So optimieren Sie die Produktivität im Microsoft-365-Ökosystem

In einer sich fortlaufend wandelnden, digital-first ausgerichteten Geschäftswelt hat sich das Microsoft-365-Ökosystem als fester Bestandteil effizienter Zusammenarbeit und Produktivität erwiesen. Um das volle Potenzial dieser Suite auszuschöpfen, brauchen Organisationen belastbare Mechanismen, um die digitale Produktivität zu verfolgen und einzuschätzen. Dieser Artikel beleuchtet fünf kritische Bereiche, auf die es ankommt, darunter das Nutzen von Adoption Scores, Verwaltungsberichten, Analysewerkzeugen, Einblicken aus Kollaborationsdaten und die Vorbereitung auf KI-Funktionen.

In einem aktuellen Webinar unseres Ragnar Heil haben wir die 5 wichtigsten sofort verfügbaren Methoden umrissen, um Produktivität und Nutzung innerhalb von Microsoft 365 zu verfolgen und zu messen, und wie Rencore Governance diese Fähigkeiten ergänzt und erweitert. Falls Sie das Webinar verpasst haben, hier die Inhalte:

Was ist Produktivität?

Aus dem Microsoft New Future of Work Report:

• Produktivität lässt sich nicht auf eine einzige Dimension (oder Kennzahl) reduzieren, deshalb umfassen Rahmenwerke mehrere Dimensionen. Leistung/Ergebnisse, Zusammenarbeit und Effizienz sind Beispiele möglicher Dimensionen, die zu berücksichtigen sind.
• Produktivität ist etwas, das über die Zeit geschieht, und die Wahl eines bestimmten Zeitintervalls ist eine weitere Dimension.
• Führungskräfte definieren Produktivität eher als Ergebnisse, einzelne Mitarbeitende eher als Output.
• Eine breitere Definition von Produktivität, die vorgeschlagen wurde, betont mehrere neue Dimensionen zusätzlich zu dem, was Führungskräfte üblicherweise betrachten: Wohlbefinden, Zusammenarbeit und Innovation.

Wenn wir von „Produktivität am Arbeitsplatz” sprechen, geht es im Kern um die Geübtheit und Wirksamkeit, mit der ein Team oder eine Person seine Aufgaben erledigt. Es geht vor allem um die effiziente und wirksame Erledigung von Aufgaben.

Betrachten Sie es so: Wenn Sie in kürzerer Zeit Arbeit von höherer Qualität erzeugen können, ist das ein Beispiel für Produktivität. Und wenn die Produktivität steigt, schlägt sich das oft in höheren Gewinnen und Wachstum für die Organisation nieder.

Angesichts der Vielzahl an Definitionen, von denen viele stark subjektiv sein können, kommen zahlreiche Organisationen zu der Erkenntnis, dass eine der wirksamsten Arten, Produktivität zu beobachten und zu bewerten, darin besteht, die umfassende Nutzung ihrer Kommunikations- und Kollaborationstechnologie durch Einzelne, Teams und das gesamte Unternehmen zu fördern.

Für viele Organisationen, darunter Microsoft, entspricht die Idee der Produktivität der Einführung (Adoption). Das ergibt viel Sinn, denn Organisationen, die sich in Zusammenarbeit und Kommunikation auszeichnen, haben einen deutlichen Produktivitätsvorsprung gegenüber ihresgleichen. Eine starke Einführung führt ausnahmslos zu höherem Output und mehr Innovation.

Wie misst Microsoft Produktivität?

Sehen wir uns die 5 wichtigsten Methoden an, um Produktivität und Nutzung innerhalb des Microsoft-Ökosystems heute zu verfolgen und zu messen:

Der Microsoft Adoption Score

Der zuvor als Microsoft Productivity Score bekannte Microsoft Adoption Score bietet eine allumfassende Sicht darauf, wie Ihr Unternehmen Microsoft 365 nutzt. Diese Kennzahl beleuchtet die Nutzung einzelner Werkzeuge, Muster der Zusammenarbeit und Einführungsraten von Technologie. Sie hilft, Lücken in der Technologienutzung zu erkennen, und ermöglicht so, maßgeschneiderte Schulungs- und Verbesserungsprogramme zu entwickeln.

