Microsoft 365 Collaboration Governance: So teilen Sie Teams mit externen Nutzern
Externe Nutzer einzuladen ist für die Zusammenarbeit in Ihrer Microsoft Teams Umgebung notwendig, aber es ist auch riskant, wenn Sie ihre Berechtigungen nicht richtig steuern.
2020 kamen 95 Millionen Nutzer zu Microsoft Teams hinzu, und über 500.000 Organisationen setzten Teams als zentrale Plattform für die Zusammenarbeit ein, als flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten rasch zur Norm wurde. Diese Zahlen werden in diesem Jahr weiter steigen.
Sobald Sie im eigenen Haus für Ordnung gesorgt haben, müssen Sie es zur Priorität machen, Teams korrekt mit externen Nutzern zu teilen.
Das Microsoft 365 Teams Admin Center
Interessant ist, dass die externe Zugriffsfreigabe in Microsoft Teams standardmäßig aktiviert ist. Das bedeutet, dass jeder mit jeder externen Domäne kommunizieren kann. Diese Standardeinstellung ergibt für eine schnelle Einrichtung und die Nutzerakzeptanz in Organisationen Sinn, erfordert aber ein nachträgliches Eingreifen, falls noch nicht geschehen.
Zunächst müssen Sie mehrere Admincenter aufrufen und darauf zugreifen, um die Berechtigungen Ihrer Nutzer anzupassen. Das Microsoft Teams Admin Center liegt nahe, aber vergessen Sie das Microsoft 365 Admin Center und das SharePoint Admin Center nicht.
Wir sprechen hier über Collaboration Governance, also darüber, wie Nutzer für die geschäftliche Zusammenarbeit Zugriff erhalten und Ressourcen verschieben. Diese Aktionen müssen den Vorgaben und Standards der Organisation folgen. Für eine Schritt-für-Schritt-Einrichtung finden Sie hier den entsprechenden Leitfaden von Microsoft.
Können Sie SharePoint-Dateien mit externen Nutzern teilen?
Wenn Sie davon ausgehen, dass Nutzer über Teams gemeinsam an Inhalten arbeiten, müssen Sie Ihre SharePoint-Berechtigungen genauso im Griff haben. Hier unterscheiden Sie je nach gewünschtem Zugriffsumfang zwischen der Organisations- und der Site-Ebene. Eine Faustregel lautet, alle für die externe Nutzung ungeeigneten Informationen in einer Site mit deaktivierter externer Freigabe abzulegen.
Gastzugriff in Microsoft Teams
Der Gastzugriff in Teams erlaubt Ihnen, mit externen Nutzern zusammenzuarbeiten, die nicht Teil Ihrer Organisation sind.
Wenn Sie chatten und Dokumentation zeigen, aber die vollständige Kontrolle über Ihre Daten behalten möchten, ist die Vergabe von Gastberechtigungen an Externe der richtige Weg. Nutzer mit Gastzugriff müssen mindestens über eine Art von Geschäftskonto verfügen. Zusätzlich zum Anpassen der Einstellungen in den Admincentern von Microsoft 365, SharePoint und Teams müssen Sie sich auch um Azure Active Directory kümmern.
Ich empfehle, den folgenden Microsoft-Artikel zu lesen, der ausführlich beschreibt, wie Sie Gastnutzer einrichten und Vertraulichkeitsbezeichnungen anwenden. Gastnutzer können dann am Teams-Erlebnis teilnehmen, ohne versehentlich auf vertrauliche Daten zuzugreifen.
So teilen Sie Dateien in Microsoft Teams mit externen Nutzern
Wenn Sie ein Team in Microsoft Teams erstellen, wird automatisch eine SharePoint-Teamsite angelegt. Umgekehrt werden automatisch Microsoft 365 Groups erstellt, wenn eine Teamsite in SharePoint entsteht. Hier müssen Sie sicherstellen, dass für alle Nutzer, die mit diesen Sites und Groups verbunden sind, die Berechtigungen aktiviert sind, sonst arbeiten sie über Teams, SharePoint und die übrigen Microsoft-365-Dienste hinweg nicht wirksam zusammen.
Kontrolle über externe Nutzer im großen Maßstab
Sobald Sie die Berechtigungen gesetzt haben, möchten Sie im Laufe der Zeit überwachen und feststellen, wer Ihre Nutzer sind. Je mehr Nutzer in Teams zusammenarbeiten, desto schwieriger wird es zu wissen, wer neu ist, wo sich diese Personen befinden und welche Berechtigungen sie haben, und diese Informationen schnell zu erhalten. Sie müssen die Daten aus jedem einzelnen Admincenter ziehen und selbst zusammenführen.
Ein sofortiger Überblick darüber, wer zum Zugriff auf Ihre Umgebung berechtigt ist, spart enorm viel Zeit. Automatische Benachrichtigungen, die Sie über Änderungen informieren, würden es Ihnen zudem erlauben, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Lassen Sie mich Ihnen Rencore Governance vorstellen.
Mit Rencore Governance bauen Sie präzise Prüfungen auf, die Ihnen Daten zur Login-Historie externer Nutzer liefern und Automatisierungsintegrationen auslösen, um Zugriffsrechte zu regeln.
Zu diesen Prüfungen gehören:
- Team-Chats mit externen Nutzern
- Gäste in Teams
- Extern geteilte Dateien
- Externe Nutzer
- Groups mit externen Nutzern
Rencore Governance bietet maximale Flexibilität und Effizienz für die Governance von Microsoft 365, Teams, SharePoint, Azure und der Power Platform. Sie können Daten schnell erfassen, bewerten und kommunizieren. Überwachen Sie die Aktivität der Endanwender. Erkennen Sie Abweichungen von Richtlinien und automatisieren Sie die Behebung.
Wenn Sie mehr über die Verwaltung von Teams erfahren möchten, empfehle ich unser kostenloses Whitepaper „Best Practices für Microsoft Teams Governance”. Das Whitepaper beleuchtet die zentralen Aspekte der Teams-Governance und bietet einen Leitfaden, wie Sie eine umfassende Governance-Strategie erstellen.
Zuletzt aktualisiert am 18. September 2023
