Was ist Power Automate: Go with the Flow
Was ist Power Automate? Power Automate ist Microsofts Plattform zur Prozessautomatisierung, die die Low-Code-, No-Code- und Automatisierungsbewegung aufgreift und die maßgeschneiderte Automatisierung von Geschäftsprozessen für mehr Effizienz ermöglicht. Mit passgenauer Automatisierung lassen sich typischerweise repetitive oder manuelle Aufgaben schneller abwickeln, was Mitarbeitenden mehr Zeit für höherwertige Arbeit gibt.
Wie sieht das in der Praxis aus? Stellen Sie sich vor, Ihr Team hat einen Prozess, den Sie automatisieren möchten. Sie würden vermutlich damit beginnen, die einzelnen Schritte dieses neuen Prozesses samt Variablen und Bedingungen zu definieren, und ein Online- oder Offline-Werkzeug Ihrer Wahl nutzen, um die Schritte zu visualisieren. Nun übertragen Sie diesen Prozess, den Sie sonst manuell einrichten müssten, in Power Automate und richten mühelos Flows ein, um Ihre Prozessautomatisierung schneller und effizienter zu machen. Nutzer können automatisierte Workflows zwischen verschiedenen Apps und Diensten erstellen. Der durch Automatisierung deutlich verringerte Spielraum für menschliche Fehler spart Organisationen rund 40 bis 75 % der Kosten. Power Automate wird zusammen mit den anderen Power Platform Diensten typischerweise in Microsoft 365 integriert, um die Zusammenarbeit über die Plattform hinweg zu verbessern.
Wofür wird Power Automate verwendet?
Power Automate ist für kleine Organisationen mit begrenzten IT-Ressourcen ebenso hilfreich wie für größere Organisationen, die ihre Effizienz durch die Automatisierung repetitiver, manueller Aufgaben steigern wollen. Und das alles, während zugleich die Kosten sinken. Power Automate hat viele Anwendungsfälle für Organisationen jeder Größe, einige davon betrachten wir genauer:
Spesenfreigaben
Die Spesenfreigabe ist einer jener Prozesse in jeder Organisation, an dem irgendwann verschiedene Abteilungen beteiligt sind. Durch die Automatisierung der Spesenfreigabe können Organisationen viel manuellen Aufwand und Zeit sparen. Nicht nur das: Durch die vollständige Automatisierung des Prozesses lassen sich menschliche Fehler und Versehen vermeiden.
Kundenserviceprozesse
Teile von Kundenserviceprozessen sind oft unpersönlich und repetitiv, zumindest die ersten Schritte neigen dazu. Mit einer Integration von Kundenservice-Werkzeugen wie Zendesk, Salesforce und dergleichen lassen sich Kundenanfragen effizient bearbeiten.
Urlaubs-/Abwesenheitsfreigabe
Organisationen haben eigene interne Prozesse für Abwesenheitsfreigaben, manche nutzen dafür auch HR-Management-Werkzeuge von Drittanbietern. Ist eine Abwesenheitsanfrage aber einmal genehmigt, liegt es ganz beim einzelnen Teammitglied, sie dem Rest des Teams mitzuteilen. Mit Power Automate können Organisationen jedoch Flows erstellen, die einen automatischen Eintrag im gemeinsamen Kalender des Teams hinzufügen, sodass alle im Team auf demselben Stand sind.
Nutzer zu einer Handlung auffordern
IT-Abteilungen können Power Automate nutzen, um Nutzer rechtzeitig zu bestimmten Handlungen aufzufordern. IT-Admins können zum Beispiel Flows erstellen, die erkennen und Mitarbeitende in der gesamten Organisation daran erinnern, ihre Systempasswörter zurückzusetzen. Diese Automatisierung ersetzt dann herkömmliche Wege, mit diesem Thema umzugehen, etwa das Aktualisieren einer Intranetseite.
E-Mail-Benachrichtigungen erhalten
Ein weiterer Anwendungsfall von Power Automate, von dem etwa Logistik- und Handelsunternehmen profitieren, ist die Nutzung des Werkzeugs, um täglich E-Mail-Benachrichtigungen zum Sendungsstatus zu erhalten. Der Power-Automate-Flow lässt sich so einrichten, dass er Echtzeitdaten verschiedener Frachtführer abruft, was den manuellen Aufwand für diese Aufgaben letztlich verringert. Wenn Sie neugierig auf weitere Anwendungsfälle von Power Automate sind und im Detail erfahren möchten, wie Sie Workflows nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation einrichten, empfehlen wir Ihnen, das Power Automate Cookbook zu durchstöbern und das umfangreiche Wissen der Community zu nutzen.
