SharePoint-Berechtigungen und externe Freigabe

Zusammenarbeit im Geschäftsleben ist unverzichtbar. Ob zwischen Ihren Teams über Abteilungen hinweg oder in einer externen Partnerschaft mit Dritten, Sie müssen den Prozess so reibungslos wie möglich gestalten. Microsoft weiß, wie wichtig wirksame Zusammenarbeit als Grundlage für alles ist, von innovativen Ideen bis zu einem besseren Kundenerlebnis. Microsoft SharePoint steht im Zentrum dieses Fokus auf gemeinsames Arbeiten. Und in SharePoint sind es die Funktionen für externe Freigabe und die Berechtigungen, die uns besser zusammenarbeiten lassen.

SharePoint wird weltweit über alle Branchen hinweg als Dokumentenmanagementsystem und Plattform für die Zusammenarbeit genutzt. Hier speichern wir unsere Dokumente und Dateien und gelangen schnell an die Inhalte, die wir brauchen.

Doch was, wenn wir einer weiteren Person, etwa einem Dritten, Zugriff geben müssen?

SharePoint-Berechtigungen und externe Freigabe helfen uns, genau das zu tun. Wählen Sie mit den SharePoint-Berechtigungsstufen, wem Sie wann Zugriff geben. Und arbeiten Sie mit der externen Freigabe in SharePoint mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammen (Lieferanten, Partner oder Kunden).

Wie verwalten Sie SharePoint-Berechtigungen?

Wenn es an die Verwaltung von SharePoint-Berechtigungen geht, gibt es viele Zwischentöne. Am einen Ende des Spektrums können Nutzer nur ansehen, ohne innerhalb einer Site bearbeiten oder gestalten zu dürfen. Am anderen Ende erhalten Nutzer Vollzugriff, mit dem ein SharePoint-Nutzer volle Kontrolle über eine SharePoint-Site hat.

Die Standard-Berechtigungsstufen für SharePoint-Sites sind:

• Nur anzeigen (View only): Damit können Nutzer Anwendungsseiten, Elemente und Versionen ansehen, Benachrichtigungen erstellen und Benutzerinformationen in einer Site durchsuchen.
• Eingeschränkter Zugriff (Limited access): gibt etwas mehr Spielraum, Nutzer können auf bestimmte Listen, Ordner oder Dokumente zugreifen, ohne Zugriff auf die gesamte Site zu haben.
• Lesen (Read): Nutzer können Listenelemente (Dokumente, Ordner) und Seiten ansehen und Dokumente auf ihre persönlichen Geräte herunterladen.
• Mitwirken (Contribute): Nutzer können aktiver auf der Site sein, mit der Berechtigung, Elemente hinzuzufügen und zu bearbeiten sowie Versionen in Listen und Dokumentbibliotheken zu löschen.
• Bearbeiten (Edit): erlaubt Nutzern, Listen in einer Site zu verwalten.
• Entwerfen (Design): Nutzer können Elemente oder Seiten in einer SharePoint-Site hinzufügen, aktualisieren, genehmigen, anpassen und löschen.
• Vollzugriff (Full control): Nutzer mit Vollzugriff erhalten alle SharePoint-Berechtigungen. Sie können außerdem SharePoint-Berechtigungen verwalten.

Welche SharePoint-Berechtigungsstufen sollte ich wem erteilen?

Sie kennen nun die SharePoint-Berechtigungsstufen. Doch welche sollten Sie wem erteilen?

Der Sinn der SharePoint-Berechtigungsstufen ist, dass Sie als Unternehmen die Wahl haben. Nämlich die Wahl, wie viel Freiheit Beitragende über die Inhalte einer Site haben sollen.

Welche SharePoint-Berechtigungen Sie anwenden und wem Sie sie erteilen, hängt von den Bedürfnissen Ihrer Organisation ab. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass ein Mitarbeitender Dokumente genehmigen und bearbeiten kann, sollten Sie eine großzügigere Stufe erteilen. Wenn ein neuer, junger Mitarbeitender auf sensible Unternehmensmaterialien zugreifen muss, ist eingeschränkter Zugriff angemessener.

