe. Es gibt verschiedene Kategorien, von Home über Business bis Enterprise. Und innerhalb dieser Kategorien gibt es unterschiedliche Pläne, von E3 bis E5 und F1 bis F5.
Der Umgang mit Microsoft 365-Lizenzen erfordert den Rat von Fachleuten, die alle Feinheiten der Microsoft 365-Lizenzstruktur kennen. Ich behaupte gar nicht erst, ein Lizenzexperte zu sein. Trotzdem: Nach vielen Jahren Arbeit mit Microsoft 365 habe ich einige wertvolle Tipps und Tricks zu diesem Thema. In diesem Beitrag konzentriere ich mich auf Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive.
Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen
Es lässt sich nicht vermeiden: Irgendwann verlassen Mitarbeiter Ihr Unternehmen. Den Konten dieser Benutzer sind Microsoft 365-Lizenzen zugewiesen. Anstatt eine zusätzliche Lizenz zu kaufen, sollten Sie einen Prozess einrichten, um die Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter zu entfernen. Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Manuell im Microsoft 365 Administration Center
- Manuell mit Microsoft PowerShell
- Automatisch über Azure Active Directory anhand der Gruppenmitgliedschaft.
Die erste Option ist selbsterklärend. Die folgende Ressource enthält weitere Informationen zur zweiten Option: Microsoft 365-Lizenzen mit PowerShell zu Benutzerkonten zuweisen. Die dritte Option haben wir im vorherigen Beitrag besprochen.
Microsoft Teams
Die Hauptkosten bei Microsoft Teams entstehen durch die Speicherung von Dateien in SharePoint und OneDrive. Die Kanaldateien werden in der verbundenen SharePoint-Teamsite gespeichert, die Chatdateien in einem Ordner in OneDrive (siehe Kapitel Onedrive). Die folgende Tabelle zeigt, wie viel Speicherplatz Microsoft bereitstellt:
Das ist sehr viel Speicherplatz. Wirklich viel. Ich ziehe den Hut vor Organisationen, die diese Grenzen erreichen. Möchten Sie den Speicherplatz pro Team begrenzen? Dann haben Sie die folgenden Optionen:
- Schulen Sie Ihre Business-Anwender darin, ungenutzte Dateien zu löschen
- Wenden Sie Aufbewahrungsrichtlinien an, um Dateien automatisch zu löschen
- Archivieren Sie die Inhalte in Azure (File Storage).
SharePoint
Seit vielen Jahren bietet SharePoint die Möglichkeit, den Speicherplatz einer SharePoint-Websitesammlung zu begrenzen. Früher, vor allem bei SharePoint on premises und in den frühen Online-Jahren, wurde diese Funktion viel genutzt. Das änderte sich, als Microsoft seinen Kunden immer mehr Speicherplatz zur Verfügung stellte. Dennoch ist die Funktion im SharePoint Online Administration Center weiterhin verfügbar:
Standardmäßig steht sie auf automatisch. Möchten Sie Ihre Business-Anwender einschränken und mehr Kontrolle über den Speicherplatz einer SharePoint-Websitesammlung haben? Stellen Sie den Wert auf manuell, dann können Sie ihn pro Websitesammlung anpassen:
OneDrive
Der Speicherplatz von OneDrive ist großzügig bemessen. Microsoft stellt für die E-Lizenzen 1 TB und unbegrenzten Speicherplatz bereit. Nur F1 und F3 haben 2 GB. In all meinen Jahren als Microsoft 365-Berater ist mir noch kein Kunde begegnet, der die Grenze von 1 TB erreicht hat. Die Verwaltung des Speicherplatzes in OneDrive ist vor allem für Kunden mit F1- und F3-Lizenzen relevant.
Speicherplatz begrenzen
Der folgende Rat richtet sich an F1- und F3-Kunden. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Business-Anwender die Grenze erreichen, können Sie mit einem Standard-Speicherplatz arbeiten:
Überschreitet ein Business-Anwender das Speicherlimit, wird sein OneDrive auf schreibgeschützt gesetzt. Er muss dann Inhalte löschen, bevor er wieder mit OneDrive arbeiten kann. Auf diese Weise gehen Ihre Business-Anwender kritischer mit den Inhalten um, die sie in OneDrive hochladen oder erstellen.
Adoption und Change-Management
Ein entscheidender Teil dieses Ansatzes ist Adoption und Change-Management. Sie müssen Ihren Business-Anwendern vermitteln, wie sie ihren Speicherplatz verwalten. Und sie müssen verstehen, warum das wichtig ist. Ohne die richtige Kommunikation wird dieser Ansatz scheitern und Ihnen viel Ärger bereiten.
Fazit
Dieser Artikel hat sich auf Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive konzentriert. Microsoft 365 umfasst noch viele weitere Dienste. Wir empfehlen zum Beispiel, auch die Postfachgröße in Exchange Online und die Flows in Power Automate genau im Blick zu behalten. Zusätzliche Kosten oder Dienste, die nicht mehr funktionieren, möchte niemand als Überraschung erleben. Ich rate Ihnen dringend, Ihren Microsoft-Partner zu kontaktieren und sich zur Microsoft 365-Lizenzierung beraten zu lassen.
Außerdem kann ich Ihnen das folgende Whitepaper empfehlen: The ultimate guide to optimizing your Microsoft 365 costs. Es steht kostenlos zum Download bereit und bietet Ihnen einen Rahmen, um die Microsoft 365-Ausgaben niedrig zu halten.
Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023
