Umlage, Agentenkosten und Richtlinien in Ihren eigenen Begriffen
Chargeback nach Geschäftsbereich
Berichten Sie den SharePoint-Verbrauch gruppiert nach dem Geschäftsbereich, dem er gehört, neben dem Speicher, auf den dessen Lizenzen Anspruch geben. Exportieren Sie beides gemeinsam, und Überschuss oder Mehrverbrauch je Bereich stehen abrechnungsfertig bereit.
Agenten- und Copilot-Kosten auf dem richtigen Budget
Hinterlegen Sie Kostenstelle, Eigentümer und Zweck an den Arbeitsbereichen, in denen Ihre Agenten und Copilot-Nutzer arbeiten, und gruppieren Sie Copilot-Nutzung und Lizenzkosten anschließend entlang dieser Felder statt als eine einzige Summe für den gesamten Tenant.
Regeln in Ihren eigenen Begriffen
Grenzen Sie eine Richtlinie auf Abteilungs-Teams, Kundenprojekträume oder eine einzelne Kostenstelle ein, denn das sind jetzt Felder und keine Namenskonventionen. Jeder Report, jedes Segment, jede Richtlinie und jede Überprüfungskampagne, die Sie heute schon betreiben, lässt sich genauso eingrenzen.
Definieren Sie die Felder, mit denen Ihr Unternehmen wirklich arbeitet
Ein Feld hängt an jedem Objekt im Inventar: einem Team, einer SharePoint-Site, einem Benutzer, einem Agenten, einer Datei. Wählen Sie den passenden Typ, auch eine Beziehung zu einem Ihrer eigenen Objekte oder zu jedem anderen Objekt, sodass Sie eigene Beziehungen modellieren. Sie konfigurieren das im Produkt, ohne Entwicklung und ohne parallelen Datenspeicher.
Jedes Feld wird zum Operanden: Filter in einem Report, Bedingung in einer Richtlinie und Ziel einer Set-Custom-Property-Aktion.
Ihre Kostenstellen, Kunden und Projekte werden Teil des Inventars
Ihr Unternehmen läuft nicht allein auf Teams und Sites. Es läuft auf Kostenstellen, Kundenmandaten, Projekten und Geschäftsbereichen. Benutzerdefinierte Metadaten bringen diese ins Inventar, wo Sie sie durchsuchen, filtern und auswerten können, und jeder Arbeitsbereich hängt an denen, zu denen er gehört.
Jeder Wert liegt an einer Stelle, alles andere verweist darauf. So bleiben auch 50.000 Projektnummern beherrschbar, und eine Korrektur wirkt auf jeden Arbeitsbereich, der darauf verweist.
Bei der Erstellung erfasst, nicht hinterhergelaufen
Legen Sie je Bereitstellungsvorlage fest, welche Felder die anfordernde Person sieht, welche Pflicht sind und was Ihre eigene Erläuterung daneben sagt.
Das funktioniert in der Rencore Teams App. Wer einen Arbeitsbereich anfordert, liefert den fachlichen Kontext also selbst mit, direkt im gewohnten Ablauf.
Aktuell gehalten von denen, die die Arbeit verantworten
Der größte Teil Ihres Bestands ist nie über ein Formular entstanden. Ein Schritt für benutzerdefinierte Eigenschaften in den Überprüfungen fragt Eigentümer nur nach den fehlenden Werten und bestätigt die vorhandenen.
Nutzen Sie ihn eigenständig oder hängen Sie ihn an eine Überprüfung an, die Sie ohnehin versenden. Es antworten genau die Personen, die die Antwort kennen.
Gespeist aus den Systemen, in denen die Daten schon liegen
Laden Sie Werte und Instanzen per CSV, mit zeilengenauer Fehlerausgabe und Export zurück. Eine Korrektur ist damit eine Tabellenbearbeitung und kein Ticket.
Derselbe Import läuft auf Wunsch zeitgesteuert, gegen eine CSV-Datei unter einer URL, eine SharePoint-Liste oder eine Blob-URL, inklusive Assistent für die Spaltenzuordnung. Richten Sie ihn auf das System, das die Wahrheit ohnehin hält, SAP, ein HR-System, eine CMDB, ein Data Warehouse, und Ihre Nachschlagetabellen folgen ihm, ohne dass jemand sie pflegt.
Fragen zu benutzerdefinierten Metadaten
Wie kommen unsere Daten hinein?
Auf vier Wegen, die sich kombinieren lassen. Bearbeiten Sie einen Wert direkt am Objekt von Hand, was für eine einzelne Korrektur oft schon genügt. Massenimport von Werten und Instanzen per CSV. Ein zeitgesteuerter Abruf von einer CSV-Datei unter einer URL, einer SharePoint-Liste oder einer Blob-URL, inklusive Assistent für die Spaltenzuordnung. Und die Erfassung an der Quelle, über Bereitstellungsformulare und Überprüfungen. Erweiterungsattribute aus Entra ID werden automatisch übernommen, was Sie dort bereits pflegen, kostet Sie also keinerlei Aufwand.
Können wir benutzerdefinierte Metadaten auch an Dateien und Ordner hängen?
Ja. Überall dort, wo Rencore Dateien und Ordner im Inventar führt, gelten Ihre benutzerdefinierten Eigenschaften für sie genauso wie für Arbeitsbereiche. Eine Aufbewahrungsklasse oder eine verantwortliche Kostenstelle kann damit am Container und an den Dokumenten darin hängen. Die Abdeckung von Dateien und Ordnern ist im Enterprise-Plan enthalten und im Premium-Plan über das Add-on „Dateien & Ordner“ verfügbar. Es sind Ihre eigenen Geschäftsdaten, einmal definiert und über alle Dienste hinweg gleich verwaltet, statt Spalten, die Sie pro Bibliothek einrichten und pflegen müssten.
Können benutzerdefinierte Eigenschaften Automationen steuern und nicht nur beschreiben?
Ja, in beide Richtungen. Eine benutzerdefinierte Eigenschaft kann die Bedingung sein, die eine Richtlinie oder Automation auslöst, und sie kann das Ergebnis sein: Eine Set-Custom-Property-Aktion kennzeichnet ein Objekt als geprüft, ausgenommen oder außerhalb der Richtlinie, und die nächste Richtlinie nimmt genau diese Kennzeichnung als Auslöser. Erkennen, kennzeichnen, handeln, als Kette statt als Sammlung unverbundener Regeln.
Erscheinen die Werte in Reports und Exporten?
Ja, nativ und neben allen anderen Eigenschaften, die Rencore führt. Sie sind im Inventar filterbar, in Reports gruppierbar und in Exporten enthalten. So gruppieren und summieren Sie nach Kostenstelle, Abteilung oder Projekt.
Wo liegen die Daten?
Im Inventar von Rencore, neben allem anderen, was Rencore verwaltet, in der von Ihnen gewählten Hosting-Region. Es fällt keine Schemaarbeit in Microsoft 365 an, und an der Konfiguration Ihres Tenants ändert sich nichts.
In welchen Plänen sind benutzerdefinierte Metadaten enthalten?
Im Enterprise-Plan enthalten und im Premium-Plan als kostenpflichtiges Add-on verfügbar. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Preisseite.