Den Wildwuchs von Teams in Ihrer Microsoft-365-Umgebung im Griff behalten
Seit Beginn der COVID-19-Pandemie hat die Nutzung von Microsoft Teams enorm zugenommen. Zu Beginn der Pandemie, im April 2020, waren 75 Millionen täglich aktive Nutzer registriert[1]. Diese Zahl stieg im April 2021 sprunghaft auf 145 Millionen täglich aktive Nutzer[2]. Ende Juli 2021[3] verzeichnete Microsoft 250 Millionen monatlich aktive Nutzer. Diese Zahlen werden nicht abnehmen. Geschäftsnutzer haben Microsoft Teams für ihre tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit eindeutig angenommen. Ohne eine geeignete Governance-Strategie kann dies zu einem Wildwuchs von Teams in Ihrer Microsoft-365-Umgebung führen. In diesem Artikel gebe ich Ihnen praxisnahe Tipps und Tricks, um den Wildwuchs von Teams zu steuern. Warum sollte Sie dieses Thema interessieren? Die folgenden Gründe treffen zu:
- Inaktive Teams können sensible Inhalte enthalten, die offiziell archiviert oder gelöscht werden müssen.
- Inaktive Teams belegen „Platz” in Ihrem Microsoft-365-Tenant.
- Eine lange Liste inaktiver Teams erhöht Ihren Wartungsaufwand, Zeit, die Sie für andere Aufgaben nutzen könnten.
Wir betrachten den Erstellungsprozess, die Namensrichtlinie sowie inaktive und veraltete Teams.
Erstellungsprozess
Es gibt zwei einfache Gründe, warum Geschäftsnutzer ein Team in Microsoft Teams erstellen möchten:
- Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen.
- Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen sowie Gästen.
Das war’s. Ganz einfach. Um den Erstellungsprozess von Teams zu verstehen und zu steuern, müssen Sie die folgenden Fragen verstehen und beantworten:
- Wer darf in Ihrer Organisation ein Team erstellen?
- Wo lässt sich ein Team erstellen?
So gewinnen Sie die Kontrolle über den Wildwuchs von Teams in Ihrem Microsoft-365-Tenant zurück und behalten sie. Aber: Bevor wir uns diese Fragen ansehen, müssen Sie zunächst Microsoft 365 Groups verstehen.
Microsoft 365 Groups
Microsoft 365 Groups (früher bekannt als Office 365 Groups) sind eine Gruppe in Azure Active Directory:
Jede Microsoft 365 Group enthält Geschäftsnutzer. Diese haben die Rolle des Besitzers oder Mitglieds. Auch Gäste werden, sobald sie hinzugefügt wurden, Teil der Microsoft 365 Group. Dieser Mechanismus führt zu einer zentralen Mitgliederverwaltung, die für die IT und die Besitzer einer Microsoft 365 Group einfacher zu handhaben ist.
Neben der zentralen Mitgliederverwaltung verbinden Microsoft 365 Groups mehrere Microsoft-365-Dienste miteinander, mit Microsoft Teams im Mittelpunkt. Die folgenden Dienste sind derzeit über eine Microsoft 365 Group verbunden:
- Microsoft Teams
- SharePoint Team Site
- Exchange
- Planner
- Microsoft Stream
- PowerBI
- Yammer
Die zentrale Mitgliederverwaltung und die verbundenen Microsoft-365-Dienste sind entscheidend, um einen möglichen Wildwuchs in Ihrem Microsoft-365-Tenant zu verstehen, zu steuern und zu verhindern. Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
Wer darf in Ihrer Organisation Teams erstellen?
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Alle Geschäftsnutzer
- Eine Auswahl von Geschäftsnutzern
- Microsoft-365-Administratoren (IT)
Es gibt nicht die eine richtige Option für alle Organisationen. Sie sollten die Anforderungen an den Erstellungsprozess für Ihre Organisation prüfen. Der folgende Abschnitt geht tiefer auf diesen Prozess ein. Um den standardmäßigen Erstellungsprozess zu verwalten und zu ändern, folgen Sie den Anweisungen in der folgenden Microsoft-Ressource:
Wo lässt sich ein Team erstellen?
