Microsoft Copilot
Jeder Arbeitsbereich beginnt mit einer Vorlage
Jeder Arbeitsbereich beginnt als Anfrage auf Basis einer Vorlage, die Ihre IT verantwortet. Die Vorlage legt Namenskonvention, Sichtbarkeit, Besitzer, Kanäle und Apps fest und bestimmt, wer die Anfrage freigibt. Anfragende füllen sie in der Rencore Teams App aus, und die IT greift nur ein, wenn die Freigabe es verlangt. Wie der Vorlagen-Builder funktioniert, zeigt die Seite Microsoft 365 Provisionierung.
Ein benannter Besitzer für jeden Arbeitsbereich
Richtlinien melden Teams ohne Besitzer, mit weniger als zwei Besitzern oder mit Besitzern, die das Unternehmen verlassen haben und deren Konten deaktiviert sind. Regelmäßige Reviews fordern dann jeden Besitzer in Microsoft Teams auf, Zugriffe zu bestätigen, zu entfernen oder neu zuzuweisen. Jede Entscheidung wird mit Begründung protokolliert: Prüfer erhalten einen Nachweis statt einer Abschlussquote.
Ungenutztes archivieren, nach Rückfrage beim Besitzer
Die Richtlinie Inactive teams findet Teams, in denen seit sechs Monaten weder eine Nachricht gepostet noch SharePoint-Inhalte geändert wurden. Eine Automatisierung archiviert sie sofort oder fragt zuerst den Besitzer in Teams, ob der Arbeitsbereich noch gebraucht wird. Die Automatisierung Archive Microsoft Team setzt zusätzlich die SharePoint-Site auf schreibgeschützt, und eine Löschung kann auf eine Freigabe warten, wenn eine Person zustimmen soll.
Gäste entfernen, sobald das Projekt endet
Richtlinien zeigen Teams mit externen Benutzern und Teams, deren externe Mitglieder sich seit mehr als sechs Monaten nicht angemeldet haben. In Reviews sehen Besitzer Gäste direkt bei den Mitgliedern: Wer das Projekt kennt, entfernt die Gäste, die keinen Zugriff mehr brauchen. Eine Automatisierung kann außerdem jedes Team mit externen Benutzern im Titel kennzeichnen.
Gestoppte geschäftskritische Flows sofort erkennen
Zum Lebenszyklus gehören auch die Automatisierungen, auf die Ihr Geschäft angewiesen ist. Die Richtlinie Stopped Flows listet jeden gestoppten Power Automate Flow, und Benachrichtigungsregeln informieren alle Besitzer, alle Administratoren oder benannte Empfänger per E-Mail, wenn eine Richtlinie verletzt wird oder eine Automatisierung fehlschlägt.
Häufige Fragen zum Lebenszyklus von Microsoft 365-Arbeitsbereichen
Welche Tools automatisieren den Lebenszyklus von Microsoft 365-Arbeitsbereichen?
Microsoft deckt einzelne Phasen nativ ab, eine Governance-Plattform verbindet sie. Rencore Governance steuert die gesamte Kette für Teams, SharePoint-Sites und Microsoft 365-Gruppen: Anfragen über Vorlagen mit Freigabe, Besitzer-Reviews direkt in Microsoft Teams, Richtlinien, die verwaiste oder inaktive Arbeitsbereiche finden, und Automatisierungen, die sie archivieren oder löschen, mit einem Freigabeschritt überall dort, wo eine Person zustimmen soll.
Was decken Microsoft Entra, Purview und SharePoint Advanced Management bereits ab?
Jedes Werkzeug deckt einen echten Teil ab. Microsoft Entra kann Microsoft 365-Gruppen ablaufen lassen und löschen, die weder genutzt noch von ihren Besitzern verlängert werden, und prüft mit Entra ID Governance-Lizenzen Gruppenmitgliedschaften und Gastzugriffe. SharePoint Advanced Management arbeitet mit Richtlinien für Site-Besitzer, inaktive Sites und Site-Bestätigungen: Es wertet neben SharePoint auch Aktivität in Teams, Exchange und Viva Engage aus, benachrichtigt Besitzer und kann inaktive Sites schreibgeschützt setzen und nach einer Phase im Lesemodus mit Microsoft 365 Archive archivieren. Purview bewahrt die Inhalte selbst auf, löscht sie und versieht sie mit Labels. Offen bleiben der Prozess von der Anfrage bis zur Archivierung über Teams, Gruppen und Sites hinweg, ein Ablauf für Besitzer direkt in Teams und ein einheitliches Regelwerk über alle Workloads. Diese Ebene ergänzt Rencore Governance.
Wie findet Rencore Governance Arbeitsbereiche, die niemand nutzt?
Mit Richtlinien, die bei jedem Scan laufen. Die Richtlinie Inactive teams listet Teams, in denen seit sechs Monaten weder eine Nachricht gepostet noch SharePoint-Inhalte geändert wurden, und eine Review-Vorlage erfasst SharePoint-Sites, die seit mehr als 30 Tagen nicht genutzt wurden. Anschließend archiviert eine Automatisierung das Team oder fragt zuerst den Besitzer in Microsoft Teams, ob der Arbeitsbereich bleiben oder archiviert werden soll.
Was passiert, wenn ein Arbeitsbereich seinen Besitzer verliert?
Richtlinien melden es. Teams ohne Besitzer, mit weniger als zwei Besitzern, mit einem deaktivierten Besitzerkonto oder nur mit deaktivierten Besitzerkonten erscheinen als Verstöße. So bleibt nach einem Austritt kein verwaister Arbeitsbereich zurück. Ein Review oder eine Automatisierung setzt dann einen neuen Besitzer ein, und jede Entscheidung wird mit der Begründung der prüfenden Person protokolliert.
Können Archivierung und Löschung auf eine Freigabe warten?
Ja. Die Automatisierungen Archive Microsoft Team und Delete Microsoft Team gibt es jeweils in einer Variante, die eine Freigabeanfrage an eine festgelegte Person sendet und erst nach deren Zustimmung handelt. Wird die Anfrage abgelehnt, bleibt das Team unverändert. Die Automatisierung Archive Microsoft Team setzt zusätzlich die SharePoint-Site des Teams auf schreibgeschützt, und vor einer Löschung erhält der Besitzer eine E-Mail.
Wie werden Gäste über den Lebenszyklus hinweg behandelt?
Richtlinien listen Teams mit externen Benutzern und Teams, deren externe Mitglieder sich seit mehr als sechs Monaten nicht angemeldet haben, und eine Automatisierung kann Teams mit externen Benutzern im Titel kennzeichnen. In Reviews sehen Besitzer Gäste direkt bei den Mitgliedern: Wer das Projekt kennt, entfernt die Gäste, die keinen Zugriff mehr brauchen.
Wie erfahre ich, wenn ein geschäftskritischer Flow ausfällt?
Über Richtlinien und Benachrichtigungen. Die Richtlinie Stopped Flows listet jeden gestoppten Power Automate Flow. Benachrichtigungsregeln für verlorene Zustimmungen, Fehler in Automatisierungen und Schwellenwerte informieren alle Besitzer, alle Administratoren oder benannte Empfänger per E-Mail. So erfährt die verantwortliche Person davon, bevor es im Tagesgeschäft auffällt.