Hintergrund Ein Umzug zu Microsoft 365, aufgebaut auf Self-Service
Das Unternehmen wechselte zu Microsoft 365, um seinen 1.200 Mitarbeitern einen gemeinsamen Arbeitsort zu geben, mit Lizenzen von F1 bis E5, damit jede Rolle die passenden Werkzeuge erhielt. Self-Service war von Anfang an der Plan: Die Menschen sollten ihre eigenen Arbeitsbereiche erstellen und betreiben, ohne auf die IT zu warten.
Die Migration selbst verlief gut. E-Mail, Dokumente und Zusammenarbeit landeten in der Cloud. Diese Umgebung im großen Maßstab zu betreiben erwies sich als die schwierigere Hälfte der Aufgabe.
Die Herausforderung Was Self-Service im großen Maßstab hervorbrachte
Ein Berater prüfte die SharePoint-Architektur, und das Unternehmen ordnete seine Inhalte nach Abteilungen neu. Genau diese Übung legte das eigentliche Problem offen. Die Freiheit, die Microsoft 365 den Menschen gab, hatte bereits mehr Sites, Teams und Inhalte hervorgebracht, als sich nachvollziehen ließ.
- Teams entstanden schneller, als sie sich verfolgen ließen Es wurden Teams für Projekte, soziale Gruppen, kurzlebige Initiativen und sogar einmalige Besprechungen erstellt. Jedes fügte im Hintergrund still eine SharePoint-Site und eine Office 365-Gruppe hinzu, sodass der digitale Fußabdruck des Unternehmens weit schneller wuchs als die Arbeit, die darin stattfand.
- Externe Freigabe, die niemand sah Inhalte nach außen zu teilen kostete zwei Klicks und hinterließ kein Ablaufdatum. Ohne Möglichkeit zu sehen, wer einen Link besaß oder was er erreichte, sperrte die IT die externe Freigabe vollständig und nahm die Produktivitätseinbußen in Kauf.
- Druck bei der Compliance Branchenvorschriften und Datenschutzrecht wurden immer strenger, und das Unternehmen musste nachweisen, dass seine Nutzung von Microsoft 365 beidem entsprach.
Warum Rencore Sechs Punkte, die den Test entschieden
Das IT-Team prüfte mehrere Produkte, bevor es Rencore Governance testete. Es musste die dringenden Sicherheitsfragen beantworten und zugleich das Werkzeug sein, mit dem das Unternehmen seine Microsoft 365-Umgebung auch in drei Jahren noch betreibt.
- Abdeckung der gesamten Umgebung Microsoft 365, SharePoint, Teams, OneDrive, Exchange, Entra ID, Viva Engage und die Power Platform an einem Ort, genau das, was das Unternehmen tatsächlich steuern musste.
- Dashboards und Richtlinien ab dem ersten Tag Vorkonfigurierte Dashboards und Richtlinien, aufgebaut auf bewährter Praxis, brachten Ergebnisse schon in der ersten Woche statt erst nach einem Einrichtungsprojekt.
- Einblick auf der Ebene, auf der Entscheidungen fallen Detaillierte Angaben zu Benutzeraktivität, externer Freigabe und Ressourcennutzung über die gesamte Umgebung waren der deutlichste Unterschied zu den Alternativen.
- Durchsetzung ohne ständiges Eingreifen Daten sammeln, Richtlinien anwenden und Verstöße beheben, alles ohne ständige Handarbeit, war für ein knapp besetztes IT-Team entscheidend.
- Spielraum, die Regeln an das Unternehmen anzupassen Die mitgelieferten Richtlinien waren für sich schon stark, und Regeln sowie Automatisierungs-Workflows ließen sich dennoch an die eigenen Compliance-Anforderungen anpassen.
- Support, der nah dran blieb Während des Tests meldete sich das Rencore-Team regelmäßig und beantwortete Fragen schnell, statt darauf zu warten, erinnert zu werden.
Die Ergebnisse Was sich nach dem Rollout änderte
Nach dem Test führte das Unternehmen Rencore Governance in der gesamten Organisation ein, begleitet vom Rencore-Team bei der Umsetzung. Vier Veränderungen zeigten sich schnell.
- Ein Blick auf die gesamte Umgebung Das IT-Team sah das Risiko externer Freigaben, verfolgte, wie Teams und SharePoint-Sites erstellt und genutzt wurden, und beobachtete die Aktivität der Power Platform über ein einziges Dashboard.
- Richtlinien, die sich selbst durchsetzen Regeln archivieren inaktive Teams jetzt automatisch nach einer festgelegten Frist, verlangen eine Freigabe, bevor sensible Inhalte das Unternehmen verlassen, und halten Namenskonventionen für neue SharePoint-Sites ein.
- Externe Freigabe wieder eingeschaltet Unnötige Freigabelinks wurden erkannt und entzogen, Ablaufrichtlinien eingeführt, und die IT sah endlich, welche externen Benutzer worauf zugriffen. Mit diesen Kontrollen aktivierte das Unternehmen die externe Freigabe wieder, statt sie gesperrt zu lassen.
- Aus Stunden Handarbeit wurden Minuten Arbeit, die das IT-Team früher stundenlang von Hand erledigte, läuft jetzt in Minuten über ein Dashboard.
Langfristige Wirkung Wie es von dort weiterging
- Eine bewusstere Kultur der Zusammenarbeit Mit klaren, festgehaltenen und allen kommunizierten Regeln überlegten die Menschen zweimal, bevor sie ein weiteres Team anlegten oder eine Datei nach außen teilten. Die Umgebung wurde aufgeräumter, weil sich das Verhalten änderte, nicht weil Zugriff entzogen wurde.
- Die IT wurde von reaktiv zu proaktiv Die tägliche Governance läuft von selbst, sodass das Team seine Zeit für Arbeit einsetzt, die das Unternehmen voranbringt, statt hinter der Umgebung aufzuräumen.
- Es skaliert mit dem Geschäft Wächst das Unternehmen, passen sich Richtlinien und Praktiken mit an, sodass die Microsoft 365-Umgebung Schritt hält, statt neu aufgebaut zu werden.
- Self-Service, mit Leitplanken Leitplanken machten es sicher, den Menschen wieder mehr Freiheit zu geben, eigene Bereiche für die Zusammenarbeit zu erstellen und zu betreiben. Zufriedenheit der Benutzer und Einführung der Microsoft 365-Werkzeuge stiegen beide.
Fazit Kontrolle und Self-Service in derselben Umgebung
Das Unternehmen behielt das self-service-orientierte Microsoft 365, das es aufbauen wollte, und gewann die Kontrolle, um es sicher zu betreiben. Der Wildwuchs ist im Griff, die externe Freigabe ist offen und überwacht, und Compliance steckt im Tagesgeschäft, statt als wiederkehrender Kraftakt aufzuschlagen. Das IT-Team verwendet seine Zeit auf das, was als Nächstes kommt.
