Microsoft brachte seine Employee Experience Platform, Microsoft Viva, im Februar 2021 auf den Markt. Die Microsoft Viva Plattform bietet Organisationen Werkzeuge, um eine gesunde Arbeitskultur zu fördern und es Mitarbeitenden zugleich leichter zu machen, produktiv und engagiert zu sein.
Die Säulen einer guten Employee Experience
Die Werkzeuge der Microsoft Viva Suite beruhen auf Forschung, die Microsoft über viele Jahre durchgeführt hat. Diese auf Work Lab veröffentlichte Forschung zeigt, dass sich die Erfahrung eines Mitarbeitenden in die 5 Säulen Verbindung, Einblick, Sinn, Wachstum und Handlungsfähigkeit einteilen lässt.
Diese Säulen decken zentrale Aspekte des Arbeitslebens ab, die gemeinsam zu einer guten Employee Experience beitragen. Von anderen Faktoren abgesehen, haben Arbeitgeber, die es richtig machen, eine engagiertere, motiviertere, reaktionsfähigere und produktivere Belegschaft, was sich wiederum in besseren finanziellen Ergebnissen niederschlägt.
Eine Employee Experience Platform gibt jedem von uns in seiner jeweiligen Rolle, ob Unternehmer, Führungskraft jeder Ebene oder Mitarbeitender, die Werkzeuge und Informationen, um seinen Teil zu diesen Bereichen beizutragen. Manche Werkzeuge liefern Kennzahlen, die fundierte Entscheidungen erleichtern, während andere konkretere Orientierung und Produktivitätsfunktionen bieten.
Verbindung
Mitarbeitende fühlen sich stark mit einer Organisation verbunden, wenn sie über Werte, Initiativen, Veränderungen und Neuigkeiten auf dem Laufenden gehalten werden. Sie fühlen sich als Teil der Organisation, wenn sie gut informiert und sowohl mit dem Tagesgeschehen als auch mit den großen Themen verbunden sind. Dieses Gefühl der Verbundenheit schlägt sich in stärkerer Teamarbeit und größerem Engagement für die Kernziele der Organisation nieder.
Einblick
Führungskräfte brauchen Einblick in Trends bei Arbeitsmustern und in die Stimmung der Mitarbeitenden, um die Organisation und ihre wichtigste Ressource, die Mitarbeitenden, zu führen. Diese datengestützten Informationen erlauben es Führungskräften, das Gleichgewicht zwischen dem Wohlergehen der Mitarbeitenden und der Produktivität der Organisation zu finden. Ein gesundes Gleichgewicht ist nötig für die langfristige Tragfähigkeit des Einsatzes und für anhaltendes Wachstum der Organisation ebenso wie für das persönliche Wachstum der Mitarbeitenden.
Sinn
Mitarbeitende zu motivieren fällt leichter, wenn jeder den Wert und den Sinn seiner Rolle und der geforderten Aufgaben versteht. Ziele müssen auf allen Ebenen der Organisation klar definiert, kommuniziert und gemessen werden, um ihren Motivationsnutzen zu maximieren. Die Maurer-Parabel, angelehnt an die Methoden des Architekten Christopher Wren beim Bau der St Paul’s Cathedral in London, zeigt, wie kraftvoll das Bekenntnis der Mitarbeitenden zu den Zielen als Motivator wirken kann.
Wachstum
In der modernen Welt ist Wandel eine Konstante. Organisationen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende wachsen und sich anpassen können, um auf diese Veränderungen zu reagieren. Dazu gehört, dass neue Mitarbeitende Informationen aus dem Wissen der Organisation finden, etwa zu Produkten, Kunden, Abkürzungen und Prozessen. Und wenn Mitarbeitende in neue Rollen hineinwachsen oder eine Organisation verlassen, ist es wichtig, dass kritisches Wissen nicht verloren geht oder in Inhalten weggeschlossen wird, von denen niemand weiß, damit künftiges Wachstum nicht behindert wird.
Handlungsfähig
Mit Produktivitätswerkzeugen wie Microsoft 365 sind Mitarbeitende in der Lage, ihre Aufgaben zu erledigen. Das richtige Werkzeug im Werkzeugkasten für die anstehenden Aufgaben zu haben, ist entscheidend. Klare Anweisungen und Orientierung dazu, welches Werkzeug wann und wie zu nutzen ist, bedeuten, dass Mitarbeitende die passende Option leicht wählen können.
Die Viva Suite
Microsoft Viva Werkzeuge stehen in jeder Säule der Employee Experience zur Verfügung und bauen auf den bestehenden Investitionen auf, die Organisationen in Microsoft 365 getätigt haben. Der Zugriff erfolgt über die Werkzeuge, die wir täglich nutzen, vor allem Microsoft Teams. Indem Sie Werkzeuge und Inhalte im wichtigsten Kommunikationsmittel bündeln, verringern Sie das Hin- und Herspringen zwischen Anwendungen, das die Arbeit sonst erfordert (oft Kontextwechsel genannt), und verbessern so das tägliche Erlebnis der Nutzer.
