Colaboración en la nube segura para una administración pública

Un paso a la nube deliberadamente prudente

VDL dio su primer gran paso hace dos años, incorporando 1.000 usuarios a Microsoft Teams en doce meses. Como entidad pública que maneja datos sensibles de ciudadanos y administrativos, el ritmo fue una decisión, no una limitación.

Las discusiones que siguieron trataban sobre la gobernanza de datos, su clasificación y el propio tenant de Microsoft 365: qué podía pasar a la nube, cuándo podía hacerlo y cómo demostraría VDL el cumplimiento de las normas de protección de datos. Sin acuerdo en esos puntos, la incorporación se ralentizaba.

Preguntas legítimas que nadie podía responder

El debate interno no era obstrucción. Planteaba puntos reales sobre la colaboración en la nube y la gobernanza de datos, entre ellos qué datos eran estratégicos para VDL y por tanto debían quedarse en las instalaciones locales. El problema era que nadie podía responder las preguntas con pruebas.

• Sin vista del tenant VDL carecía de una vista completa de sus sistemas de Microsoft 365, de modo que la creación de equipos no autorizada y los incidentes de seguridad podían pasar inadvertidos.
• Colaboración externa en pausa El tenant está restringido al personal interno, con el acceso de invitados desactivado, lo que mantiene toda una categoría de trabajo fuera de la plataforma.
• Sin una base común de pruebas IT, seguridad y las áreas de negocio discutían desde posiciones en lugar de a partir de datos sobre el entorno.

Por qué Rencore se puso por delante

VDL identificó tres herramientas candidatas y las puntuó según una matriz de requisitos. Encontró a Rencore en la European SharePoint, Office 365 and Azure Conference, justo cuando la discusión interna se intensificaba.

• Una sola herramienta, no varias Otras opciones necesitaban varias herramientas para lograr el mismo resultado.
• Cobertura completa de los requisitos Rencore cumplía la funcionalidad que VDL había especificado, desde el descubrimiento de datos hasta la gestión del ciclo de vida de los usuarios.
• Una interfaz que el equipo podía usar de verdad El producto era fácil de entender y de manejar.

Lo que Rencore cambió

• Una vista de todo el entorno VDL puede supervisar la creación de equipos, seguir la actividad de los usuarios y mantener el control de su entorno de Microsoft 365.
• Flujos de aprovisionamiento automatizados La creación de usuarios y equipos sigue las propias políticas de VDL, lo que redujo el trabajo manual e hizo coherentes los nuevos espacios.
• Gestión del ciclo de vida de los usuarios Se hace seguimiento de los usuarios activos e inactivos, de modo que el tenant se mantiene limpio y el acceso queda en manos de quienes deben tenerlo.

Ampliar la colaboración sobre una base más firme

Con el control en marcha, VDL puede abordar la migración de contenidos locales a SharePoint Online con más confianza, reabrir la cuestión del acceso de invitados apoyándose en un marco de gobernanza real, y evidenciar su cumplimiento de la normativa de protección de datos en lugar de afirmarlo.

Un modelo que otros organismos públicos pueden seguir

VDL convirtió los obstáculos de su programa en la nube en pasos adelante abordando lo que había debajo: visibilidad, cumplimiento y gestión de usuarios. El resultado son mejores conversaciones entre IT, seguridad y las áreas de negocio, respaldadas por pruebas del propio entorno.