Der Adoption Score bietet Ihrer Organisation eine wichtige Grundlage, wobei Microsoft Ihren Score gegen ähnlich große Organisationen darstellt. Er misst, wie die Organisation mit Microsoft-365-Kategorien wie Inhaltszusammenarbeit, Mobilität, Kommunikation, Besprechungen und Teamwork arbeitet. Er verfolgt außerdem die Leistung und Gesundheit Ihrer Hardware und Software sowie die gesamte Netzwerkarchitektur. Sie können diesen Score nutzen, um einen umfassenden Blick auf die Produktivität Ihres Unternehmens zu gewinnen und Bereiche für weitere Untersuchung oder Verbesserung hervorzuheben.

Ihr Adoption Score beruht auf den kombinierten Scores Ihrer Kategorien für Menschen- und Technologieerlebnisse. Jede Kategorie wird gleich gewichtet, mit insgesamt 100 Punkten. Der höchstmögliche Adoption Score ist 800. Zu den Score-Kategorien gehören:

• Kommunikation (100 Punkte)
• Besprechungen (100 Punkte)
• Inhaltszusammenarbeit (100 Punkte)
• Teamwork (100 Punkte)
• Mobilität (100 Punkte)
• Endpoint Analytics (100 Punkte)
• Netzwerkkonnektivität (100 Punkte)
• Microsoft 365 Apps Health (100 Punkte)

M365-Berichte im Admin Center

Das Microsoft 365 Admin Center beherbergt eine Vielzahl detaillierter Berichte, die Einblicke in verschiedene Aspekte der Plattformnutzung geben. Ob Sie Trends im E-Mail-Verkehr über Exchange-Berichte verstehen, die Dokumentzusammenarbeit mit SharePoint-Berichten untersuchen oder Kommunikationsgewohnheiten mit Teams-Berichten entschlüsseln möchten, das Admin Center ist Ihre zentrale Anlaufstelle. Diese Berichte regelmäßig zu prüfen, kann wichtige Nutzungsmuster aufdecken, mögliche Herausforderungen erkennen und künftige Entscheidungen über IT-Ressourcen leiten.

Denken Sie daran, dass Berichte auf die letzten 7, 30, 90 und 180 Tage begrenzt sind. Alles darüber hinaus muss manuell verfolgt werden. Und denken Sie auch daran, dass nicht für alle Berichtszeiträume sofort Daten vorhanden sind. Es gibt eine Verzögerung von 48 Stunden, bevor Ihnen Berichte zur Verfügung stehen.

Reporting mit PowerShell und Power BI

Auch wenn die eingebauten Werkzeuge von Microsoft 365 wertvolle Einblicke bieten, können für eine gründliche und anpassbare Analyse Ressourcen wie PowerShell und Power BI von Nutzen sein. PowerShell-Befehle erleichtern das Extrahieren detaillierter Daten aus Microsoft 365, während Power BI diese Daten in ansprechende Berichte und Dashboards verwandelt. Diese Kombination unterstützt umfangreiche Analysen zu Nutzeraktivität, Datennutzung und Mustern der Zusammenarbeit und erlaubt Ihnen, tiefer in Produktivitätskennzahlen einzutauchen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Sie können PowerShell nutzen, um Microsoft 365 zu verwalten und um:

• Zusätzliche Informationen sichtbar zu machen, die Sie im Microsoft 365 Admin Center nicht sehen können
• Funktionen und Einstellungen zu konfigurieren, die nur mit PowerShell möglich sind
• Massenvorgänge auszuführen
• Daten zu filtern
• Daten zu drucken oder zu speichern
• Dienstübergreifend zu verwalten

Viva Insights

Viva Insights bietet datengestützte, datenschutzgeschützte Einblicke und Empfehlungen, die Einzelnen und Teams helfen können, Produktivität und Wohlbefinden zu steigern. Auf persönlicher Ebene gibt es Ratschläge zu Arbeitsgewohnheiten, konzentrierter Zeit und einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Auf organisatorischer Ebene zeigt es Trends zu Zusammenarbeit, Verteilung der Arbeitslast und Besprechungskultur. Der Einsatz von Viva Insights ermöglicht einen gesünderen, ausgewogeneren und letztlich produktiveren digitalen Arbeitsplatz.

