Produktivität und Datenschutz im Blick: Tiefer Einblick in die Governance von Viva Insights
Microsoft Viva Insights ist ein Produktivitätswerkzeug innerhalb der Viva Suite. Viva Insights ermöglicht Ihnen, Überblick über Ihre alltäglichen Aktivitäten am Arbeitsplatz zu gewinnen, etwa über Kommunikationsverhalten und Muster der Zusammenarbeit. Die Einblicke aus diesem Werkzeug helfen Ihnen, Ihren Entscheidungsprozess zu straffen und so die Geschäftsleistung zu verbessern.
Wie in unserem früheren einführenden Artikel besprochen, nutzt Microsoft Viva Insights datengestützte Funktionen, um Ihnen zu helfen, wirksamer zu arbeiten, ohne überlastet zu werden. Funktionen stehen Einzelnen, Führungskräften und Leitungspersonen auf allen Ebenen zur Verfügung, um Kennzahlen für sich selbst, ihr Team und die Organisation einzusehen. Der Zugriff auf Team- und Organisationsfunktionen ist eine der zentralen Governance-Kontrollen, die Sie berücksichtigen müssen, und wird über Rollen gesteuert, die im Abschnitt zur Zugriffsverwaltung dieses Artikels besprochen werden.
Governance von Viva Insights
Viva Insights baut auf Exchange Online auf und erbt daher die Compliance-Funktionen und Einstellungen aus der Konfiguration für Exchange, insbesondere im Hinblick auf die Datenaufbewahrung. Zudem wird, wie bei jedem Werkzeug mit einer Microsoft Teams App, das Microsoft Teams Admin Center genutzt, um den Zugriff auf die Viva Insights App in Teams zu steuern.
Ein besonderes Governance-Anliegen bei Viva Insights, noch stärker als bei den anderen Viva-Werkzeugen, ist der Schutz personenbezogener Daten. Es ist entscheidend, die app-spezifischen Steuerungen und die Sichtbarkeit von Informationen zu berücksichtigen, wenn Sie Ihren Einsatz von Viva Insights gestalten.
Eine der zentralen Konfigurationsoptionen zum Datenschutz ist die Entscheidung, ob Nutzer sich aktiv für Viva Insights entscheiden müssen (Opt-in) oder standardmäßig einbezogen werden und sich abmelden können (Opt-out). Diese Datenschutzeinstellung kann auf Tenant-Ebene oder auf Nutzerebene mit PowerShell konfiguriert werden.
Microsoft hat Hinweise zum Datenschutz sowohl in Bezug auf Personal Insights als auch auf Advanced Insights veröffentlicht, einschließlich der Organisations-Insights (für Führungskräfte und Leitung). Diese Hinweise geben mehr Details dazu, wie Viva Insights Daten verarbeitet, einschließlich der Frage, wie das internationale Vorschriften zu personenbezogenen Daten erfüllt.
Datenstandort
Wie bereits erwähnt, baut Viva Insights vor allem auf Exchange Online auf. Personal Insights von Viva Insights werden in derselben Geografie verarbeitet und gespeichert wie das Postfach des Nutzers. Das bedeutet, dass in einem Multi-Geo-Tenant die Personal Insights jedes Nutzers den Standort des Postfachs respektieren.
Der Datenstandort für Manager-, Leader- und Advanced Insights wird durch den Standardstandort des Tenants bestimmt, nicht durch die einzelnen Nutzer. Das bedeutet nicht, dass die Daten am selben Ort gehalten und verarbeitet werden, sondern dass das Land den Standort bestimmt. Als Tenant-Administrator sollten Sie die Region des Datenstandorts auf Basis Ihres Tenant-Standorts auf Microsoft Learn nachschlagen. Zum Beispiel werden bei einem Tenant mit Sitz im Vereinigten Königreich die Daten für Manager-, Leader- und Advanced Insights innerhalb der EU-Region gehalten und verarbeitet, ebenso wie bei Tenants mit Sitz in Deutschland, Saudi-Arabien und auf den Seychellen. Bei Tenants mit Sitz in den USA werden die Daten für Leader-, Manager- und Advanced Insights von Viva Insights in den Rechenzentren der amerikanischen Region gehalten und verarbeitet, ebenso wie bei Tenants aus Nord- und Südamerika und der Karibik.