Hier ist ein Ausgangspunkt für Ihre Organisation, wer typischerweise welche Art von Zugriff haben sollte:

• Nur anzeigen, für alle, die nur am Rande an einem Projekt beteiligt sind (das heißt, Sie möchten nicht, dass sie Änderungen an einem Dokument oder einer Datei vornehmen).
• Eingeschränkter Zugriff, wenn Sie Nutzern gezielten Zugriff auf bestimmte Dateien geben möchten.
• Lesen, für jemanden, der an einem Projekt teilnehmen (ein Dokument oder eine Datei ansehen), aber keine Änderungen vornehmen soll. Beachten Sie: Diese Nutzer können Dokumente und Dateien auf ihr Gerät herunterladen.
• Mitwirken, wenn Ihre Mitarbeitenden Elemente (etwa ein Dokument) hinzufügen, bearbeiten und löschen können sollen, eignet sich diese Berechtigung gut. Diese SharePoint-Berechtigungsstufe ist für alle, die aktiver zu einem Projekt beitragen.
• Bearbeiten, diese SharePoint-Berechtigungsstufe ist typischerweise für Abteilungsleitungen oder Personen in einer leitenden Position.
• Entwerfen, für Site-Verantwortliche (in der Regel IT-Administratoren).
• Vollzugriff, für Site-Verantwortliche (in der Regel IT-Administratoren).

SharePoint: mit externen Nutzern teilen

Sie verstehen nun, wie Sie SharePoint-Berechtigungen innerhalb Ihrer Organisation nutzen. Doch was ist mit dem externen Bereich?

Zum Geschäft gehört der Umgang mit der Außenwelt. Doch wie teilen Sie Dokumente und Dateien sicher mit Lieferanten, Kunden oder Stakeholdern?

Nutzen Sie SharePoint, um mit externen Nutzern zu teilen und sicherzustellen, dass Ihre Inhalte nicht über den gewünschten Personenkreis hinausgehen.

Wie Sie SharePoint mit externen Nutzern teilen

Wenn Sie Dokumente oder Dateien mit Nutzern außerhalb Ihrer Organisation teilen möchten, ist ein „Freigabelink” der beste Weg.

Wie das geht? Nun, Microsoft hat es recht einfach gemacht. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument oder die Datei in SharePoint und senden Sie entweder direkt einen Link an einen Beitragenden per E-Mail oder kopieren Sie den Link, um ihn sich selbst zu schicken.

Damit Nutzer außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff erhalten, müssen Sie außerdem Ihre SharePoint-Freigabeeinstellungen anpassen.

Gehen Sie dazu ins Microsoft 365 Admin Center und klicken Sie auf SharePoint. Klicken Sie dann auf Policies, gefolgt von Sharing. Stellen Sie die externe Freigabe für SharePoint auf Anyone oder New and Existing Guests. Klicken Sie auf Save.

Verantwortungsvoll teilen mit Rencore

SharePoint ist für Zusammenarbeit gebaut. Doch je weiter Sie Ihr Netz aus Beitragenden, Site-Nutzern und externem Partner-Ökosystem auswerfen, desto stärker setzen Sie wichtige Unternehmensdaten einem Risiko aus.

SharePoint-Berechtigungen und die externe Freigabe in SharePoint helfen Site-Verantwortlichen und IT-Administratoren, sich in der Landschaft der Zusammenarbeit zurechtzufinden. Mit einem besseren Verständnis der SharePoint-Berechtigungsstufen und ihres richtigen Einsatzes schützen Sie sensible Dokumente vor neugierigen Blicken, steuern den Bearbeitungsprozess und behalten einen einheitlichen Überblick darüber, wie Ihr SharePoint genutzt wird.

Die Aktivität von SharePoint-Endnutzern im Blick zu behalten, ist schwierig. Mit Rencore verwalten, überwachen und automatisieren Sie zentral viele SharePoint-Governance-Prozesse, darunter das Aufspüren und Lösen der folgenden Punkte:

• Extern geteilte Dateien
• SharePoint-Websitesammlungen mit externen Verantwortlichen
• SharePoint-Dateien, die mit inaktiven externen Nutzern geteilt werden

Erkennen Sie Abweichungen von Best Practices und steuern Sie mit Rencore Governance auf bessere Governance und Compliance zu.

Ich empfehle außerdem sehr, das folgende Whitepaper zu lesen: SharePoint governance best practices. Dieses Whitepaper liefert einen auf Best Practices aufgebauten Rahmen, der Ihnen hilft, eine moderne Governance-Strategie zusammenzustellen, um den Datenzugriff und die Freigabe in SharePoint gemeinsam mit anderen Microsoft 365 Diensten zu steuern.

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Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023