8 SharePoint Best Practices und häufige Fragen
Rencore feiert nächstes Jahr seinen zehnten Geburtstag, und alles begann hier mit SharePoint. Zum Auftakt des Countdowns geben wir Ihnen die 8 SharePoint Best Practices und häufigen Fragen an die Hand, um gern in Erinnerungen zu schwelgen und zugleich nach vorn zu blicken, während der Markt für Cloud-Zusammenarbeit weiter steil wächst.
Was ist SharePoint
Für viele Organisationen war und ist SharePoint die erste Wahl als Plattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen, um gemeinsam an Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und mehr zu arbeiten. Ob on-premises oder in der Cloud, die folgenden SharePoint Best Practices bleiben gleich:
SharePoint-Site und Websitesammlung einrichten
Wenn Sie eine einfache Lösung suchen, um mit Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten, sollten Sie eine Teamsite einrichten. Eine Teamsite ist eine Sammlung von Seiten, auf denen mehrere Personen an einem Projekt arbeiten können. So behalten Sie Änderungen verschiedener Teammitglieder leichter im Blick.
Wenn Ihre Zusammenarbeit weiter wächst, müssen Sie Ihre SharePoint-Site erweitern. Dann bietet es sich an, eine Websitesammlung einzurichten. Damit erstellen Sie mehrere Sites an einem Ort. Sie können außerdem Personen zu Gruppen hinzufügen, damit sie auf bestimmte Bereiche der Site zugreifen.
Eine Dokumentbibliothek erstellen
Sobald Sie eine Site haben, sollten Sie eine Dokumentbibliothek erstellen. In einer Dokumentbibliothek speichern Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens. Sie können die Bibliothek beliebig benennen, achten Sie aber auf einen aussagekräftigen Namen.
SharePoint vs. OneDrive
Jetzt geht es ausschließlich in die Cloud, wo Microsoft seinen Nutzern zwei verschiedene Cloud-Speicheroptionen bietet: SharePoint Online und OneDrive. Beide bieten ähnliche Funktionen, doch es gibt Unterschiede, die beeinflussen, wie Sie sie einsetzen.
OneDrive ist speziell für den persönlichen Gebrauch konzipiert. Das bedeutet, Sie können jede Art von Datei in der Cloud speichern, ob Bild, Tabelle oder Präsentation. Sie können diese Dateien außerdem bearbeiten, ohne warten zu müssen, bis sie heruntergeladen sind.
SharePoint-Berechtigungen und externe Freigabe
Wenn Sie Dateien mit anderen teilen müssen, ist SharePoint die bessere Wahl gegenüber OneDrive. Sie legen Berechtigungen fest, damit nur bestimmte Personen auf bestimmte Teile der Site zugreifen. Sie können SharePoint außerdem nutzen, um gemeinsam mit anderen an Projekten zu arbeiten.
Zusammenarbeit im Unternehmen findet nicht nur intern statt, sondern auch mit externen Partnern. Um Ihre Berechtigungen auszuwählen, klicken Sie unter dem Reiter „Users” auf „Permission Settings”. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie festlegen, wer worauf Zugriff hat.
SharePoint über das SharePoint Admin Center verwalten
SharePoint zu verwalten und zu konfigurieren kann schwierig sein. Sie müssen Berechtigungen und externe Freigaben steuern, sensible Informationen dokumentieren und vieles mehr. Genau hier kommt das SharePoint Admin Center ins Spiel. Mit dem SharePoint Admin Center konfigurieren Sie Benutzerprofile, verwalten Berechtigungen, externe Freigaben und Vertraulichkeitsbezeichnungen (sensitivity labels). Das SharePoint Admin Center hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, wer innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation worauf Zugriff hat.
SharePoint vs. Teams
Jetzt sind wir fest in der Ära der Cloud-Zusammenarbeit angekommen. Uns stehen zahlreiche Dienste zur Verfügung, die für die Art stehen, wie wir zusammenarbeiten. Unter Microsoft 365 haben wir Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange, Yammer sowie Integrationen mit der Power Platform.
SharePoint Governance
IT-Abteilungen sind dafür verantwortlich, wie auf Daten und Informationen zugegriffen wird und wie sie bewegt und genutzt werden, um die Geschäftskontinuität zu wahren. Deshalb steht SharePoint im Mittelpunkt aller Protokolle zur Informations- und Daten-Governance sowie umfassenderer GRC-Initiativen. Darüber hinaus müssen auch die weiteren Werkzeuge, mit denen Dokumente, Daten und Informationen gespeichert und verteilt werden, etwa OneDrive, Teams, Exchange, Azure AD und die Power Platform, über ihre jeweiligen Admin Center gesteuert werden. Diese in Silos verteilten Daten lassen sich manuell nur schwer zusammenführen.
Wenn Sie einen Leitfaden für SharePoint und die damit verbundene Microsoft 365 Governance suchen, ist das Whitepaper SharePoint governance best practices Pflichtlektüre. Sie lernen Best Practices kennen, die Sie direkt anwenden können, um Ihre SharePoint- und M365-Governance zu verbessern.
Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023