Sie können Ihre Geografie für Microsoft-365-Dienste im Microsoft 365 Admin Center prüfen, indem Sie Einstellungen > Organisationseinstellungen > Organisationsprofil > Datenstandort wählen.
App-spezifische Steuerungen
Funktionen von Viva Insights werden über Lizenzen aktiviert und haben zudem zusätzliche Konfigurationsoptionen für Personal, Premium Personal, Manager/Leader und Advanced Insights. Aus Governance-Sicht ist das Wichtigste, die Datenschutzoptionen zu betrachten, die mit PowerShell oder über die erweiterte Viva Insights Web-App (https://analysis.insights.viva.office.com/) gesetzt werden können.
Die Grundfunktionen von Viva Insights (ohne Viva Insights oder Viva Suite Lizenz) sind standardmäßig aktiviert, wenn einem Nutzer eine Lizenz zugewiesen wird, die die Viva-Insights-Komponente enthält, und die Premium-Funktionen werden durch die Zuweisung einer Viva Insights oder Viva Suite Lizenz aktiviert. Das Aktivieren von Viva Insights bezieht den Nutzer auch in die Datenerhebung für Leader/Manager und Advanced Insights ein, sofern die Datenschutz-Standardeinstellung oder die Nutzereinstellung nicht so gesetzt wurde, dass Nutzer sich aktiv anmelden müssen.
Um die Manager- und Leader-Insights von Viva Insights sehen zu können, benötigt ein Nutzer eine Viva Insights oder Viva Suite Lizenz und muss ein Team leiten, das größer als die Mindestgröße ist. Standardmäßig ist das ein Team aus 10 Viva-Insights-lizenzierten Nutzern, wobei diese Zahl bei Bedarf erhöht werden kann. Die Teamgröße umfasst die Führungskraft und alle Mitarbeitenden, die direkt oder indirekt an sie berichten. Die Berichtsbeziehung wird standardmäßig aus dem Nutzerprofil in Microsoft Entra ID anhand des Feldes „Manager” bestimmt, sofern nicht zusätzliche Daten über den CSV-Upload bereitgestellt werden.
Microsoft 365 Compliance, Sicherheit, Datenschutz und Zugriffssteuerungen
Zugriff verwalten
Wie bei allen Werkzeugen und Anwendungen in Microsoft 365 muss der Nutzer zunächst ein lizenzierter Nutzer in Azure AD sein, um ein Produkt zu nutzen, bevor er Zugriff erhalten kann. Im Fall von Viva Insights sind die benötigten Lizenzen Exchange Online und, wenn Premium-Erlebnisse eingesetzt werden, die Viva Insights oder Viva Suite Lizenz.
Der Zugriff auf die Manager- und Leader-Inhalte wird über die Kombination aus Lizenzen und Organisationsdaten gesteuert. Details zu jeder Rolle in Viva Insights und zum Arbeiten mit Organisationsdaten sind ebenfalls verfügbar.
Data Lifecycle Management
Microsoft Purview Data Lifecycle Management wird genutzt, um die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten zu steuern, die in Microsoft 365 gespeichert sind. Viva Insights bezieht seine Daten aus Exchange-Online-Daten. Aufbewahrungsrichtlinien können auf ein Exchange-Postfach angewendet werden, um die Standardaufbewahrung für alle Inhalte des Postfachs zu steuern, und Aufbewahrungsbezeichnungen können genutzt werden, um elementspezifische Aufbewahrungssteuerungen festzulegen.
Die Aufbewahrungsprinzipien in Microsoft 365 legen fest, ob das System ein Element aufbewahrt, wenn mehrere Aufbewahrungseinstellungen gelten. Sie können auch dieses Flussdiagramm nutzen, um zu bestimmen, wann ein Element aufbewahrt oder dauerhaft gelöscht wird.
