Sichere Cloud-Zusammenarbeit für eine Behörde

Ein bewusst vorsichtiger Schritt in die Cloud

VDL machte vor zwei Jahren den ersten großen Schritt und band innerhalb von zwölf Monaten 1.000 Benutzer in Microsoft Teams ein. Als Behörde, die sensible Bürger- und Verwaltungsdaten verarbeitet, war das Tempo eine Entscheidung, keine Einschränkung.

In den folgenden Diskussionen ging es um Data Governance, Datenklassifizierung und den Microsoft 365-Tenant selbst: was in die Cloud wandern konnte, wann es wandern konnte und wie VDL die Einhaltung der Datenschutzregeln nachweisen würde. Ohne Einigung zu diesen Punkten verlangsamte sich die Einbindung.

Berechtigte Fragen, die niemand beantworten konnte

Die interne Debatte war keine Blockade. Sie warf echte Punkte zu Cloud-Zusammenarbeit und Data Governance auf, darunter, welche Daten für VDL strategisch waren und daher lokal bleiben mussten. Das Problem war, dass niemand die Fragen mit Belegen beantworten konnte.

• Kein Blick auf den Tenant VDL fehlte ein umfassender Überblick über seine Microsoft 365-Systeme, sodass unbefugte Teamerstellung und Sicherheitsvorfälle unbemerkt bleiben konnten.
• Externe Zusammenarbeit auf Eis Der Tenant ist auf internes Personal beschränkt, der Gastzugriff ist deaktiviert, wodurch eine ganze Klasse von Arbeit außerhalb der Plattform bleibt.
• Keine gemeinsame Faktenbasis IT, Sicherheit und Fachbereiche argumentierten aus Positionen heraus statt aus Daten über die Umgebung.

Warum Rencore vorn lag

VDL ermittelte drei infrage kommende Werkzeuge und bewertete sie anhand einer Anforderungsmatrix. Auf Rencore stieß VDL auf der European SharePoint, Office 365 and Azure Conference, gerade als die interne Diskussion Fahrt aufnahm.

• Ein Werkzeug, nicht mehrere Andere Optionen brauchten mehrere Werkzeuge für dasselbe Ergebnis.
• Vollständige Abdeckung der Anforderungen Rencore erfüllte die von VDL geforderte Funktionalität, von der Datenermittlung bis zum Lebenszyklus-Management der Benutzer.
• Eine Benutzeroberfläche, die das Team wirklich nutzen konnte Das Produkt war leicht zu verstehen und zu bedienen.

Was Rencore veränderte

• Ein Blick auf die gesamte Umgebung VDL kann die Teamerstellung überwachen, Benutzeraktivität verfolgen und den Überblick über seine Microsoft 365-Umgebung behalten.
• Automatisierte Bereitstellungs-Workflows Die Erstellung von Benutzern und Teams folgt den eigenen Richtlinien von VDL, was Handarbeit senkte und neue Arbeitsbereiche konsistent machte.
• Lebenszyklus-Management der Benutzer Aktive und inaktive Benutzer werden erfasst, sodass der Tenant sauber bleibt und der Zugriff bei den Menschen bleibt, die ihn haben sollten.

Zusammenarbeit auf festerem Fundament ausbauen

Mit der Kontrolle im Rücken kann VDL die Migration lokaler Inhalte nach SharePoint Online mit mehr Zuversicht angehen, die Frage des Gastzugriffs auf Basis eines echten Governance-Rahmens neu aufwerfen und seine Einhaltung der Datenschutzvorschriften belegen, statt sie nur zu behaupten.

Ein Vorbild, dem andere Behörden folgen können

VDL machte aus den Hindernissen seines Cloud-Programms Schritte nach vorn, indem es angegangen ist, was darunter lag: Überblick, Compliance und Benutzerverwaltung. Das Ergebnis sind bessere Gespräche zwischen IT, Sicherheit und Fachbereichen, gestützt auf Belege aus der Umgebung selbst.