Umgang mit inaktiven externen Benutzern
Hallo! Ich bin Sven Seidenberg und zeige Ihnen, wie Sie mit unserem ausgesprochen benutzerfreundlichen Tool Rencore Governance die häufigsten Herausforderungen rund um Cloud-Collaboration-Governance lösen.
In diesem Beitrag lernen wir, wie Sie mit inaktiven externen Benutzern umgehen. Legen wir los und sehen uns das folgende Video an.
Zunächst gehen wir zur Dashboard-Übersicht, in der Sie auf einen Blick Informationen zu Ihrem Tenant sehen. Von hier aus wechseln Sie in das Inventar und wählen den Bereich „Users”, um inaktive externe Benutzer zu identifizieren.
Wir stellen fest, dass die Benutzerin Megan die Kriterien erfüllt, die wir für diese Richtlinie erstellt haben. Hier sehen wir alle gemeldeten Verstöße im Detail.
Jetzt kommen wir zur Umsetzung, indem wir oben in der Benutzeroberfläche in den Bereich Compliance wechseln und nach einer Richtlinie suchen, die zu unserem Anwendungsfall passt. Eine vorgefertigte Richtlinie gibt es bereits: „inactive external users”. Wenn Sie sie öffnen, erhalten Sie einen ersten Eindruck der Daten aus dem Zeitpunkt, als die Richtlinie erstellt oder hinzugefügt wurde.
Wenn wir tiefer in den Policy Builder schauen, sehen wir Governance-Best-Practices und wie die Richtlinie aufgebaut ist. In diesem Fall gilt sie für jeden Benutzer, der extern ist, der sich seit sechs Monaten nicht angemeldet hat und dessen letzte Anmeldung nicht leer ist (hat sich noch nie angemeldet).
Warum berücksichtigen wir das hier? Wenn jemand einen externen Benutzer einlädt und dieser sich nie in Ihrer Umgebung anmeldet, war er nie aktiv. Das kann bei einer Entscheidung helfen, die Sie später treffen möchten. Vielleicht möchten Sie ihm zum Beispiel Zeit geben, sich noch anzumelden.
Direkt in der Richtlinie können wir eine Automatisierung hinzufügen, die die gewünschte Aktion übernimmt. Im Workflow ist der Auslöser hier auf „policy violations” gesetzt. Immer wenn Ihre Umgebung gescannt wird, greift die Richtlinie und die Automatisierung wird zusammen mit allen vordefinierten Aktionen ausgelöst.
Als Nächstes fügen wir dem Workflow einige automatisierte Aktionen hinzu, denn wir wollen sie nicht manuell erledigen. Wir haben Besseres zu tun und überlassen das lieber Rencore Governance.
Die einfachste Lösung wäre, die Benutzerkonten zu deaktivieren, die inaktiv sind und sich seit sechs Monaten nicht angemeldet haben. Sie können aber auch vorab eine E-Mail senden, die darauf hinweist, dass das Konto gelöscht und deaktiviert wird, falls sich der Benutzer nicht innerhalb der nächsten 14 Tage anmeldet.
Für diesen Anwendungsfall bleiben wir bei der direkten Deaktivierung des Benutzers, und ich kann die Informationen aus unserer Richtlinienaktion nutzen, um über E-Mail und Aktivierungsstatus zu deaktivieren. Anschließend vergeben wir einen Namen und eine kurze Beschreibung sowie Logo-Icons. Klicken Sie auf Speichern und Aktivieren, dann wird das Ganze nach dem nächsten Scan aktiv.
Weitere Tipps und Tricks zur Microsoft 365 Collaboration Governance finden Sie auf unserem YouTube-Kanal. Abonnieren Sie ihn und folgen Sie Sven auf LinkedIn.
Wenn Sie Fragen zu Rencore Governance haben oder es in Aktion sehen möchten, melden Sie sich gern direkt bei uns.
Zuletzt aktualisiert am 3. Juni 2024