Ein Team lässt sich auf folgende Weisen erstellen:
- Microsoft-Teams-Anwendung
- Provisioning-Lösung
- SharePoint Team Site
- Microsoft-365-Verwaltungscenter
Microsoft-Teams-Anwendung
Geschäftsnutzer verwenden die Microsoft-Teams-Anwendung (Windows, Linux oder im Browser), um ein neues Team zu erstellen:
Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Team zu erstellen. Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
Bei der Erstellung eines Teams kann ein Geschäftsnutzer benutzerdefinierte Vorlagen verwenden. Um Ihre Geschäftsnutzer bei der Erstellung eines Teams nach bestimmten Anforderungen zu unterstützen, stellt Microsoft Teams vordefinierte Vorlagen bereit. Es stehen 13 vordefinierte Vorlagen zur Verfügung: 
Ihre IT-Abteilung kann diese Vorlagen je nach Ihren Anforderungen ein- oder ausblenden. Sie können auch eigene Vorlagen erstellen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Teamname
- Teambeschreibung
- Teamsichtbarkeit (öffentlich oder privat)
- Teameinstellungen und -aktionen
- Automatisch favorisierter Kanal
- Installierte Apps
- Angeheftete Registerkarten
Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
Provisioning-Lösung
Um Teams auf kontrollierte Weise zu erstellen, bei der Governance-Anforderungen (zum Beispiel eine Namenskonvention) automatisch angewendet werden, wird eine Provisioning-Lösung eingeführt. Sie können mit dem PnP Provisioning Framework Ihre eigene Provisioning-Lösung erstellen. Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
Es gibt mehrere Anbieter, die eigene Provisioning-Lösungen verkaufen. Wir empfehlen, vor dem Kauf von Lizenzen eine Demo und eine Testversion anzufordern.
SharePoint Team Sites
Geschäftsnutzer mit der Rolle des Besitzers können über den Link unten links auf der Startseite ein Team für ihre SharePoint Team Site erstellen:
Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, wird dem linken Navigationsmenü automatisch ein Link zum Team hinzugefügt. Wir empfehlen, den Link „Unterhaltungen” zu entfernen, der zum gemeinsamen Postfach der SharePoint Team Site führt. Sie werden per Chat kommunizieren und nicht per E-Mail.
Microsoft-365-Verwaltungscenter
Die IT-Abteilung erstellt mit einer entsprechenden Administratorrolle ein neues Team über das Menü „Gruppen” im Microsoft-365-Verwaltungscenter:
Namensrichtlinie
Einer der Gründe für einen Team-Wildwuchs ist, dass Geschäftsnutzer doppelte Teams erstellen. Ihnen ist nicht bewusst, dass ein Team, das sie nutzen möchten oder müssen, bereits existiert. Das lässt sich durch eine Namensrichtlinie verhindern. Mit einer Namensrichtlinie geben Sie einem Team eine vordefinierte Namenskonvention vor. Zum Beispiel:
Es gibt drei Möglichkeiten, eine Namensrichtlinie anzuwenden:
- Provisioning-Lösung
- Manuell durch die Geschäftsnutzer
- Azure Active Directory (AAD)
Provisioning-Lösung
Mit einer Provisioning-Lösung werden Teams über ein intelligentes digitales Formular erstellt. So können Sie eine Namensrichtlinie automatisch durchsetzen. Diese Richtlinie ist häufig mit Ihren Teamvorlagen verknüpft.
Manuell
Ihre Geschäftsnutzer wenden eine Namenskonvention an, wenn sie ein Team über die Microsoft-Teams-Anwendung erstellen. Wir empfehlen dringend, über die Richtlinienfunktion einen Link zu Ihrer Namensrichtlinie einzubinden. Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
Azure Active Directory (AAD)
Mit der AAD-Namensrichtlinie können Sie ein Präfix bzw. Suffix anwenden und/oder benutzerdefinierte Wörter blockieren (zum Beispiel CEO, Payroll, HR).
Die Präfixe oder Suffixe können entweder feste Zeichenfolgen oder AAD-Benutzerattribute wie [Department] sein, die anhand des Nutzers ersetzt werden, der das Team erstellt.
Die Präfixe oder Suffixe werden dann automatisch hinzugefügt, um für Ihr Team eine Namenskonvention durchzusetzen (im Gruppennamen „GRP_JAPAN_My Group_Engineering” ist beispielsweise GRP_JAPAN_ das Präfix und _Engineering das Suffix). Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
Inaktive und veraltete Teams
Nachdem Sie Microsoft Teams eine Weile genutzt haben, stehen Sie inaktiven und veralteten Teams gegenüber. Das sind Teams, die von keinem Ihrer Geschäftsnutzer mehr verwendet werden und ihren Zweck erfüllt haben, zum Beispiel nach dem Ende eines Projekts.
Inaktive und veraltete Teams finden
Zum Auffinden inaktiver und veralteter Teams stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Microsoft-Teams-Nutzungsbericht
- PowerShell
- Azure-AD-Ablaufrichtlinie
- Ein Drittanbieter-Tool wie Rencore Governance
Microsoft-Teams-Nutzungsbericht
Ihre IT-Abteilung kann im Microsoft Teams Administration Center einen Nutzungsbericht ausführen:
Der Bericht lässt sich herunterladen und für weitere Analysen mit Microsoft Excel verwenden. Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
PowerShell
Microsoft Teams ist mit PowerShell kompatibel. Dank der großartigen Microsoft-Teams-Community steht ein PowerShell-Skript zur Verfügung, mit dem sich die Aktivität von Microsoft 365 Groups und Teams anzeigen lässt. Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
Azure-AD-Ablaufrichtlinie
Die von AAD bereitgestellte Ablaufrichtlinie hat folgende Merkmale:
- Eine Richtlinie, die ein inaktives Team in Microsoft Teams nach einer festgelegten Anzahl von Tagen automatisch löscht.
