Öffentliche und private Teams kontrollieren
Hallo, ich bin Sven von Rencore und möchte heute mit Ihnen über öffentliche und private Teams sprechen und darüber, wie Sie damit umgehen, wenn Sie Copilot einführen oder einen Mangel an bereitgestellten Content-Assets berücksichtigen müssen.
Legen wir los und sehen uns das folgende Video an.
Seit den Anfängen von Microsoft Teams gibt es private und öffentliche Teams für organisierte Zusammenarbeit. In vielen Organisationen werden private Teams zum Beispiel für konkrete Projekte und Abteilungen genutzt. Öffentliche Teams dienen dagegen mehr oder weniger organisationsweiten Aktivitäten und Gruppen. In manchen Fällen legen Nutzer jedoch versehentlich öffentliche Teams für Projekte mit sensiblen Informationen an.
Mit Blick auf Copilot sind öffentliche Teams besonders interessant, denn technisch gesehen haben alle Nutzer der Organisation Zugriff auf die Informationen, die in einem öffentlichen Team gespeichert sind. Entsprechend greift Copilot auf diese Informationen zu und stellt sie allen zur Verfügung.
Lösen wir also das Problem. Zuerst wechseln wir in Rencore Governance in den Bereich Compliance und klicken auf den Tab Compliance.
Ich habe hier eine kleine Richtlinie für Sie vorbereitet, mit der wir nach öffentlichen Teams suchen und eine Liste aller öffentlichen Teams in meinem Tenant erhalten.
Für dieses Beispiel nutzen wir Demodaten und verwenden das Sales-Team, damit es allgemein gültig bleibt. Wir sehen hier, dass das Sales-Team ein öffentliches Team ist. Am Namen lässt sich erkennen, dass es vermutlich nicht öffentlich sein sollte.
So erhalten Sie allein mit der Richtlinie einen guten Überblick über alles, was in Ihrem Tenant passiert. Mit Rencore Governance gehen wir aber noch einen Schritt weiter und geben Ihnen die Möglichkeit, Automatisierungen hinzuzufügen, wie Sie oben rechts sehen.
Wenn Sie auf die Automatisierung klicken, die mit der Richtlinie verknüpft ist, können wir die Logik im Hintergrund betrachten und sehen, was für das Marketing-Team passieren wird.
Die Automatisierung führt alle Aktionen für alle Teams aus, die gegen die Richtlinie für öffentliche Teams verstoßen. Der nächste Schritt wäre, eine Genehmigung für die Team-Besitzer einzurichten, sie darüber zu informieren, dass ihr Team öffentlich ist, und sie zustimmen zu lassen, wenn es in Ordnung ist, das Team auf privat umzustellen. Bei Bedarf können sie auch ablehnen. Anschließend ergreifen wir in der Automatisierung Maßnahmen, um das Risiko zu verringern. Die Sichtbarkeit der Gruppe wird auf privat gesetzt, und wenn die Team-Besitzer die Umstellung auf privat ablehnen, geht eine Meldung an einen Teams-Kanal des IT-Teams oder des Microsoft Teams-Administrationsteams, um Ihr Team darüber zu informieren, dass ein öffentliches Team besteht.
Sie könnten im Automatisierungs-Setup auch bestimmte Aktionen für den Ablehnungsfall hinterlegen, zum Beispiel keine Meldung an einen Team-Kanal senden, sondern die Besitzer erneut darauf hinweisen, dass das Team öffentlich ist. Das ist mit Blick auf Copilot ein sehr guter Anwendungsfall, aber auch für die allgemeine Informationssicherheit und das Bewusstsein der Nutzer. Sie werden automatisch über alles informiert, was in Ihrer Umgebung passiert. So müssen Sie nicht im Kopf alle Teams durchgehen und einzelne Nutzer um Erlaubnis bitten, etwas auf privat zu stellen. All das können Sie mit Rencore Governance automatisieren, und wir haben Ihnen noch viele weitere Fälle zu zeigen. Bleiben Sie dran für den nächsten Showcase-Anwendungsfall.
Weitere Tipps und Tricks zur Microsoft 365 Collaboration Governance finden Sie auf unserem YouTube-Kanal. Abonnieren Sie ihn und folgen Sie Sven auf LinkedIn.
Wenn Sie Fragen zu Rencore Governance haben oder es in Aktion sehen möchten, melden Sie sich gern direkt bei uns.
Zuletzt aktualisiert am 3. Juni 2024
