Centralizar la gobernanza en toda la empresa Rencore y Royal BAM

Un entorno cloud-first construido sobre la autonomía

Royal BAM inició su camino a la nube hace unos seis años. La estrategia cloud-first buscaba dar a los empleados la mayor autonomía posible con los servicios de Microsoft 365 a su disposición.

A medida que crecía la colaboración, crecía también la pregunta que toda empresa acaba planteándose: cómo mantener abierto un entorno abierto y, al mismo tiempo, seguir teniéndolo bajo control.

Colaboración abierta a escala de un grupo de construcción

BAM quería un enfoque de autoservicio para Microsoft 365 que permitiera a las áreas de negocio encontrar por sí mismas las herramientas de su trabajo, con controles que mantuvieran los costes, la seguridad, el cumplimiento y la prestación de servicios. Mantener ese equilibrio se volvió más difícil a medida que crecía el entorno.

• Datos en silos La IT trabajaba desde centros de administración separados y scripts de PowerShell, cada uno respondiendo solo a una parte de la pregunta.
• Los scripts cuestan tiempo y personas Crear los scripts consumía recursos, y una vez listos los datos aún había que convertirlos en información y actuar.
• No aguantaría a escala Los scripts caseros y los procesos manuales no iban a sobrevivir al tamaño al que se dirigía el entorno.
• Necesitaba un caso de negocio Lo que eligiera BAM tenía que ser lo bastante rentable para que la dirección diera el visto bueno.

Una vista coherente de todo el tenant

En el mercado, Rencore Governance era la herramienta que ofrecía una vista completa y coherente de todos los datos del tenant, de un proveedor cuya orientación de producto sigue a sus clientes.

Un retorno que llegó en el primer año

BAM recogió casos de uso de varios interesados y construyó un caso de negocio en torno a costes, seguridad, cumplimiento y prestación de servicios proactiva. La primera prioridad: ahorros demostrables.

Compras los vio de inmediato. Rencore Governance detectó usuarios desactivados que aún retenían licencias. Redistribuirlas, revocarlas y depurarlas redujo el número total de licencias de BAM en un 15 %, lo que cubría por sí solo el coste del primer año de Rencore Governance.

La segunda prioridad era el tiempo. Detectar los límites de almacenamiento de OneDrive y automatizar la respuesta detuvo los problemas de sincronización de carpetas antes de que se convirtieran en tickets de soporte.

Los casos de uso siguieron llegando

El aumento de los costes de almacenamiento de SharePoint Online era el siguiente problema. BAM ajustó las políticas predefinidas para localizar sus mayores sitios sin uso en los últimos siete meses, las ejecutó y automatizó la preparación de esos sitios para el archivado. La compra de almacenamiento se ralentizó de 20 TB por trimestre a 20 TB cada cuatro o cinco meses, una reducción y ralentización de la capacidad del 33 %.

BAM también vende partes del negocio una vez terminada la construcción en un país. Determinar qué datos se trasladan, cuántos invitados hay en el tenant, quién tiene acceso y de quién son los contenidos suele ser un proyecto en sí mismo. BAM creó diez políticas de cumplimiento para ese patrón de migración en unos 20 minutos, y luego las exportó y reimportó por organización. La parte compradora obtiene bajo demanda los datos de migración de tenant a tenant, y el equipo de adquisiciones puede presupuestar la escisión correctamente.

Lo que Royal BAM obtuvo al final

BAM conservó el entorno de Microsoft 365 abierto y de autoservicio que quería, y ganó el control para operarlo. Todos los datos de servicio están en un solo lugar, las decisiones se toman a escala según políticas definidas, y el retorno siguió aumentando a medida que surgían nuevos casos de uso en la organización.