Webinar-Q&A: Frühjahrsputz für Ihr Microsoft 365
Wie macht man in einem Microsoft 365 Tenant Frühjahrsputz? Schön, dass Sie fragen. Eine der Aktionen unseres Spring-Clean-Monats bei Rencore ist ein besonderes Webinar, in dem wir Ihnen mit Tipps und Ressourcen helfen, Ihren Microsoft 365 Tenant aufzuräumen.
In diesem Jahr haben Microsoft MVP und Rencores Global Director of Partners & Alliances Ragnar Heil sowie Microsoft MVP und Microsoft Regional Director Christian Buckley das Webinar gemeinsam moderiert, das auf großes Interesse stieß.
In diesem Beitrag beantworten wir die Fragen, die wir während und nach dem Webinar erhalten haben, damit Sie besser verstehen, warum das Aufräumen Ihres Tenants Priorität haben sollte.
Ist Cloud-Wildwuchs immer etwas Schlechtes?
Überhaupt nicht. Cloud-Wildwuchs kann sogar etwas Gutes sein, denn er zeigt, dass die eingeführte Technologie tatsächlich genutzt wird. Wichtig ist aber ein „gesteuerter Wildwuchs“. Genau das leistet Governance. Sie dürfen den Wildwuchs nicht einfach anwachsen lassen. Sie müssen alles steuern, was entsteht.
Stimmt es, dass Oversharing entsteht, wenn Sie als Besitzer eines Teams oder einer Site den Link außerhalb der Sicherheitsgrenzen dieser Site oder dieses Teams teilen?
Genau. Vielleicht teilen Sie einen Link zum Team, vielleicht sind darin externe Personen, die gar nicht mehr im Unternehmen sind. Wie sieht Oversharing aus? Es gibt ein großes Team, in dem viel zusammengearbeitet wird, und jemand fängt an, weitere Personen einzuladen. Der Teams-Kanal etwa könnte für externe Gäste offen sein.
In vielen Fällen laden die Beteiligten, selbst wenn er für externe Gäste geschlossen ist, interne Benutzer ein, die nicht direkt am Projekt oder Vorhaben beteiligt sind, und der Kreis der Mitleser wird größer. Sehr wahrscheinlich liegen dort vertrauliche Informationen, und den Überblick zu behalten, wer von wem hinzugefügt wurde, wird schwierig.
Nicht selten investieren Organisationen Zeit in das Ausarbeiten und Festlegen von Berechtigungskonzepten. Nach einer Weile bröckelt das jedoch, weil die Freigabe-Schaltfläche allzu leicht zu finden ist und damit alle zuvor entworfenen Berechtigungseinstellungen durcheinanderbringt.
Auf welche Weise trägt Datenballast zu steigenden Speicherkosten bei?
Interessanterweise ist Datenballast auch ein Kostenthema. Organisationen sind seit jeher schlecht im Lifecycle-Management. Speicher war immer ein Thema, weil er teuer werden kann. Damit meinen wir nicht, dass Ihr Speicher in SharePoint oder M365 teuer ist, sondern eher den externen Speicher. Organisationen haben es sich schlicht angewöhnt, nicht regelmäßig richtig aufzuräumen und zu verwalten.
Früher war Speicher viel einfacher: Es gab teuren Hot Storage und günstigeren Cold Storage. Heute aber, wo alles in Teams, OneDrive oder SharePoint liegt, haben wir es mit dem teuren Hot Storage zu tun.
Nehmen wir als Beispiel PowerPoint-Präsentationen. Oft kümmert sich niemand darum, die vielen PowerPoint-Versionen aufzuräumen, von denen es zwanzig oder dreißig verschiedene geben kann, bei einem Speicherbedarf von, sagen wir, 150 Megabyte. Es ist einfach nicht üblich, hineinzugehen und nicht mehr benötigte Versionen zu löschen. Am Ende werden nur Dateien gehortet, und das verursacht Kosten, zusätzlich zu ungenutzten Lizenzen. So entstehen unnötige und intransparente Kosten.
Erkennt Copilot auch alle SharePoint-Sites und Inhalte des klassischen SharePoint? Unterstützt es alle SharePoint-Versionen?
Standardmäßig wird nur SharePoint Online unterstützt, inzwischen gibt es aber auch Copilot-Erweiterungen. Mehr über das Erweiterbarkeitsmodell für Copilot für Microsoft 365 lesen Sie hier.
Bietet Rencore Self-Service-Bereitstellung von Teams und eigenständigen SharePoint-Sites für Endbenutzer (auf Basis von Vorlagen)?
Es gibt viele andere Anbieter, die nur SharePoint-Governance oder nur Teams-Governance machen. Wir decken die Bereitstellung von SharePoint und Teams gemeinsam ab, und zwar in unserer Enterprise-Lizenzstufe, die Sie kostenlos testen können.
Sie haben weitere Fragen? Sie können sich jetzt die vollständige Aufzeichnung dieses Webinars ansehen und mehr über das Aufräumen Ihres Microsoft 365 Tenants erfahren.
Zuletzt aktualisiert am 14. März 2024
