Wie viel kostet Microsoft 365 wirklich?
Über eine Million Unternehmen nutzen Microsoft 365 weltweit. Sein Erfolg beruht zum Teil auf einem nutzungsbasierten Abrechnungsmodell, einer intuitiven Benutzeroberfläche, vertrauten Office-Apps, anpassbaren Funktionen und Add-ins für jeden geschäftlichen Bedarf.
Wenn Sie eine Einzelperson oder eine Handvoll Mitarbeiter mit einer Standardlizenz sind, entsprechen Ihre Kosten höchstwahrscheinlich dem, was sie zu sein scheinen. Doch selbst das ändert sich am 1. April 2023, da die Preise insgesamt steigen.
Wenn Sie hingegen in einer größeren oder wachsenden Organisation arbeiten, erläutert dieser Blogbeitrag die vielen möglichen versteckten Kosten von Microsoft 365 und wie Sie Microsoft 365 auf einem vertretbaren Niveau der Betriebskosten (OpEx) halten.
Die tatsächlichen Kosten einer suboptimalen Microsoft-365-Nutzung
Vor der Einführung einer Software bewertet Ihre Organisation die Wirtschaftlichkeit und wägt den Wert, den sie dem Unternehmen bringt, gegen das Budget für Lizenzierung, Wartung und Ressourcen zu ihrer Pflege ab. Schauen wir uns einige dieser Bereiche genauer an.
Flexibilität bei Bezahlung und Lizenzierung
Flexible Lizenzierung und die Möglichkeit, pro Mitarbeiter monatlich oder jährlich nutzungsbasiert zu zahlen, bedeuten: Admins können neue Mitarbeiter sofort startklar machen, und die Konten ausscheidender Nutzer lassen sich „abschalten”, um zusätzliche Microsoft-365-Kosten zu vermeiden.
Außerdem können Sie Lizenzen umverteilen. Ein Mitarbeiter, der nur an internen Projekten arbeitet, benötigt vielleicht eine Standard-Lizenz vom Typ Microsoft 365 Enterprise (E3). Ein Nutzer hingegen, der mit externen Partnern und Kunden zu tun hat, ist mit einer E5-Lizenz besser bedient, die deutlich mehr Schutz vor Cybersicherheitsrisiken bietet.
Für größere oder wachsende Organisationen ist es jedoch schwierig, den Überblick über zugewiesene Lizenzen zu behalten. Ein Mitarbeiter kann leicht eine ungenutzte E3-Lizenz auf seinem Konto haben. Bei einer einzelnen Person lässt sich das leicht erkennen und entfernen. Doch bei großen Unternehmen, die viele Mitarbeiter auf einmal pauschal hochstufen, können sich diese doppelten Lizenzen zu beträchtlichen versteckten Kosten summieren.
Allein durch das Umverteilen und Bereinigen dieser Lizenzen mithilfe einer Automatisierungssoftware von Drittanbietern lassen sich die laufenden Kosten pro Nutzer optimal halten, und Sie erzielen möglicherweise einen sofortigen Return on Investment (ROI) auf die Kosten der Drittanbietersoftware, die Sie zur Lösung dieses Problems einsetzen.
Änderungen bei der Lizenzierung
Viele Apps von Microsoft 365 gehören zur Spitze der Unternehmenstechnologie, und um dort zu bleiben, müssen sie regelmäßig aktualisiert werden. Updates können manchmal mit einer Änderung Ihrer Abrechnung einhergehen.
Microsoft geht zwar transparent mit Änderungen an der Abrechnung um, doch wenn Sie nicht wissen, welche Lizenzen für all Ihre Mitarbeiter aktiv sind, erhalten Sie womöglich höhere Abonnementkosten als erwartet. Wenn Sie mit einem Tool für den Überblick den Überblick über Ihre Lizenzen behalten, halten Sie die Kosten bei Lizenzänderungen im Griff.
Ungenutzte Funktionen
Wie bei Lizenzen gilt: Wenn Sie für etwas bezahlen, möchten Sie das Meiste daraus herausholen. Der Fokus auf die Akzeptanz von Microsoft 365 ist entscheidend. Organisationen stellen oft fest, dass die Nutzung bei den bekannten, vertrauten Kern-Apps wie der Office Suite, Teams, Outlook und OneDrive hoch ist. Zugleich stellen sie fest, dass die Akzeptanz bei der Vielzahl anderer Apps der Microsoft-365-Produktivitätssuite niedrig bleibt.
Eine stärkere Nutzung dieser Apps zu fördern, würde bedeuten, dass Ihre Mitarbeiter mehr Wert aus der Software ziehen, für die Ihre Organisation bezahlt. Eine der am wenigsten genutzten Apps ist zum Beispiel Microsoft Stream.
Stream fungiert als eine Art internes YouTube für die Videoinhalte Ihres Unternehmens. Sie können Inhalte hochladen, Berechtigungen für bestimmte Gruppen festlegen, und Sie können sogar bestimmten Mitarbeitern Videos für festgelegte Projekte zuweisen. Das ist ideal für Unternehmen, die vorab aufgezeichnete Verkaufspräsentationen und Produktdemos verwenden, und kann die Videoabteilungen bei bereits vorhandenen Inhalten entlasten.
Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen das Beste aus Microsoft 365 herausholt, steigern Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis. Manche Organisationen entwickeln Akzeptanzstrategien, damit ihre Mitarbeiter das Beste aus ihren Lizenzen herausholen. Doch um eine Akzeptanzstrategie zu entwickeln, müssen Sie wissen, wer was nutzt, und das ist ohne ein Tool für den Überblick von einem Drittanbieter schwierig.
Ausufernder Speicher
Wartung und Pflege physischer Speicher sind kein Kostenthema mehr, sondern einfach Teil Ihres Abonnements mit Tarifen für unterschiedliche Speichergrößen. Wenn Sie jedoch zu viele Dateien haben, erhalten Sie keine Fehlerwarnung und müssen entweder auf eine höhere Speicherkapazität aufstocken oder Dateien löschen.
Das Speichern von Daten kann über die reinen Speicherkosten hinaus teuer sein. Sicherheit und Zugriffsverwaltung, einschließlich MFA, umzusetzen, ist unerlässlich. Werden zudem Datenschutzvorgaben wie die DSGVO und der CCPA verletzt, drohen außerdem Bußgelder.
Wenn Sie OneDrive-Speicherlimits erkennen und Aktionen automatisieren, lassen sich Synchronisierungsprobleme bei Ordnern und Ticketanfragen vermeiden. Das entlastet den IT-Helpdesk zeitlich und senkt weitere Kosten.
Drittanbietersoftware einbinden, um alle laufenden Microsoft-365-Kosten optimal zu halten
Die wirksamste Drittanbietersoftware zentralisiert alle Microsoft-365-Daten an einem Ort, bietet genügend Automatisierung, um mit dem Wachstum Ihrer Organisation zu vereinfachen und zu skalieren, und liefert insgesamt einen deutlichen ROI, sowohl beim Tool als auch beim Microsoft-365-Dienst selbst.
Rencore Governance ist ein vollständig ausgestattetes Microsoft-365-Governance-Tool. Es gewinnt Einblicke aus dem gesamten Microsoft 365, nicht nur, um Ausgaben zu senken, sondern auch, um die Sicherheit aufrechtzuerhalten, Unordnung und Cloud-Wildwuchs zu verringern und die Microsoft-365-Plattform Ihres Unternehmens allgemein im Griff zu behalten.
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Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023
