Microsoft Teams ist zu einem zentralen Bestandteil der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen geworden. Anfang 2024 meldet Microsoft über 320 Millionen monatlich aktive Nutzer weltweit. Jeden Tag verlassen sich Teams aus verschiedenen Abteilungen, Regionen und Zeitzonen auf Teams als zentrale Anlaufstelle für Chats, Meetings, Dateifreigabe und App-Integration.
Mit diesem Wachstum geht jedoch auch Komplexität einher. Wenn sich die Nutzung von Teams vervielfacht, neigen nicht verwaltete Umgebungen dazu, Chaos zu verursachen: redundante Teams, inkonsistente Namensgebung, unkontrollierter Gastzugang und Datenwucherung. Ohne ein solides Governance-Framework steigt das Risiko von Sicherheitsvorfällen, Compliance-Fehlern und Produktivitätsverlusten mit jedem neuen Kanal.
In diesem Leitfaden finden Sie eine strukturierte Reihe von Best Practices für die Microsoft Teams-Governance und eine praktische Checkliste, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, bei zunehmender Nutzung von Teams organisiert und sicher zu bleiben.
Microsoft Teams Governance ist der strategische Rahmen von Richtlinien, Rollen, Prozessen und Tools, die Sie implementieren, um zu kontrollieren und zu verwalten, wie Ihr Unternehmen Teams nutzt. Es geht darum, die richtige Balance zwischen der Befähigung der Benutzer und dem Schutz der Unternehmensdaten zu finden.
Ein solider Governance-Plan für Microsoft Teams stellt sicher, dass Teams konsistent, sicher und effizient genutzt wird. Er hilft Ihrem Unternehmen, den Wert der Plattform zu maximieren und gleichzeitig Risiken wie Datenwucher, Sicherheitsverletzungen und Verstöße gegen die Compliance zu minimieren.
Der Bedarf an Microsoft Teams Governance ist heute dringender als je zuvor. Da Unternehmen immer mehr Inhalte, Dateien, Gastnutzer und Kanäle für die Zusammenarbeit anhäufen, steigt das Risiko von Datenverlusten, Compliance-Verstößen und verwaisten" digitalen Assets.
Darüber hinaus hat das Aufkommen von KI-Tools wie Microsoft Copilot das Risiko erhöht. Die Fähigkeit von Copilot, Informationen zu entdecken und zu synthetisieren, ist nur so gut wie die Inhalte, die es bearbeitet. Wenn Ihre Teams-Umgebung voller Duplikate, veralteter Daten oder inkonsistenter Beschriftungen ist, kann Copilot ungenaue oder irreführende Erkenntnisse liefern. Es kann sogar unbeabsichtigt sensible Informationen preisgeben.
Effektive Microsoft Teams Information Governance stellt sicher, dass Ihre Teams-Umgebung sauber, auffindbar und zuverlässig bleibt. Mit der richtigen Grundlage können Sie KI vertrauensvoll nutzen, ohne sich Sorgen über unbeabsichtigte Konsequenzen machen zu müssen.
Bevor Sie einen soliden Governance-Plan für Teams aufstellen, sollten Sie sich über die häufigsten Fallstricke im Klaren sein. Viele Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, sehen sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert, die oft auf einen anfänglichen Mangel an Planung während einer schnellen Microsoft Teams-Implementierung zurückzuführen sind. Kommt Ihnen einer der folgenden Punkte bekannt vor?
Dies ist der ultimative Fehler, der Chaos hervorruft. Ohne einen klaren Prozess für die Erstellung neuer Teams kommt es zu einer unkontrollierten Explosion von unnötigen oder doppelten Teams, Testteams und Kanälen für kurzfristige Projekte, die nie gelöscht werden. Diese wuchernden Teams machen es den Benutzern fast unmöglich, relevante Informationen zu finden und der IT-Abteilung, die Umgebung effektiv zu verwalten.
Wenn ein Team alles Mögliche heißen kann, von "Projekt X" bis "Marketing_Team_2025_Final_v2", ist das Ergebnis Verwirrung. Inkonsistente Namenskonventionen machen das Suchen und Finden zu einem Albtraum. Es ist nicht einfach, den Zweck, die Abteilung oder den geografischen Standort eines Teams zu identifizieren. Diese Unordnung wirkt sich direkt auf die Datenermittlungstools aus und behindert die Anwendung gezielter Sicherheits- und Aufbewahrungsrichtlinien.
Die Zusammenarbeit sollte nicht an den Mauern Ihres Unternehmens enden, aber ein unkontrollierter externer Zugriff stellt eine große Sicherheitslücke dar. Wenn Sie jedem Benutzer gestatten, externe Gäste ohne Aufsicht einzuladen, kann dies zu einer umfangreichen und unkontrollierten Weitergabe sensibler interner Daten führen. Dies birgt ein erhebliches Risiko von Datenlecks und kann zu schwerwiegenden Verstößen gegen Vorschriften wie GDPR führen.
