Geteilte Verantwortung: der Schlüssel zu einer erfolgreichen Microsoft-365-Governance-Strategie

Eine Microsoft-365-Governance-Strategie zu erstellen und zu managen ist eine geteilte Verantwortung. Aus eigener Erfahrung weiß ich: Es kann verlockend sein, die Führung zu übernehmen und möglichst viel selbst zu erledigen. So geht es nicht. Aber wo fängt man an?

Um diese Frage zu beantworten, müssen wir am Anfang beginnen. Welche Themen gehören zu einer erfolgreichen Microsoft-365-Governance-Strategie? Aus meiner Erfahrung sind das die folgenden:

• Lenkungsausschuss
• Administratorrollen und Verantwortlichkeiten
• Collaboration-Einstellungen und Richtlinien
• Prozesse und Abläufe
• Sicherheit und Datensicherheit

Ich möchte diesen Artikel nicht dafür nutzen, in all diese Themen tief einzutauchen, mit Ausnahme des Lenkungsausschusses. Dennoch möchte ich Ihnen zu jedem Thema eine kurze Erläuterung geben.

Administratorrollen und Verantwortlichkeiten

Sie brauchen einen Überblick über alle Microsoft-365-Administratorrollen. Prüfen Sie diese Liste und entscheiden Sie, welche Rollen für Ihre Microsoft-365-Umgebung relevant sind. Schauen Sie über Ihr Microsoft-365-Team hinaus. Häufig braucht auch die Kommunikationsabteilung Admin-Rollen, zum Beispiel für Viva und SharePoint. Diese Rollen sollten nicht dauerhaft zugewiesen werden. Sie sollten Privileged Identity Management (PIM) verwenden.

Collaboration-Einstellungen und Richtlinien

Sie brauchen einen Überblick über alle Tenant-Einstellungen und Richtlinien, die Ihre Microsoft-365-Services betreffen, zum Beispiel SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams. Vergessen Sie Ihre Vorlagenanforderungen nicht: Namenskonvention, inaktive Sites und Teams mit einer Ablaufrichtlinie, Gastzugriff, Überprüfung der Mitgliedschaft sowie Self-Service oder Bereitstellung.

Prozesse und Abläufe

Sie brauchen einen Überblick über die Prozesse und Abläufe rund um Ihren Microsoft-365-Tenant, zum Beispiel Backup und Restore, den Prozess für Lizenzierung und Zugriffsverwaltung im Beschäftigungsverlauf, Mitarbeitersupport, neue Features und Updates sowie die Zuweisung von Administratorrollen.

Sicherheit und Datensicherheit

Sie brauchen einen Überblick über die Richtlinien und Einstellungen zu Sicherheit und Datensicherheit rund um Ihren Microsoft-365-Tenant, zum Beispiel Multi-Faktor-Authentifizierung, bedingten Zugriff, Information Protection und Data Loss Prevention.

Nachdem das nun geklärt ist, wird es Zeit, Ihre Mitstreiter für den Lenkungsausschuss zu finden.

Ihre Mitstreiter, also Ihr Lenkungsausschuss

Microsoft-365-Governance beginnt immer aus IT-Sicht. Das reicht nicht. Sie brauchen mehr Expertise und Einblicke. Wen also sollten Sie einladen? Es gibt kein Richtig oder Falsch. Dennoch gibt es Empfehlungen für bestimmte Rollen.

Themen und Rollen

In meiner früheren Rolle als Microsoft 365 Platform Owner haben wir einen Lenkungsausschuss aufgebaut. Alle zwei Wochen hatten wir ein 30-minütiges Online-Meeting. In diesem Meeting besprachen wir die folgenden zwei Themen:

• Anfragen von Business-Anwendern.
• Microsoft-365-Updates und -Features.

Ich weiß, was Sie denken. Natürlich haben wir nicht alle Anfragen, Updates und Features besprochen. Wir sprachen nur über Punkte, die Auswirkungen auf die folgenden Microsoft-365-Bereiche hatten:

1. Sicherheit
2. Risiko
3. Architektur
4. Wartung

Diese vier Bereiche übersetzten sich in die folgenden anwesenden Rollen:

• IT-Sicherheit
• IT-Risiko
• IT-Architektur
• Microsoft-365-Administratoren

Diese vier Rollen liefern wertvolle Einblicke, jede aus ihrer eigenen technischen Sicht. Lassen Sie mich ein Beispiel teilen, bei dem sich der Lenkungsausschuss und die geteilte Verantwortung als unschätzbar erwiesen haben.

