SharePoint über das SharePoint Admin Center verwalten
SharePoint zu verwalten kann eine Herausforderung sein. Es ist einfach so viel davon vorhanden. Für größere Unternehmen mit mehr Mitarbeitenden macht das die Umsetzung von Richtlinien schwierig. Zum Glück bringt SharePoint ein eigenes Admin Center mit, das IT-Teams dabei hilft, diese Umgebungen zu verwalten und Budgets, Nutzungsstatistiken, die allgemeine Organisation und mehr im Blick zu behalten.
Als zentrale Drehscheibe der Dateiverwaltung in über 400.000 Organisationen sollte die wirksame Verwaltung von SharePoint für IT-Abteilungen Priorität haben. Doch bei so vielen Aspekten fällt es gerade kleineren Teams schwer zu wissen, wo sie anfangen oder was sie als Nächstes tun sollen. In diesem Blog sehen wir uns einige Funktionen des SharePoint Admin Center an und werfen einen genaueren Blick auf die wichtigsten davon.
So verwalten Sie SharePoint wirksam
Bei der wirksamen Verwaltung von SharePoint kommt es vor allem darauf an, zu wissen, worauf Sie Ihre Energie richten. Sich durch die weiten Flächen des Intranets Ihrer Organisation zu wühlen, bringt Sie nicht schnell voran. Das SharePoint Admin Center bündelt alle Statistiken und Updates, die Sie brauchen, auf einem zentralen Dashboard und verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Umgebung.
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen aus dem Home-Dashboard des SharePoint Admin Center und wie Sie damit eine effizientere und sicherere SharePoint-Umgebung schaffen:
Site-Suche
Mit der Site-Suche finden Sie jede SharePoint-Site in Ihrem Netzwerk, was die Verwaltung schneller und einfacher macht. Wer regelmäßig Sites und Ordner durchforstet, spart damit spürbar Zeit und reduziert einen Teil des Aufwands, der mit der Verwaltung von SharePoint verbunden ist.
Message Center
In diesem Bereich des Admin Center finden Sie Entwicklungs-Updates von Microsoft zu SharePoint-Funktionen und zum Serverstatus. So bleibt Ihr Team Änderungen voraus, die sich auf die SharePoint-Nutzung in Ihrer Organisation auswirken könnten. Außerdem können Sie Probleme verhindern, bevor sie entstehen.
Dateiaktivität
Die Dateiaktivität ist eine der wichtigsten Funktionen für eine erfolgreiche SharePoint-Verwaltung. Dieses Modul des Admin Center hält Sie auf dem Laufenden, wie viele Dateien erstellt und wie viele synchronisiert werden, welche Art von Aktivitäten mit diesen Dateien stattfindet und mehr. So behalten Sie im Blick, wie Mitarbeitende mit Ihrer SharePoint-Umgebung interagieren, und erkennen Missbrauch frühzeitig.
Speichernutzung
Die Speichernutzung ist ein weiteres wichtiges Puzzleteil für eine wirksame SharePoint-Verwaltung. Mit 1 TB Speicher als Standard in allen Plänen kann es passieren, dass Ihre Organisation am Ende für mehr bezahlen muss. Diese Kosten können ausufern, wenn Sie nicht im Blick behalten, was Sie tatsächlich nutzen. Mit dem Modul Speichernutzung verfolgen Sie, welchen Prozentsatz des Speichers Ihre Organisation gerade belegt, und schlüsseln genauer auf, wo Platz verbraucht wird.
Service Health
Bei der Verwaltung von SharePoint-Sites treten manchmal Probleme auf, die außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen. Da Microsoft ständig daran arbeitet, SharePoint immer nützlicher zu machen, kommt es in einigen Diensten gelegentlich zu Anfangsschwierigkeiten. Das Modul Service Health liefert Ihnen Echtzeit-Updates zu allen Microsoft-Störungen, was davon betroffen sein könnte und welche möglichen Ausweichlösungen Ihnen helfen.
Vertraulichkeitsbezeichnungen
Wenn Ihre Organisation mit sensiblen Daten umgeht, möchten Sie bestimmte Sites vielleicht mit einer Vertraulichkeitsbezeichnung wie „Vertraulich” versehen, um Anwendern zu signalisieren, dass sie beim Zugriff und bei der Nutzung der Site Compliance-Vorgaben einhalten müssen. Dieses Modul verfolgt diese Vertraulichkeitsbezeichnungen und zeigt an, welche Sites derzeit keine Kennzeichnung tragen. Das kann Ihnen helfen, Datenschutz und Compliance in SharePoint zu steuern.
Die Vorteile der SharePoint-Verwaltung über das Admin Center
All diese Funktionen machen das SharePoint Admin Center zu einem mächtigen Werkzeug im Repertoire des IT-Teams. Es erlaubt dem Team, eine Umgebung zu schaffen, die nicht nur einfacher zu verwalten ist, sondern in der sich auch alle Mitarbeitenden problemlos zurechtfinden und arbeiten können. Hier sind einige der weiter reichenden Vorteile, die das SharePoint Admin Center Ihrem Unternehmen bringt:
- Reibungslosere Zusammenarbeit zwischen Teams
- Weniger Engpässe und fehlende Dateien
- Weniger doppelte Dateien
- Höhere Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit des Netzwerks
- Vorausschauend handeln und sich auf kommende SharePoint-Updates vorbereiten
Über das SharePoint Admin Center hinaus
Das SharePoint Admin Center ist zweifellos ein integraler Bestandteil der Verwaltung und Steuerung von SharePoint. Mit weit mehr Funktionen, als sich in einem einzelnen Blogbeitrag behandeln lassen, erlaubt es Ihnen, all das zu überwachen und darüber zu berichten, was Ihr SharePoint optimal am Laufen hält, damit es allen Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung steht.
Perfekt ist es allerdings nicht. Manche Organisationen bemängeln, dass es dem Admin Center in einigen Bereichen an Überblick fehlt und dass alle Microsoft-Admincenter nur eine begrenzte, auf ihren jeweiligen Dienst beschränkte Sicht bieten. Um Ihren Microsoft-365-Tenant wirksam zu steuern, brauchen Sie letztlich einen zentralen Single Point of Truth, an dem sich alle Daten analysieren und rasch in Maßnahmen umsetzen lassen. Diese Abwägung erläutern wir ausführlich in unserem Vergleich der Alternativen zum Microsoft Admin Center, der zeigt, worüber jedes native Portal für sich berichtet und was eine einzige, dienstübergreifende Inventarisierung ergänzt.
Als vierfacher Microsoft-Partner in Gold weiß Rencore, wie man SharePoint und den gesamten Microsoft-365-Stack verwaltet und steuert. Einige der größten Organisationen der Welt vertrauen darauf, dass wir ihnen dabei helfen, SharePoint wirksam, sicher und effizient über unsere Microsoft 365 Governance-Plattform zu verwalten und zu steuern.
Ich empfehle außerdem sehr, das folgende Whitepaper zu lesen: Best Practices für SharePoint Governance. Dieses Whitepaper bietet Best Practices für die Umsetzung einer wirksamen SharePoint-Governance-Strategie, die den Datenzugriff und das Teilen von Daten steuert und für eine bessere Zusammenarbeit sorgt.
Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023
