L'excellence de la gouvernance dans la santé

Une adoption par phases, et les problèmes venus avec l'échelle

Chaque phase représentait une réelle avancée pour la collaboration numérique de l'hôpital. Mais à mesure qu'une part croissante du travail de l'organisation passait dans Microsoft 365, les questions opérationnelles et de conformité croissaient plus vite que les outils pour y répondre.

Quatre problèmes qui menaçaient l'efficacité

• Protection des données et conformité Les processus liés à la protection des données manquaient de clarté, laissant des failles susceptibles d'exposer des informations sensibles ou d'enfreindre les normes réglementaires.
• Aucune vue sur les opérations L'équipe IT avait peu de visibilité sur l'activité des utilisateurs, l'usage des ressources ou ses propres processus de gouvernance, ce qui rendait l'inefficacité et le risque difficiles à repérer.
• Une gestion complexe Microsoft 365 se comportait comme une boîte noire, avec une transparence limitée sur son fonctionnement et son évolution.
• Un changement permanent Les outils étaient fréquemment remplacés ou mis à jour, et adapter les stratégies à chaque changement demandait un effort réel à cette échelle.

Ce que Rencore a mis en place

• Une visibilité sur les services Des tableaux de bord centralisés offrent une visibilité transversale sur Teams, SharePoint Online, OneDrive et d'autres services, avec des rapports sur l'usage réel des ressources par les départements.
• Gestion du cycle de vie Les opérations de gouvernance s'exécutent automatiquement. Les ressources orphelines, comme les canaux Teams ou les listes SharePoint, se voient attribuer un compte de service afin de rester supervisées, et le départ des utilisateurs désactivés est traité plutôt que laissé en suspens.
• Une surveillance continue L'équipe IT est alertée des violations et des risques, et les problèmes sont résolus automatiquement lorsque c'est possible.
• Des normes de sécurité élevées L'authentification multifacteur est imposée, les stratégies de partage interne et externe maintiennent les données sensibles dans des limites autorisées, et la surveillance des stratégies réduit la place laissée à l'erreur humaine.
• Des stratégies évolutives Les stratégies ont été conçues pour s'adapter aux évolutions technologiques sans perturber les opérations.
• Préparation à l'IA La sécurisation des workflows et du traitement des données prépare l'hôpital aux intégrations d'IA à venir.

Ce qui a changé en trois mois

La mise en œuvre s'est déroulée sans accroc, portée par l'accompagnement et le support de Rencore. En trois mois, l'hôpital a constaté un retour mesurable, tiré par une meilleure efficacité opérationnelle, des stratégies génératrices d'économies, un risque de sécurité réduit et des processus de gouvernance qui ne nécessitaient plus de surveillance constante.

• Efficacité opérationnelle L'automatisation a réduit la charge manuelle des tâches de gouvernance, si bien que l'équipe IT pouvait consacrer son temps à des travaux stratégiques plutôt qu'à la maintenance de routine.
• Une visibilité améliorée Des tableaux de bord centralisés ont transformé l'activité des utilisateurs, l'usage des ressources et le risque en éléments sur lesquels l'équipe pouvait agir avant qu'ils ne dégénèrent.
• Une sécurité renforcée Les mesures de protection des données sont appliquées automatiquement sur l'ensemble des outils Microsoft 365.
• Évolutivité La plateforme s'adapte à l'évolution des besoins sans reconfiguration lourde ni personnel supplémentaire.

Au-delà des trois premiers mois

• Excellence opérationnelle L'automatisation de la gouvernance maintient l'efficacité sur l'ensemble des outils Microsoft 365 et évolue avec la suite.
• Une conformité maîtrisée La protection des données est devenue partie intégrante des opérations quotidiennes plutôt qu'une perturbation récurrente.
• Un appui à la recherche Une collaboration sécurisée permet aux chercheurs de travailler avec des partenaires du monde entier tout en maintenant les normes de sécurité des données.
• Un leader technologique dans la santé L'hôpital a montré l'exemple à d'autres institutions sur la façon de se moderniser sans relâcher le contrôle.

Pas un choix binaire

Pour Universitätsspital Basel, il n'a jamais été question de choisir entre les opérations, l'excellence de la recherche et la conformité. Une seule solution répondait aux trois. Les établissements de santé modernes ont besoin de plus que les outils Microsoft natifs pour bien piloter leurs environnements numériques, et voici à quoi ressemble l'alternative en pratique.