Lebenszyklus-Management für Microsoft 365 Groups und Microsoft Teams
IT-Abteilungen spielen eine zentrale Rolle dabei, die geschäftliche Zusammenarbeit zu ermöglichen. Da sich immer mehr Organisationen für ihre Geschäftstätigkeit dem Microsoft-Cloud-Ökosystem zuwenden, wird Cloud-Wildwuchs zu einem immer wichtigeren Thema. Da Microsoft 365 Groups und Teams an vielen Endpunkten entstehen, ist das Lebenszyklus-Management von Microsoft 365 Groups und Microsoft Teams entscheidend, um den Cloud-Wildwuchs unter Kontrolle zu halten.
Cloud-Wildwuchs in Microsoft 365
Cloud-Wildwuchs ist ein Nebenprodukt erfolgreicher Nutzerakzeptanz, wenn Organisationen und Geschäftsanwender Microsoft 365 annehmen. Ein stetig wachsender und überladener Microsoft-365-Tenant macht es jedoch denjenigen, die für das Plattform-Management verantwortlich sind, zunehmend schwer, Informationen schnell zu erkennen, zu bewerten und darauf zu reagieren. Wenn dieses unkontrollierte Wachstum eskaliert und zum Problem wird, verspüren Sie vielleicht den Drang, die Berechtigungsbeschränkungen zu verschärfen, doch das könnte die effektive geschäftliche Zusammenarbeit stoppen. Es muss einen anderen Weg geben.
Warum Lebenszyklus-Management für Microsoft 365 Groups und Microsoft Teams?
Microsoft 365 Groups und Teams sind typische Beispiele dafür, wo Cloud-Wildwuchs entstehen kann. Microsoft 365 Groups werden täglich angelegt, wenn neue Gelegenheiten zur Zusammenarbeit entstehen. Kommunikation und inhaltliche Zusammenarbeit über Microsoft Teams und SharePoint hinweg bedeuten, dass Teams, Gruppen und Websites erzeugt, genutzt und dann oft vergessen werden, sobald das Projekt oder die Aufgabe abgeschlossen ist.
Gruppen und Teams können von Endnutzern an mehreren Endpunkten erstellt werden, darunter Outlook, SharePoint und Teams, um nur einige zu nennen. Deshalb müssen wir den Lebenszyklus von Microsoft 365 Groups und Teams verwalten.
Microsoft bietet einige großartige, direkt verfügbare Optionen, um Microsoft 365 von Haus aus zu regeln. Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsbezeichnungen helfen, Daten für eine bessere Informations-Governance zu verwalten. Wenn Sie jedoch zur Collaboration-Governance übergehen, also zum Lebenszyklus-Management von Microsoft 365 Groups und Microsoft Teams, gibt es zusätzlich die Möglichkeit, Ablaufrichtlinien für Gruppen hinzuzufügen.
Ablaufrichtlinie für Microsoft 365 Groups und Teams
Microsoft 365 Groups ein Ablaufdatum zu geben, ist eine Möglichkeit, Ihren Microsoft-365-Tenant aufgeräumt zu halten. Innerhalb der Ablauffrist besteht eine gewisse Flexibilität, denn eine Aktion an einer bestimmten Gruppe, etwa wenn jemand auf einen zugehörigen Teams-Kanal klickt, setzt das Ablaufdatum zurück. Zudem gibt es nach dem Ablauf eine Wiederherstellungsfrist von 30 Tagen, in der Daten noch abgerufen werden können.
Ich sehe das auch als besonders nützlich an, wenn jemand unwissentlich eine Microsoft-365-Gruppe erstellt, weil in SharePoint eine Teamwebsite angelegt wird. Außerdem ist wichtig, sich zu merken: Sobald diese Gruppe gelöscht ist, sind alle zugehörigen Dienste und deren Daten verschwunden. Gruppenbesitzer werden zudem benachrichtigt, wenn ihr Ablaufdatum näher rückt.
Optionen am Ende des Lebenszyklus für Microsoft 365 Groups und Teams
Wichtig ist, sich zu merken: Sie müssen damit rechnen, die mit einem Team verknüpften Ressourcen zu verlieren, wenn Sie es löschen. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel, und Power Automate ist eine davon. Die in Power Automate erstellten Flows gehören der Person, die sie ursprünglich erstellt hat.
Außerdem müssen Sie entscheiden, ob die Inhalte, die Sie über Apps und Dienste hinweg haben, es wert sind, im Nachhinein aufbewahrt zu werden, und ob die Aufbewahrungsfunktionen, die Microsoft bietet, sie abdecken können.
Zuletzt müssen externe Nutzer und Gäste im Rahmen des Lebenszyklus-Managements regelmäßig überprüft werden. Mit Teams und Gruppen verbundene Gäste bleiben in Azure Active Directory bestehen, und wie jede andere Ressource müssen Sie ihre Existenz in Ihrem Tenant bestätigen.
Lebenszyklus-Management für Microsoft 365 Groups und Microsoft Teams im großen Maßstab mit Rencore
Je mehr Nutzer über mehrere Endpunkte Gruppen und Teams erstellen, desto schwieriger wird es zu wissen, wo Zusammenarbeit stattfindet, den Überblick über genutzte Ressourcen zu behalten und Ihre Umgebung aufzuräumen. Sie müssen diese Informationen schnell und konsistent erhalten.
Ein sofortiger Überblick über Gruppenmitglieder, ungenutzte und inaktive Teams sowie Dokumente spart enorm viel Zeit. Automatische Benachrichtigungen, die Sie über jede Änderung an den Parametern Ihrer geschäftlichen Zusammenarbeit informieren, erlauben Ihnen zudem, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Lassen Sie mich Ihnen Rencore Governance vorstellen. Mit Rencore Governance können Sie automatisch nach ungenutzten Microsoft 365 Groups, Teams, Kanälen und SharePoint-Ressourcen suchen. Sie können Daten schnell erkennen, bewerten und kommunizieren, Abweichungen von Richtlinien identifizieren und die Behebung automatisieren.
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Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023