Breiterer Umfang
Wie der Name nahelegt, wird die Plattform durch den breiteren Fokus auf Automatisierung im Umfang breiter. Microsoft beschreibt Power Automate als „eine einheitliche Plattform mit API- und UI-basierter Automatisierung für Unternehmenskunden”, die das gesamte Spektrum von technischen bis zu geschäftlichen Nutzern bedienen soll.
Nutzer können Power Automate weiterhin auf die gewohnte Weise nutzen, um Flows (Workflows) zu erstellen. Es kommt nun jedoch mit einem neuen Funktionsumfang, darunter Funktionen zur Robotic Process Automation und UI-Flows. UI-Flows dienen dazu, dass Nutzer repetitive Aufgaben automatisieren und Workflows in ganzen Organisationen vereinfachen. Sie bieten Skalierbarkeit und noch mehr Sicherheit.
Mangelnde Governance bei Power Automate
Langsam laufende Flows sind eine häufige Herausforderung für Organisationen mit automatisierten Prozessen. Mögliche Ursachen sind, dass ein Flow die täglichen Aktionslimits des Unternehmensplans überschreitet (und ein Upgrade nötig ist), dass ein Flow das Datenverbrauchskontingent übersteigt oder dass der genutzte Konnektor Schutzmechanismen hat, die einen Flow ausbremsen. In jedem Fall untergräbt ein langsam laufender Flow die Vorteile der Prozessautomatisierung, die manuelle Prozesse eigentlich beschleunigen, die Produktivität steigern und das Fehlerrisiko senken sollte. Eine Governance-Richtlinie ist nötig, um langsam laufende Flows zu überwachen und früh zu erkennen und dafür zu sorgen, dass Prozesse schlank und betriebsbereit bleiben.
Fehler in Flows
Auch fehlerhafte Flows beeinträchtigen die Effizienz automatisierter Prozesse. Beim Ausführen von Flows können Nutzer auf Laufzeitfehler stoßen, die einen Flow zum Stillstand bringen, sofern keine Fehlerbehandlung konfiguriert ist. Für Organisationen, die Prozesse über Flows betreiben, kann ein fehlgeschlagener Flow den Betrieb beeinträchtigen und die Produktivität sinken lassen. Fortschritte bei Rechenleistung und Prozessautomatisierung bringen einem Unternehmen höhere Leistung, doch wenn die Technik nicht funktioniert, fallen die positiven Auswirkungen auf die Produktivität geringer aus als die durch menschliche Fehler verursachten. Die Entwicklung und Nutzung von Power Automate wächst rasant, und Flows sind inzwischen oft das Bindeglied zwischen den Dienstschichten in ganz Microsoft 365. Eine Governance-Strategie mindert das Risiko automatisierter Flows, die Ausführungsfehler haben und womöglich nicht wie vorgesehen funktionieren. Ohne Produkt-Governance können Flows problematisch werden und den Betrieb eines Unternehmens auf Dauer verlangsamen. Ich empfehle, sich für weitere Hilfe in dieser Situation das Automatisierungswerkzeug Rencore Governance anzusehen.
Kosten von Power Automate
Wenn Microsoft 365 der Motor Ihrer Organisation ist, dann ist Power Automate der Turbolader. Doch bei so vielen beweglichen Teilen können sich schnell versehentliche und unnötige Kosten anhäufen. Power Automate ist zwar ein nutzungsbasiertes Monatsabonnement, doch Flows können Standard- und Premium-Komponenten wie Konnektoren, eigene Konnektoren, Trigger und den Common Data Service nutzen, die zusätzliche Kosten verursachen können.
Änderungen bei der Lizenzierung
Im Lauf der Jahre hat die Lizenzierung von Power Automate mehrere Änderungen durchlaufen und umfasst zum Zeitpunkt des Schreibens zwei wesentliche Lizenztypen: Power Automate Premium und Power Automate Process. Während eine Premium-Lizenz für einen menschlichen Nutzer gedacht ist, um die breite Einführung einer Automatisierungskultur in einer Organisation zu unterstützen, und pro Nutzer lizenziert wird, wird die Process-Lizenz pro Bot lizenziert und ist für zentrale Prozessautomatisierungen im Unternehmen gedacht, die typischerweise automatisierte Back-End-Aktivitäten sind und nicht manuell von einer Person ausgeführt werden. Daneben sind Hosted RPAs, AI Builder und das kürzlich angekündigte Process Mining als Add-ons verfügbar. Wenn ich Ihnen einen Rat geben kann, dann diesen: Kosten von Power Automate unter Kontrolle zu halten, ist eine dauerhafte Aufgabe. Es gibt keine Einmal-und-vergessen-Lösung, es erfordert Beständigkeit. Ich kann folgendes Whitepaper empfehlen: Microsoft Power Platform Governance Best Practices, das kostenlos zum Download bereitsteht und Ihnen einen Rahmen bietet, um Low-Code-Lösungen zu verwalten und zu steuern.
Zuletzt aktualisiert am 6. Juni 2024