Microsoft 365 bietet leistungsstarke Tools wie Sensitivitätskennzeichnungen, um Ihre Daten zu klassifizieren und zu schützen. Sie nicht zu verwenden ist, als würde man die Tür zum Tresorraum offen lassen. Ohne Kennzeichnungen hat Ihr Unternehmen keine Möglichkeit, zwischen öffentlichen Bekanntmachungen und streng vertraulichem geistigen Eigentum zu unterscheiden. Das bedeutet, dass wichtige Informationen nicht ordnungsgemäß verschlüsselt oder durch Zugriffsbeschränkungen geschützt sind, was sie anfällig für interne und externe Bedrohungen macht.
Ein Team mit einem einzigen Eigentümer ist eine tickende Zeitbombe. Was passiert, wenn dieser Eigentümer das Unternehmen verlässt oder seine Rolle wechselt? Das Team wird "verwaist", ein digitales Geisterschiff, das von niemandem mehr gesteuert wird. Diese Inhalte werden nicht verwaltet, nicht überwacht und niemals archiviert oder gelöscht. So entsteht ein Repository veralteter, potenziell riskanter Informationen, die Ihren Mandanten überfordern und KI-Tools in die Irre führen.
Teams werden für Projekte, Ereignisse und Initiativen erstellt, von denen viele eine begrenzte Lebensdauer haben. Ohne Lebenszyklusmanagement bleiben diese Teams auf unbestimmte Zeit bestehen, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben. Dieses digitale Durcheinander veralteter Teams verbraucht wertvollen Speicherplatz, erhöht die Sicherheitsrisiken und verunreinigt die Suchergebnisse mit veralteten Informationen, was die Genauigkeit der KI-Ergebnisse von Tools wie Copilot erheblich beeinträchtigt.
Wenn Ihre Governance-Prozesse nur in den Köpfen eines einzigen Administrators existieren, haben Sie einen einzigen Fehlerpunkt. Ohne eine klare Dokumentation können Sie bei einem Audit nicht die Einhaltung der Vorschriften nachweisen, neue Teammitglieder effektiv einbinden oder Ihre Governance-Bemühungen skalieren, wenn das Unternehmen wächst.
Sich darauf zu verlassen, dass IT-Administratoren jede Einstellung manuell überprüfen, jeden Gast überprüfen und jedes inaktive Team bereinigen, ist einfach untragbar. Manuelle Governance ist langsam, anfällig für menschliche Fehler und stellt einen erheblichen Engpass für Ihr Unternehmen dar. Sie kann nicht skaliert werden, um den Anforderungen eines dynamischen digitalen Arbeitsplatzes gerecht zu werden, so dass Sie immer einen Schritt hinter den Risiken zurückbleiben.
Sind Sie bereit, vom Chaos zur Kontrolle überzugehen? In dieser praktischen Checkliste werden die wesentlichen Komponenten für die effektive Verwaltung von Microsoft Teams und den Aufbau einer soliden Governance-Strategie aufgeführt. Nutzen Sie diese Punkte als Leitfaden, um einen Rahmen zu schaffen, der für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Die unkontrollierte Erstellung von Teams ist eine der größten Ursachen für Chaos in Microsoft Teams. Das Verhindern der Zersiedelung beginnt mit einer strukturierten Bereitstellung und Benennung.
Wie man das macht:
Jedes Team hat einen natürlichen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Mit einem klaren Microsoft Teams-Lebenszyklusmanagement und Richtlinien können Sie Ihre Microsoft Teams-Umgebung organisiert, relevant und sicher halten, indem Sie sicherstellen, dass jedes Team einem definierten Pfad von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung folgt.
Wie Sie vorgehen:
Die Zuweisung von mindestens zwei Verantwortlichen für jedes Team gewährleistet Kontinuität, Verantwortlichkeit und eine ordnungsgemäße Verwaltung der Inhalte, selbst wenn sich Rollen oder Personal ändern.
Wie man das macht:
Microsoft Teams arbeitet mit einem Modell der geteilten Verantwortung . Microsoft sichert die Cloud-Infrastruktur, während Ihr Unternehmen dafür verantwortlich ist, die Konfiguration und Verwendung von Teams zu sichern. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Berechtigungen und Datenschutz.
Microsoft stellt eine ausführliche Dokumentation zu seinen Sicherheitspraktiken im Microsoft 365-Sicherheitsleitfaden zur Verfügung. Sie können auf dieser Grundlage aufbauen, indem Sie Ihre eigenen Data Governance- und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Identitäten, Geräten und Daten anwenden.
Wie man das macht:
Die Datenklassifizierung ist der Eckpfeiler der modernen Microsoft Teams Information Governance. Sensitivitätskennzeichnungen in Microsoft 365 stellen sicher, dass die Richtlinien für Zugriff, Verschlüsselung und Freigabe Ihre Daten überallhin begleiten.
Wie man es macht:
Microsoft Purview (ehemals Compliance Center) bietet die zentralen Tools zur Überwachung und Durchsetzung Ihrer Compliance-Anforderungen. Innerhalb von Purview bietet Compliance Manager ein Dashboard, mit dem Sie die Compliance-Situation Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit bewerten und verfolgen können.