Abbildung 1: Microsoft Viva Werkzeuge, mit ihren Produktsymbolen in den Säulen, zu denen sie gehören
Die Microsoft Viva Plattform besteht aus 10 Modulen, verteilt auf die 5 Säulen. Jedes Microsoft Viva Modul hat seinen eigenen Schwerpunkt. Die kombinierte Viva Suite gibt Arbeitgebern und Mitarbeitenden zusammen mit den Produktivitäts-, Sicherheits- und Compliance-Funktionen von Microsoft 365 einen gut bestückten Werkzeugkasten, um in der modernen Welt wirksam zu arbeiten.
Menschen verbinden, Organisationen verbinden
Die Microsoft Viva Werkzeuge in der Säule Verbindung bieten Funktionen, die sicherstellen, dass Mitarbeitende informiert und in die Kommunikation der Organisation einbezogen sind. Das sind Viva Connections, Viva Engage (früher Yammer) und Viva Amplify.
Microsoft Viva Connections hat zwei zentrale Rollen. Die eine ist, Ihr SharePoint Online Intranet in Microsoft Teams zu bringen, es für Schreibtischnutzer in die tägliche Arbeit einzubinden und es zugleich für Nutzer mobiler Geräte leicht zugänglich zu machen. Viva Connections zeigt außerdem Mitteilungen aus Viva Engage und SharePoint News im automatisch zusammengestellten Feed. Das Dashboard hingegen ist so angepasst, dass es Zugriff auf eigene Geschäftswerkzeuge bietet, etwa Systeme zur Urlaubsbuchung und für Supportanfragen, sowie auf relevante Standard-Microsoft-365-Werkzeuge wie Approvals und Shifts. Die zweite Rolle von Viva Connections ist, der Ausgangspunkt für die Navigation durch Microsoft Viva zu sein, mit der Möglichkeit, leicht zwischen den Viva Werkzeugen zu wechseln und das Dashboard anzuzeigen.
Beim Konfigurieren von Viva Connections kann der Administrator zwischen dem Intranet- und dem Viva-Home-Erlebnis als Standard-Startseite in Viva Connections wählen. Was Sie auch wählen, Ihre Nutzer können mühelos zwischen beiden wechseln, mit der Intranet-Schaltfläche (Abbildung 3) und der Viva-Home-Schaltfläche (Abbildung 4) in der oberen Leiste.
Microsoft Viva Engage war früher als Yammer bekannt. Es kann weiterhin als eigenständiges Werkzeug genutzt oder in die breitere Viva Suite eingebunden werden, etwa um Ankündigungen in Viva Connections anzuzeigen. Seit der Umbenennung in Viva Engage sind zusätzliche Funktionen hinzugekommen, etwa kurze Videobeiträge namens Stories, Feeds mit Neuigkeiten aus der gesamten Organisation namens Storylines, eine Funktion, um Updates von Führungskräften hervorzuheben, und erweiterte Analysen.
Answers in Viva Engage verbindet die sozialen Funktionen von Viva Engage mit den Wissensfunktionen von Viva Topics. Nutzer stellen ihre Fragen über einen Viva-Engage-Beitrag und markieren dabei ein Thema aus Viva Topics. Das Thema könnte die Antwort bereits enthalten, und jede neue Antwort wird der Themenseite hinzugefügt, sobald eine Antwort angenommen wird. Nutzer, die Fragen beantworten, erhalten außerdem Abzeichen, die ihre Expertise zeigen.
Microsoft Viva Amplify soll in der zweiten Jahreshälfte 2023 erscheinen und wird Unternehmenskommunikatoren helfen, ihre Mitteilungen über alle verfügbaren Kommunikationskanäle wie E-Mail, Microsoft Teams, SharePoint und Viva Engage zu veröffentlichen. Viva Amplify vereinfacht die Veröffentlichung von Mitteilungen an Mitarbeitende und bietet die Möglichkeit, eine Mitteilung einmal zu schreiben und über alle Kanäle zu teilen, wobei KI-gestützte Funktionen die Aufbereitung für jede Plattform übernehmen und beim Formatieren und beim ersten Verfassen der Mitteilungen unterstützen. Sobald die Mitteilung versendet ist, umfasst Viva Amplify Analysen, um das Engagement zu verfolgen und darüber zu berichten und künftige Kommunikation besser auszurichten.
