Une collaboration cloud sécurisée pour une entité publique

Un passage au cloud délibérément prudent

VDL a franchi son premier grand pas il y a deux ans, en intégrant 1 000 utilisateurs à Microsoft Teams en douze mois. En tant qu'entité publique traitant des données citoyennes et administratives sensibles, ce rythme était un choix, non une contrainte.

Les discussions qui ont suivi portaient sur la gouvernance des données, leur classification et le tenant Microsoft 365 lui-même : ce qui pouvait migrer vers le cloud, quand, et comment VDL démontrerait sa conformité aux règles de protection des données. Faute d'accord sur ces points, l'intégration ralentissait.

Des questions légitimes auxquelles personne ne pouvait répondre

Le débat interne n'était pas de l'obstruction. Il soulevait de vraies questions sur la collaboration cloud et la gouvernance des données, notamment celle des données stratégiques pour VDL, qui devaient donc rester sur site. Le problème, c'était que personne ne pouvait répondre à ces questions avec des preuves.

• Aucune vue sur le tenant VDL n'avait pas de vue d'ensemble de ses systèmes Microsoft 365, si bien que la création d'équipes non autorisées et les incidents de sécurité pouvaient passer inaperçus.
• La collaboration externe en suspens Le tenant est réservé au personnel interne, l'accès invité étant désactivé, ce qui maintient toute une catégorie de travaux hors de la plateforme.
• Aucune base de preuves commune L'IT, la sécurité et les métiers argumentaient à partir de positions plutôt que de données sur le parc.

Pourquoi Rencore est arrivé en tête

VDL a identifié trois outils candidats et les a notés selon une matrice d'exigences. Elle a découvert Rencore à l'European SharePoint, Office 365 and Azure Conference, au moment où la discussion interne s'intensifiait.

• Un seul outil, pas plusieurs Les autres options nécessitaient plusieurs outils pour atteindre le même résultat.
• Une couverture complète des exigences Rencore répondait aux fonctionnalités spécifiées par VDL, de la découverte des données à la gestion du cycle de vie des utilisateurs.
• Une interface réellement utilisable par l'équipe Le produit était simple à comprendre et à prendre en main.

Ce que Rencore a changé

• Une vue de tout l'environnement VDL peut surveiller la création d'équipes, suivre l'activité des utilisateurs et garder la maîtrise de son parc Microsoft 365.
• Des workflows de création automatisés La création d'utilisateurs et d'équipes suit les stratégies propres à VDL, ce qui a réduit le travail manuel et rendu les nouveaux espaces de travail cohérents.
• Gestion du cycle de vie des utilisateurs Les utilisateurs actifs et inactifs sont suivis, de sorte que le tenant reste propre et que les accès restent entre les mains des personnes qui doivent les avoir.

Élargir la collaboration sur des bases plus solides

Le contrôle en place, VDL peut aborder la migration de ses contenus sur site vers SharePoint Online avec plus d'assurance, rouvrir la question de l'accès invité en s'appuyant sur un véritable cadre de gouvernance, et prouver sa conformité à la réglementation sur la protection des données plutôt que de l'affirmer.

Un modèle que d'autres organismes publics peuvent suivre

VDL a transformé les blocages de son programme cloud en avancées en s'attaquant à ce qui les sous-tendait : la visibilité, la conformité et la gestion des utilisateurs. Résultat : de meilleurs échanges entre l'IT, la sécurité et les métiers, appuyés par des preuves tirées du parc lui-même.