- Teambesitzer sehen eine Verlängerungsnachricht im Aktivitätsbereich und neben dem Namen des Teams.
- Teambesitzer haben 30 Tage Zeit zu reagieren, andernfalls werden das Team und alle zugehörigen Inhalte vorläufig gelöscht (Soft Delete).
- Eine Ablaufrichtlinie wird für alle Teams, für eine Auswahl oder für keines festgelegt.
Die Verlängerungsnachricht ist deutlich in Ihrem Feed und in den Einstellungen Ihres Teams in Microsoft Teams sichtbar:
Es gibt eine automatische Aktivitätsprüfung, bei der aktive Teams markiert und die Ablaufrichtlinie verlängert wird. So erhalten Besitzer aktiver Teams keine Verlängerungsnachrichten. Die folgenden Aktivitäten führen zu einer automatischen Verlängerung:
- SharePoint: Dateien anzeigen, bearbeiten, herunterladen, verschieben, teilen oder hochladen.
- Outlook: einer Gruppe beitreten, Gruppennachrichten im Gruppenbereich lesen/schreiben, eine Nachricht mit „Gefällt mir” markieren (in Outlook Web Access).
- Microsoft Teams: einen Teams-Kanal besuchen.
Die folgende Ressource enthält weitere nützliche Informationen:
Rencore Governance
Mit dem Fokus auf die Lücken vieler operativer Governance-Prozesse können IT-Abteilungen mit Rencore Governance viele Microsoft-365-Dienste zentral steuern, darunter Teams, SharePoint und Microsoft 365 Groups. Das Tool sammelt und aktualisiert kontinuierlich Daten aus allen verbundenen Diensten. Administratoren können Daten schnell entdecken, bewerten und kommunizieren, Abweichungen von Richtlinien erkennen und deren Behebung automatisieren.
Fazit und abschließende Empfehlungen
Wir hoffen, Ihnen ein klares Verständnis dafür vermittelt zu haben, wie Sie den Wildwuchs von Teams in Ihrem Microsoft-Teams-Tenant steuern und kontrollieren. Zum Abschluss dieses Artikels hier unsere abschließenden Empfehlungen.
Um besonders zu Beginn der Einführung von Microsoft Teams einen unkontrollierbaren Wildwuchs von Teams zu verhindern, empfiehlt es sich, die Erstellung von Teams auf einen ausgewählten Personenkreis zu beschränken. Sobald alle Ihre Governance-Anforderungen umgesetzt sind und die Akzeptanz stimmt, können Sie schrittweise zu einer Self-Service-Option für alle Geschäftsnutzer übergehen. Beachten Sie: Eine Self-Service-Option ist auch mit einer Provisioning-Lösung möglich. Beide schließen sich nicht gegenseitig aus.
Eine klare Namensrichtlinie ist sehr zu empfehlen, um einen Wildwuchs von Teams zu verhindern. Verwenden Sie nur eine einzige Vorlage, um Teams zu erstellen? Dann sollte die AAD-Richtlinie ausreichen. Beachten Sie: Sie benötigen eine Azure AD Premium P1-Lizenz. Arbeiten Sie mit mehreren Vorlagen? Dann brauchen Sie eine Provisioning-Lösung, um Ihre Namensrichtlinie umzusetzen.
Nicht zuletzt sollten Sie ein Verfahren einführen, um Ihre inaktiven und veralteten Teams zu verwalten. Die folgenden Gründe treffen zu:
- Inaktive und veraltete Teams können sensible Inhalte enthalten, die offiziell archiviert oder gelöscht werden müssen.
- Inaktive und veraltete Teams belegen „Platz” in Ihrem Microsoft-365-Tenant.
- Eine lange Liste inaktiver und veralteter Teams erhöht Ihren Wartungsaufwand, Zeit, die Sie für andere Aufgaben nutzen könnten.
Wenn Sie einen umfassenden Leitfaden zum Umgang mit Teams-Wildwuchs suchen, empfehle ich Ihnen das Whitepaper Teams governance best practices. Es ist kostenlos und behandelt, wie Sie Wildwuchs und andere Herausforderungen bei der Verwaltung von Microsoft Teams meistern.
Zuletzt aktualisiert am 15. September 2023