Wie Viva die Produktivität steigert
Microsoft Viva Insights baut auf den Analysen und Erinnerungen auf, die My Analytics und Workplace Analytics prägten. Mit Funktionen für Einzelpersonen, Teamleiter, Manager und Organisationsleiter helfen Ihnen die Daten, Tipps und Werkzeuge von Viva Insights, wirksamer zu arbeiten, ohne überlastet zu werden. Bevor wir die Kernfunktionen betrachten, ist wichtig zu wissen: Viva Insights hat Datenschutz eingebaut. Mehr Details finden Sie im Artikel zur Governance von Viva Insights.
Als einzelner Mitarbeitender helfen die Funktionen, die Arbeitsbalance zu halten und zugleich Wohlergehen und Produktivität zu verbessern. Auf Basis der Analyse von Kalender- und E-Mail-Daten gibt Viva Insights persönliche Empfehlungen, die NUR für die einzelne Person sichtbar sind, zu Wohlergehen (Abbildung 8), Produktivität (Abbildung 9) und Teamarbeit (Abbildung 10).
In Abbildung 8 ist der Nutzer zugleich Teamleiter und erhält die Empfehlung, für das Team einen besprechungsfreien Tag einzuplanen, sowie persönliche Einblicke in seine Arbeitsgewohnheiten. Der virtuelle Arbeitsweg bietet einen täglichen Überblick über offene Aufgaben und anstehende Besprechungen/Aufgaben für den nächsten Tag. Der Fokusplan erlaubt es Ihnen, Zeit in Ihrem Kalender zu reservieren, um Aufgaben zu erledigen. Weitere, in Abbildung 8 nicht gezeigte Funktionen im Bereich Wohlergehen sind Timer für den Fokusmodus, geführte Meditation von Headspace und emotionale Reflexionstrends.
Wenn Sie Ihre Kalendertermine kategorisieren, können die persönlichen Einblicke Ihnen auch zeigen, wie sich Ihre Termine auf die verschiedenen Kategorien verteilen. Weitere, in Abbildung 9 nicht gezeigte Funktionen in diesem Bereich sind eine Zusammenfassung der Antworten aus Umfragen zur Besprechungseffektivität, die Analyse von Besprechungsgewohnheiten (etwa Multitasking, pünktliches Beitreten und Verlassen) und vorgeschlagene Aufgaben aus der Analyse der E-Mail-Kommunikation.
In Abbildung 10 ist der Nutzer ebenfalls Teamleiter und wird daher ermutigt, 1:1-Besprechungen mit seinen direkt Unterstellten zu planen. Die Zusammenfassung Ihres Netzwerks und Ihrer Kommunikationsgewohnheiten bietet auch detailliertere Ansichten, sodass Sie sehen können, mit wem Sie am häufigsten kommunizieren und wie viel Zeit Sie der Kommunikation widmen (Abbildung 11).
Microsoft Viva Pulse soll in der zweiten Jahreshälfte 2023 erscheinen und wird Teamleitern die Möglichkeit geben, Stimmung und Stimmungstrend ihres Teams über kurze, wiederholbare Umfragen zu erfassen. Für die Umfragen stehen mehrere Vorlagen mit Fokus auf Wohlergehen und Produktivität bereit. Dieses Werkzeug ist für größere Teams gedacht, da mindestens 5 Antworten nötig sind, bevor aggregierte Ergebnisse verfügbar werden, um die Privatsphäre der Befragten zu schützen.
Microsoft Viva Glint soll in der zweiten Jahreshälfte 2023 erscheinen und bringt die Stärke unternehmensweiter Mitarbeiterbefragungen aus dem Glint-Werkzeug zu Microsoft Viva. Dieses Werkzeug dient dazu, regelmäßige Mitarbeiterbefragungen im gesamten Unternehmen durchzuführen. Mit forschungsbasierten Fragen, die auf ein Verständnis von Engagement, Wohlergehen und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zielen, hilft Viva Glint, die Wirkung der Viva Suite und anderer auf Mitarbeitende ausgerichteter Initiativen zu messen.
Microsoft Viva Goals basiert auf einem von Microsoft übernommenen Werkzeug namens Ally.io. Es nutzt die OKR-Methodik (Objectives and Key Results) zur Zielsetzung und -verfolgung. Aufbauend auf der Arbeit von Vetri Vellore bietet Viva Goals eine Plattform, um Ziele der Organisation über Schlüsselkennzahlen und Projekte zu erfassen und zu verfolgen, die auf nahezu jeder Ebene der Organisationshierarchie liegen können. Indem diese wieder mit den Zielen und Leistungsvorgaben der Organisation verknüpft werden, verstehen Mitarbeitende ihre Bedeutung und ihren Beitrag zum großen Ganzen.