Advanced Insights können Führungskräfte darin unterstützen, wesentliche Herausforderungen rund um die Resilienz ihrer Organisation und das Arbeitsumfeld anzugehen. Diese Einblicke können ein klareres Bild davon zeichnen, wie Arbeit sich auf ihre Teams und die gesamten Geschäftsergebnisse auswirkt. Indem sie mögliche Bereiche für Prozessänderungen benennen, können Führungskräfte die Geschäftsleistung steigern und Strategien umsetzen, um das mentale Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden zu schützen.

Microsoft Copilot

Kommende KI-Funktionen wie Microsoft Copilot werden die digitale Produktivität neu definieren, indem sie proaktive Unterstützung auf Basis von Nutzerverhalten und Datenmustern bieten. Um diese Funktionen jedoch voll zu nutzen, müssen Organisationen sicherstellen, dass ihre Daten geordnet und zugänglich sind.

Eine Best Practice zur Vorbereitung auf Copilot ist, eine belastbare Datengovernance-Strategie einzuführen, die sich auf Datenqualität, Konsistenz und Sicherheit konzentriert. Gute Datenpraktiken heute bringen Ihre Organisation in die Position, künftig vom transformativen Potenzial der KI für die digitale Produktivität zu profitieren.

Copilot ist darauf ausgelegt, die Produktivität der Belegschaft deutlich zu steigern, indem es einfache Aufgaben übernimmt, bei der Erstellung von Inhalten unterstützt und Einblicke für weitere Produktivitätsverbesserungen bietet. Microsoft sieht Copilot als ein Werkzeug, das Mitarbeitenden ermöglicht, einfache Aufgaben rasch zu erledigen, etwa Besprechungsnotizen zu machen, was üblicherweise viel Zeit kosten kann. Das wiederum schafft Freiraum im Kalender für kreativere und erfüllendere Aufgaben.

Rencore Governance

Rencore Governance ist eine belastbare Lösung, die die Cloud-Governance über eine Vielzahl von Microsoft-365-Diensten wie Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Azure, Exchange, Viva Engage und die Power Platform hinweg verstärkt. Es erlaubt Ihnen, die Aktivität der Endanwender wirksamer und effizienter zu überwachen, Abweichungen von Best Practices zu erkennen und schnell zu handeln, um Richtlinien zu erstellen und durchzusetzen, Berechtigungen und Lizenzkosten zu verwalten und Ihre Daten zu schützen.

Das Werkzeug verbindet sich mit Ihren Microsoft-365-Diensten und stellt Ihnen ein zentrales Portal bereit, das Ihnen einen umfassenden Überblick darüber gibt, was in Ihrer Umgebung geschieht. Es erstellt ein umfangreiches Inventar an Daten über ein breites Spektrum von Diensten und Anwendungen hinweg und bietet eine Bibliothek fertiger Richtlinien, Berichte und Automatisierungen, die auf gängige Szenarien rund um Einführung, Sicherheit und Compliance sowie Kostenüberschreitungen zugeschnitten sind.

Rencore Governance überwacht Ihre Umgebung und destilliert die Erkenntnisse in detaillierte, umsetzbare Berichte und Dashboards, die Ihnen und allen beteiligten Personen einen zeitnahen Überblick bieten.

Am wichtigsten ist, dass es Ihnen hilft, Ihren Governance-Ansatz für Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Azure, Exchange, Viva Engage und die Power Platform zu skalieren. Insgesamt ist Rencore ein außerordentlich leistungsstarkes Werkzeug für Kunden und Partner, um die Microsoft 365 Governance zu automatisieren.

Fazit

Indem sie sich auf Produktivität konzentrieren, können Organisationen das volle Potenzial des Microsoft-365-Ökosystems erschließen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern. In einer digital-first geprägten Zeit ist es kein Luxus, digitale Produktivität zu verstehen und zu steigern, sondern ein entscheidender Bestandteil im strategischen Arsenal einer Organisation. Digitale Produktivität zu verfolgen und einzuschätzen ist unverzichtbar, um anpassungsfähig, wettbewerbsfähig und zukunftssicher in unserem sich wandelnden Geschäftsumfeld zu bleiben.

Mit Rencore Governance behalten Sie die volle Kontrolle und automatisieren Ihre Microsoft 365 Governance.

Mehr erfahren

Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023