Microsoft 365 Advanced Data Governance: Was Sie wissen müssen
Nichts lenkt die Aufmerksamkeit so sehr darauf, wer worauf zugreifen kann, wie eine plötzliche Veränderung der Arbeitsweise. Genau das bewirkte die schnelle weltweite Einführung von Microsoft Teams: Remote-Arbeit kam aus Notwendigkeit statt aus Bequemlichkeit, und sie rückte die Kontrolle über Daten neben Compliance und Sicherheit wieder ganz oben auf die Agenda.
Mit der schnellen Einführung durch die Nutzer lag der Governance-Fokus zuletzt auf dem Nutzerverhalten und unkontrolliertem Wachstum. Zudem ist das Datenmanagement anspruchsvoll, denn viele kommen nicht nur mit der Cloud, sondern auch mit Microsoft 365-Diensten wie Microsoft Teams, Office-Apps und SharePoint unter Remote-Bedingungen erst noch zurecht. Microsoft 365 Advanced Data Governance ist so wichtig wie eh und je.
Microsoft 365 Advanced Data Governance
Beim Thema Data Governance bietet Microsoft einige Funktionen ab Werk, und je nach Microsoft 365-Lizenz erhalten Sie ein oder zwei davon. Jede Business- und Enterprise-Lizenz von Basic bis E5 hat standardmäßig Zugriff auf das Security and Compliance Center und die Information Governance.
Information Governance
Anwender können Labels manuell erstellen, veröffentlichen und auf Dokumente anwenden. Außerdem lassen sich Daten per Drive Shipping oder über das Netzwerk importieren. Diese Funktionen stehen in E3 und E5 zur Verfügung, in E1 nur eingeschränkt. Eine vollständige Liste der in E1, E3 und E5 verfügbaren Funktionen finden Sie im ausführlichen Microsoft 365 Compliance Licensing Comparison.
Advanced Information Governance bietet dagegen nur die höchste Lizenz (Enterprise E5).
Advanced Information Governance
Mit Advanced Information Governance können Sie wichtige Informationen aufbewahren und unwichtige löschen, indem Sie Informationen anhand einer Aufbewahrungsrichtlinie, einer Löschrichtlinie oder beidem klassifizieren. Dazu gehören intelligente und automatisierte Aktionen wie das Empfehlen von Richtlinien, das automatische Anwenden von Labels auf Daten, das Anwenden von Labels anhand vertraulicher Datentypen oder Abfragen, die Prüfung vor der Entsorgung (Disposition Review) sowie der Einsatz intelligenter Importfilter. Ebenfalls enthalten ist die Supervision-Funktion, mit der sich die Kommunikation von Mitarbeitern zu Sicherheits- und Compliance-Zwecken prüfen lässt.
Auf dem Weg zu einem vollständigen Governance-Plan
Wenn Sie als Microsoft 365 Tenant-Administrator oder Plattformverantwortlicher Zugriff auf die Funktionen von Information Governance und Advanced Information Governance haben, gewinnen Sie deutlich mehr Kontrolle darüber, geschäftskritische und vertrauliche Daten zu finden, aufzubewahren oder zu verwerfen. Der Automatisierungsgrad von Advanced Information Governance vereinfacht die Dokumentation von Daten erheblich. Für einen vollständigen Governance-Plan bleiben jedoch einige Lücken zu schließen.
Daten über mehrere Dienste hinweg zu sammeln und zusammenzuführen ist nach wie vor aufwendig, und das Auswerten dieser Daten für aussagekräftige Einblicke und Berichte ist komplex. Hinzu kommt: Es geht nicht nur um Informationen zu Daten, sondern um Cloud-Wildwuchs. Damit kommen Themen wie Kosten und Performance ins Spiel, denn verwaiste Ressourcen und unbekannte Anwendungen häufen sich, je selbstverständlicher Nutzer ihre geschäftlichen Probleme außerhalb der IT lösen. Diese Probleme zu beheben und Governance durchzusetzen, ist noch immer weitgehend manuelle Arbeit.
Microsoft 365 Governance skalieren
Microsoft 365 Advanced Data Governance hilft dabei, die Aufbewahrung von Daten in der gesamten Organisation zu skalieren. Die Microsoft 365 Governance jedoch so zu skalieren, dass sie zu Ihren übrigen Organisationsprozessen passt, bleibt eine Herausforderung.
Organisationen müssen die Aktivität in ihren Microsoft 365 Tenants erkennen und einen optimalen Weg finden, allen Beteiligten über die aktuelle Governance-Lage zu berichten. Auf diese Informationen muss zudem schnell reagiert werden, etwa um relevante Berechtigungen zu steuern, ungenutzte Sites zu entfernen und weitere Governance-Vorgaben umzusetzen, die zu bestehenden Geschäftsprozessen gehören.
Es gibt Drittanbieter-Tools, die den Governance-Lebenszyklus vervollständigen, und Rencore ist eines der Unternehmen, das Governance-Automatisierung im großen Maßstab bietet.
Ich empfehle Ihnen, sich Rencore Governance anzusehen, um Ihre Governance-Bemühungen zu skalieren. Wählen Sie aus, was Sie verfolgen möchten, erstellen Sie passende Berichte und automatisieren Sie mit Blick auf Ihre Geschäftsprozesse.
Zuletzt aktualisiert am 10. Mai 2024