Auch wenn dies die Daten aus Exchange löscht, hält Viva Insights die erfassten Kollaborationsdaten separat vor. Bei der Einrichtung erfasst Viva Insights Daten aus 13 Monaten. Mit der Zeit steigt dies durch wöchentliche Aktualisierungen auf 27 Monate vorgehaltener Daten, ab dem ältere Daten gelöscht werden, während neuere Daten erfasst werden.
Data Loss Prevention
Die Funktionen zur Data Loss Prevention (DLP) in Microsoft Purview sind darauf ausgelegt, versehentliches oder böswilliges Oversharing sensibler Informationen zu steuern. Eine DLP-Richtlinie legt anpassbare Regeln dafür fest, unter welchen Umständen Teilaktionen nachverfolgt oder blockiert werden sollen. Das Arbeiten mit Viva Insights berührt DLP nicht, da bei allen herunterladbaren Berichten personenbezogene Daten entfernt sind. Sie sollten jedoch überlegen, wie Sie mit aus dem System exportierten Berichten umgehen, um geschäftlich sensible Informationen zu schützen, und Schritte unternehmen, um diese abzusichern, zum Beispiel durch die Nutzung eines Sensitivity Labels.
Information Protection
Die Lösungen zum Information Protection in Microsoft 365 sind auch als Sensitivity Labels bekannt, die sowohl Sensitive Information Types als auch Trainable Classifiers in Microsoft Purview nutzen können. Sensitivity Labels können genutzt werden, um Funktionen in Microsoft 365 Groups, Microsoft Teams Teams und SharePoint-Sites zu steuern sowie um Dokumente, Daten, Besprechungen und E-Mails inhaltlich zu kennzeichnen und zu verschlüsseln.
Wo Sensitivity Labels auf E-Mails und Besprechungen angewendet werden, wirken sie sich nicht auf die Erfassung von Informationen in Viva Insights aus.
Data Discovery
Microsoft 365 umfasst drei Werkzeuge zur Datenermittlung, Content Search sowie eDiscovery (Standard) und eDiscovery (Premium). Alle Ermittlungswerkzeuge können genutzt werden, um nach Inhalten zu suchen, die in Exchange Online gespeichert sind. Daher gibt es für Viva Insights keine zusätzlichen Governance-Erwägungen im Hinblick auf die Ermittlung von Daten.
Nächste Schritte
Die nächsten Schritte bei den Governance-Entscheidungen für Viva Insights bestehen darin, zu überlegen, welche dieser Funktionen in unseren Lizenzen enthalten sind. Dafür lassen sich mehrere Werkzeuge nutzen, doch die offizielle Informationsquelle sind die Lizenzierungshinweise für Security & Compliance.
Berücksichtigen Sie die in diesem Artikel und im Artikel zu Administration und Konfiguration besprochenen Punkte und überlegen Sie, welche Kontrollen Sie Ihren Nutzern in Bezug auf Viva Insights auferlegen möchten. Beginnen Sie damit, die bestehende Konfiguration für Exchange Online zu prüfen. Die Prüfung sollte auch berücksichtigen, welche Schwachstellen es in Ihrer aktuellen Konfiguration gibt und ob jetzt ein guter Zeitpunkt ist, diese zu überprüfen. Überlegen Sie zweitens, welche Änderungen Sie im Hinblick auf die Einführung von Viva Insights vornehmen müssen.
In Fällen, in denen Microsoft Purview nicht alle von Ihnen benötigten Steuerungen und Optionen bietet, sehen Sie sich gern Rencore Governance an. Das Governance-Werkzeug führt alle Servicedaten von Microsoft 365, einschließlich Viva Insights, an einem Ort zusammen und automatisiert Richtlinien- und Lebenszyklusprozesse für vollständige Governance und ein vollständiges Verständnis der Daten.
Zuletzt aktualisiert am 7. November 2023