Wie man es macht:
Bitte beachten Sie: Der Compliance Manager von Microsoft allein reicht nicht aus, um den gewünschten Compliance-Status zu erreichen, aber er ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um Ihre aktuelle Position zu verstehen und den Fortschritt bei der Einhaltung von Microsoft Teams zu messen.
Die Zusammenarbeit mit externen Benutzern ist für die moderne Arbeit unerlässlich. Mit den richtigen Kontrollen können Sie eine nahtlose, sichere Zusammenarbeit ermöglichen und gleichzeitig die Daten Ihres Unternehmens schützen.
Wie man das macht:
Microsoft Teams Connect ermöglicht die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit über gemeinsame Kanäle. Das ist leistungsstark, erfordert aber eine sorgfältige Verwaltung.
Wie man es macht:
Governance ist nicht effektiv, wenn sie nur in den Köpfen der Administratoren existiert. Dokumentation sorgt für Kontinuität, Klarheit und Transparenz.
Wie man es macht:
Microsoft Teams-Governance ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern eine abteilungsübergreifende Unternehmensinitiative.
Wie man das macht:
Governance ist dann erfolgreich, wenn die Benutzer verstehen, warum sie wichtig ist. Ziel ist es, sie zu Partnern in Sachen Sicherheit und Compliance zu machen.
Wie man das macht:
Manuelle Richtlinienprüfungen lassen sich nicht skalieren. Die Automatisierung stellt sicher, dass die Governance kontinuierlich, konsistent und überprüfbar ist.
Wie man es macht:
Transparenz ist die Grundlage für eine gute Unternehmensführung. Eine automatisierte Datenerfassung stellt sicher, dass Sie stets einen genauen Überblick über Ihre Umgebung in Echtzeit haben.
Wie man das macht:
Echte Governance-Automatisierung hört nicht bei der Erkennung auf. Sie ergreift Maßnahmen. Automatisierte Abhilfemaßnahmen stellen sicher, dass erkannte Probleme schnell und konsequent behoben werden, ohne auf manuelle Eingriffe warten zu müssen. Dies minimiert das Risiko und sorgt dafür, dass Ihre Microsoft Teams-Umgebung stets konform ist.
Wie man es macht:
Governance funktioniert am besten, wenn sie geteilt wird. Anstatt die IT-Abteilung zum Engpass für jede Zugriffsüberprüfung oder Compliance-Prüfung zu machen, sollten Sie die Benutzer befähigen, die Verantwortung für ihre digitalen Bereiche zu übernehmen. Dieser Ansatz stärkt die Verantwortlichkeit, fördert die Akzeptanz und reduziert den Verwaltungsaufwand drastisch.
Wie man es macht:
Microsoft bietet zwar starke systemeigene Kontrollmechanismen, doch deren Verwaltung über mehrere Verwaltungszentren hinweg kann sehr komplex sein. Anwendungen von Drittanbietern rationalisieren die Governance und verbessern die Automatisierung.
Wie man es macht:
Effektive Governance ist ein kontinuierlicher Kreislauf aus Überwachung, Anpassung und Verbesserung. Halten Sie Ihre Microsoft Teams-Governance-Strategie auf dem neuesten Stand und passen Sie sie an die sich ändernden Anforderungen an.
Wie man das macht:
Die Vermeidung der üblichen Microsoft Teams-Governance-Fallen beginnt mit Klarheit und Einfachheit. Das Ziel besteht nicht darin, zusätzliche Kontrollebenen zu schaffen, sondern einen Rahmen für die Automatisierung und gemeinsame Verantwortung aufzubauen, der die Zusammenarbeit sicher und effizient macht.
Beginnen Sie damit, Kontrollmechanismen einzurichten: Legen Sie fest, wer Teams erstellen darf, wenden Sie einheitliche Namenskonventionen an und stellen Sie sicher, dass jedes Team mindestens zwei Verantwortliche hat. Reduzieren Sie dann die Ausbreitung und die Sicherheitsrisiken mit Lebenszyklusrichtlinien, Gastzugangsprüfungen und Sensibilitätskennzeichnungen, die Ihre Daten klassifizieren und schützen.
Manuelle Kontrollen können mit den dynamischen Umgebungen von heute nicht mehr Schritt halten. Setzen Sie stattdessen intelligente Richtlinien-Engines und dynamische Dashboards ein, um Regeln durchzusetzen, Verstöße zu erkennen und automatisch zu beheben, bevor sie ein Risiko verursachen. Kombinieren Sie dies mit User Enablement, indem Sie Ihre Mitarbeiter befähigen, durch In-App-Aufforderungen und delegierte Aufgaben direkt in Teams Maßnahmen zu ergreifen.
Die Verwaltung von Microsoft Teams Governance über die nativen Tools von Microsoft bedeutet oft, dass man mit mehreren Dashboards und komplexen Konfigurationen jonglieren muss. Rencore Governance beseitigt diese Komplexität. Es bietet eine einheitliche, speziell entwickelte Plattform für Microsoft 365 und Teams, die Ihnen hilft:
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