Governance zentralisieren über das gesamte Unternehmen Rencore und Royal BAM

Eine Cloud-first-Umgebung, aufgebaut auf Eigenständigkeit

Royal BAM begann seinen Weg in die Cloud vor etwa sechs Jahren. Die Cloud-first-Strategie sollte den Mitarbeitern mit den verfügbaren Microsoft 365-Diensten so viel Eigenständigkeit wie möglich geben.

Mit der Zusammenarbeit wuchs auch die Frage, vor der jedes Unternehmen irgendwann steht: Wie hält man eine offene Umgebung offen und behält sie zugleich unter Kontrolle?

Offene Zusammenarbeit im Maßstab eines Baukonzerns

BAM wollte einen Self-Service-Ansatz für Microsoft 365: Die Fachbereiche sollten selbst die Werkzeuge für ihre Arbeit finden, während Kontrollen Kosten, Sicherheit, Compliance und Servicebereitstellung sicherten. Diese Balance zu halten wurde mit wachsender Umgebung schwieriger.

• Daten in Silos Die IT arbeitete mit getrennten Admin Centern und PowerShell-Skripten, die jeweils nur einen Teil der Frage beantworteten.
• Skripte kosten Zeit und Personal Das Erstellen der Skripte band Ressourcen, und selbst wenn die Daten vorlagen, mussten sie erst in Einblicke überführt und bearbeitet werden.
• Es würde im großen Maßstab nicht tragen Selbstgebaute Skripte und manuelle Prozesse würden der Größe, auf die die Umgebung zusteuerte, nicht standhalten.
• Es brauchte einen Business Case Was BAM auch wählte, musste wirtschaftlich genug sein, damit die Geschäftsleitung zustimmte.

Ein einheitlicher Blick auf den gesamten Tenant

Am Markt war Rencore Governance das Werkzeug, das einen vollständigen und einheitlichen Überblick über alle Daten im Tenant bot, und das von einem Anbieter kam, dessen Produktentwicklung sich an seinen Kunden orientiert.

Ein Return, der schon im ersten Jahr eintrat

BAM sammelte Anwendungsfälle von mehreren Beteiligten und baute einen Business Case rund um Kosten, Sicherheit, Compliance und proaktive Servicebereitstellung. Die erste Priorität waren belegbare Einsparungen.

Der Einkauf sah sie sofort. Rencore Governance erkannte deaktivierte Benutzer, die noch Lizenzen hielten. Deren Neuverteilung, Entzug und Bereinigung senkte die Gesamtzahl der Lizenzen bei BAM um 15 % und deckte damit allein schon die Kosten des ersten Jahres von Rencore Governance.

Die zweite Priorität war Zeit. Das Erkennen von OneDrive-Speichergrenzen und eine automatisierte Reaktion stoppten Probleme bei der Ordnersynchronisation, bevor daraus Helpdesk-Tickets wurden.

Die Anwendungsfälle kamen weiter hinzu

Steigende Speicherkosten in SharePoint Online waren das nächste Problem. BAM passte die vorgefertigten Richtlinien so an, dass sie die größten, seit sieben Monaten ungenutzten Sites fanden, führte sie aus und automatisierte die Vorbereitung dieser Sites für die Archivierung. Der Speicherzukauf verlangsamte sich von 20 TB pro Quartal auf 20 TB alle vier bis fünf Monate, also ein um 33 % geringerer und langsamer wachsender Bedarf.

BAM verkauft außerdem Teile des Geschäfts, sobald der Bau in einem Land abgeschlossen ist. Zu ermitteln, welche Daten umziehen, wie viele Gäste im Tenant sind, wer Zugriff hat und wem die Inhalte gehören, ist normalerweise ein eigenes Projekt. BAM erstellte zehn Compliance-Richtlinien für dieses Migrationsmuster in etwa 20 Minuten und exportierte und importierte sie anschließend je Organisation. Die kaufende Partei erhält bei Bedarf Daten für die Tenant-zu-Tenant-Migration, und das Team für Unternehmenszukäufe kann den Carve-out sauber budgetieren.

Was Royal BAM am Ende hatte

BAM behielt die offene, self-service-orientierte Microsoft 365-Umgebung, die es wollte, und gewann zugleich die Kontrolle, um sie zu betreiben. Alle Dienstdaten liegen an einem Ort, Entscheidungen fallen im großen Maßstab anhand definierter Richtlinien, und der Return wuchs weiter, während im Unternehmen neue Anwendungsfälle auftauchten.