Externe Apps in Microsoft Teams

Microsoft Teams wird, wenig überraschend, für die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen und einer Auswahl externer Partner genutzt. Ein wichtiger Teil dieser Zusammenarbeit ist die Integration externer Apps, zum Beispiel ServiceNow oder Jira. Es gibt viele externe Apps, wirklich viele. Sehen Sie sich nur das folgende Beispiel aus meinem eigenen Tenant an:

Es empfiehlt sich, nicht standardmäßig alle externen Apps zuzulassen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Schalter für Drittanbieter-Apps in Ihrem organisationsweiten App-Einstellungsmenü deaktivieren:

Natürlich haben Mitarbeiter berechtigte geschäftliche Gründe, externe Apps in ihre Teams zu integrieren. Wie also entscheiden Sie, welche externen Apps Sie zulassen oder blockieren? Microsoft hilft dabei.

Sicherheit und Compliance externer Apps

Das Microsoft 365 App Compliance Program[1] prüft und auditiert eine App anhand von Kontrollen, die aus führenden branchenüblichen Frameworks abgeleitet sind. Das Programm belegt, dass starke Sicherheits- und Compliance-Praktiken vorhanden sind, um Kundendaten zu schützen. Das Programm hat die folgenden Phasen:

1. Publisher-Verifizierung.
2. Publisher-Attestierung.
3. Microsoft-365-Zertifizierung.

Jede externe App hat einen Reiter, in dem Nachweise für die Sicherheits- und Compliance-Standards geteilt werden. Zum Beispiel:

Dieser Überblick ist im Entscheidungsprozess enorm hilfreich, wenn es darum geht, die Nutzung der angefragten externen Apps zuzulassen oder abzulehnen. Die Ausschussmitglieder aus IT Security, Risk und Architecture nutzen diese Informationen für ihre Entscheidung. Die Microsoft-365-Administratoren sind dafür verantwortlich, diese Informationen zusammenzutragen und die externe App nach der Freigabe für den Mitarbeiter zu aktivieren. Die Mitarbeiter sind für den Testprozess verantwortlich. Sind die Tests erfolgreich, wird die externe App für die gesamte Organisation oder eine kleinere Auswahl bereitgestellt.

In bestimmten Fällen ist zusätzliche Kommunikation oder Schulung nötig. Und hier kommt die geteilte Verantwortung erneut ins Spiel. Eine Vertreterin oder ein Vertreter aus der Abteilung für Kommunikation und E-Learning ist Teil des Lenkungsausschusses und bringt ihre bzw. seine Expertise in die Governance-Strategie für Ihre Microsoft-365-Umgebung ein. Geteilte Verantwortung ist der Schlüssel zum Erfolg.

Fazit

Ich hoffe, ich konnte die Bedeutung einer geteilten Verantwortung beim Aufbau und Erhalt einer erfolgreichen Microsoft-365-Governance-Strategie vermitteln. Bevor wir zum Schluss kommen, möchte ich mit einem letzten Tipp abschließen.

Für effiziente, wirksame Meetings empfehle ich dringend Microsoft Teams Premium, idealerweise mit Microsoft 365 Copilot, um eine intelligente Zusammenfassung zu erstellen. Besonders in Kombination mit dem Facilitator Agent. Das erleichtert es erheblich, Ihre Notizen und Aufgaben im Blick zu behalten. Beachten Sie jedoch zwei wichtige Hinweise:

• Facilitator in Teams ist im Rahmen des Public-Preview-Programms verfügbar und kann sich vor der öffentlichen Freigabe noch weiter ändern.
• Um Zugang zu diesem und weiteren kommenden Features zu erhalten, wechseln Sie zur Teams Public Preview.
• Nur Benutzer mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz können einen Facilitator zu einem Meeting hinzufügen oder ihn während eines Meetings aktivieren. Jeder Meeting-Teilnehmer (mit Ausnahme externer Teilnehmer) kann jedoch alle Echtzeit-Updates in Chat und Notizen sehen.

Sofern Sie die Teams Public Preview nutzen können: Sie werden es nicht bereuen.

[1] Quelle: Know about high quality Microsoft certified Teams apps - Microsoft Teams | Microsoft Learn

Ein Hinweis von Rencore

Governance zu demokratisieren war noch nie so wichtig. Da Technologie Endbenutzern mehr denn je ermöglicht, eigenständig die Lösungen zu erstellen, die ihr Geschäft braucht, muss wirksame Governance genau dort verfügbar sein, wo Zusammenarbeit stattfindet.

Um diese neue Ära der Self-Service-Lösungen wirklich zu unterstützen, muss Governance in die täglichen Geschäftsabläufe eingebaut sein und sichere, konforme und effiziente Ergebnisse ermöglichen, ohne Innovation zu bremsen. Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Microsoft-365-Governance auf die nächste Stufe heben? Nehmen Sie Kontakt mit Rencore auf. Wir helfen Ihnen gern zum Erfolg.

Zuletzt aktualisiert am 23. April 2026