Viva für Wissensfindung und Handlungsfähigkeit nutzen
Was macht den Wissensschatz Ihrer Organisation aus? Ist dieses Wissen auffindbar? Wie bei einem Eisberg sind bis zu 90 % der Daten, Informationen und des Wissens, das wir haben, verborgen (es sei denn, Sie sind die Person, die weiß, wo zu suchen ist). Bei Microsoft Viva Topics geht es darum, das Beste aus den in Microsoft 365 gespeicherten Informationen herauszuholen. Viva Topics nutzt KI, um Informationen nach ihrem Thema (Topic) aufzunehmen und zusammenzuführen. Das Ergebnis ist eine Themenseite, die Fachexperten anschließend bearbeiten können, damit sie die relevantesten Details enthält. Viva Topics bringt uns dann die benötigten Informationen „im Arbeitsfluss”. Das heißt, das richtige Wissen zur richtigen Zeit zu den richtigen Menschen zu bringen. Oder dafür zu sorgen, dass Menschen die Informationen vor sich haben, während sie mit diesem Thema arbeiten, indem sie eine Suche durchführen oder Schlüsselwörter in einem Dokument, auf einer SharePoint-Seite, in einer E-Mail oder in einer Teams-Nachricht verwenden.
Microsoft Viva Learning bringt kontinuierliches Lernen in den täglichen Arbeitsfluss. Viele Beschäftigte tun sich schwer, Lernangebote und passende Inhalte zu finden, und genau hier setzt Microsoft Viva Learning an. Mit der Möglichkeit, nach Lernmaterialien zu suchen und Kolleginnen und Kollegen Lerninhalte zu empfehlen, macht es kontinuierliches Lernen sozialer und leichter zugänglich.
Microsoft Viva Sales unterscheidet sich etwas von den anderen Werkzeugen, da es sich an bestimmte Jobrollen statt an alle Mitarbeitenden richtet und außerhalb der Viva Suite lizenziert wird, entweder eigenständig oder als Teil von Dynamics 365. Viva Sales unterstützt das Customer-Relationship-Management, indem es Besprechungen, Kommunikation und für einen Kunden relevante Inhalte erfasst, ohne dass der Mitarbeitende die Eingabe manuell im CRM-System vornehmen muss.
Aufbauend auf Microsoft 365
Microsoft Viva ist auf Microsoft 365 aufgebaut. Es nutzt dieselben Informationsspeicher wie Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams und profitiert von allen Sicherheits-, Compliance-, Datenschutz- und Risikofunktionen, die Microsoft 365 steuern. Auf diesen Artikel folgt eine Reihe weiterer Artikel, die tiefer in die Governance und Verwaltung der Microsoft Viva Werkzeuge blicken.
Lizenzen
Einige Funktionen jedes Moduls sind in den Microsoft 365 Lizenzen enthalten, mit Ausnahme von Microsoft Viva Topics. Sie können die Module einzeln oder über eine Suite-Lizenz lizenzieren. Weitere Details dazu, welche Funktionen in welcher Lizenz enthalten sind, finden Sie in der Vergleichstabelle, die Sie von der Microsoft Viva Website herunterladen können.
Was als Nächstes für Viva kommt
Zwei Werkzeuge in der Säule Einblick, Microsoft Viva Pulse und Viva Glint, sollen in der zweiten Jahreshälfte 2023 erscheinen. Viva Pulse gibt Teamleitern die Möglichkeit, Stimmung und Stimmungstrend ihres Teams über kurze, wiederholbare Umfragen zu erfassen. Für die Umfragen stehen mehrere Vorlagen mit Fokus auf Wohlergehen und Produktivität bereit. Dieses Werkzeug ist für größere Teams gedacht, da mindestens 5 Antworten nötig sind, bevor aggregierte Ergebnisse verfügbar werden, um die Privatsphäre der Befragten zu schützen.
Microsoft Viva Glint bringt die Stärke unternehmensweiter Mitarbeiterbefragungen aus dem Glint-Werkzeug zu Microsoft Viva. Dieses Werkzeug dient dazu, regelmäßige Mitarbeiterbefragungen im gesamten Unternehmen durchzuführen. Mit forschungsbasierten Fragen, die auf ein Verständnis von Engagement, Wohlergehen und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zielen, hilft Viva Glint, die Wirkung der Viva Suite und anderer auf Mitarbeitende ausgerichteter Initiativen zu messen.
Alle Updates zu Microsoft Viva Modulen finden Sie auf der Microsoft 365 Roadmap.
Wenn Sie an weiteren Möglichkeiten interessiert sind, Ihre Microsoft 365 Umgebung zu verstehen und die Produktivität darin zu verbessern, werfen Sie gerne einen Blick auf Rencore Governance. Das Governance-Werkzeug führt alle Microsoft 365 Dienstdaten, einschließlich Viva Engage, an einem Ort zusammen und automatisiert Richtlinien- und Lifecycle-Prozesse für vollständige Governance und ein umfassendes Datenverständnis.
Zuletzt aktualisiert am 13. September 2023
