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RGPD, Reglamento (UE) 2016/679

Demuestre el control RGPD de su entorno de Microsoft 365 e IA

Copilot y los agentes leen su tenant con los permisos que heredan: años de exceso de uso compartido silencioso pueden aflorar como datos personales en respuestas de IA que nadie autorizó.

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Política de Rencore Governance SharePoint file is shared with external users: 13.566 archivos encontrados, al alza durante tres meses; la regla de detección lee cada uso compartido de archivo donde Is External es verdadero y Expiration es predeterminada o vencida, con un aviso para añadir automatizaciones que corrigen las infracciones automáticamente

Las organizaciones líderes de todo el mundo confían en Rencore

  • MAPAL
  • bam
  • VDL
  • Wacker
  • Grundfos
  • Amgen
  • Lufthansa
  • thyssenkrupp
  • Sunrise
  • Pattern

Qué exige el RGPD

El RGPD se aplica desde el 25 de mayo de 2018 a quien trate datos personales de personas en la UE. Seis de sus obligaciones recaen sobre el entorno de Microsoft, sobre el acceso y la responsabilidad más que sobre los avisos de cookies:

Art. 32

Seguridad del tratamiento

Controle quién, y qué agentes, pueden llegar a los datos personales en todo el entorno.

Art. 30

Registro de tratamientos

Mantenga un registro vivo de dónde residen los datos personales y qué los lee.

Art. 5(2)

Responsabilidad proactiva

Demuestre que las medidas funcionan de forma verificable, no solo por escrito.

Art. 24

Responsabilidad del responsable

Implante medidas técnicas y organizativas y revíselas de forma continua.

Art. 35

EIPD para IA de alto riesgo

Evalúe antes de desplegar IA sobre depósitos de datos personales.

Art. 33

Notificación de brechas

Detecte y documente una brecha de datos personales a tiempo para notificarla en 72 horas.

A quién se aplica

Se aplica a cualquier organización que trate datos personales de personas en la UE, esté donde esté, en vigor desde el 25 de mayo de 2018.

Dónde las incumple el entorno de Microsoft

La mayoría de los tenants de Microsoft cargan con años de historial de colaboración, y ahí es donde las obligaciones de acceso del RGPD fallan en silencio:

Copilot saca a la luz el exceso de uso compartido

Un agente responde con los permisos de quien pregunta: un uso compartido excesivo de 2019 aflora hoy en una respuesta.

Espacios sin propietario retienen datos

El proyecto terminó, los datos se quedaron y nadie aplica la limitación del plazo de conservación (art. 5(1)(e)).

El acceso de invitados nunca caduca

Las cuentas externas conservan su alcance durante años, y nadie vuelve a revisar los datos personales detrás.

Sin rastro de pruebas

Cuando una autoridad pregunta quién podía llegar a los datos y cuándo se revisó, el historial del tenant no tiene respuesta.

Cómo Rencore responde al RGPD

Rencore inventaría, gobierna y documenta la parte de Microsoft de su alcance RGPD, de Copilot y los agentes de IA a Power Platform y la colaboración de Microsoft 365; la clasificación sigue siendo trabajo de Microsoft Purview.

RGPD art. 30, 35

Inventario de todo el entorno, agentes incluidos

Cada espacio de trabajo, aplicación, automatización y agente de su tenant, con su propietario y los datos personales a su alcance.

El inventario de objetos de Rencore Governance con cada tipo de objeto y su recuento, incluidos usuarios, grupos, sitios, Teams, aplicaciones y flujos, de modo que el entorno se lee como un registro único
RGPD art. 32

Revisiones de acceso programadas

Recertifique quién, incluidos invitados y agentes, puede llegar a cada espacio de trabajo, con un registro fechado de lo comprobado y lo revocado.

El Review Builder de Rencore Governance para una revisión llamada Review all Teams: Review Settings con los propietarios como revisores, comentario obligatorio al completar y un plazo de 14 días, y conmutadores de Review Scope que cubren propietarios, miembros, visitantes, acceso al sitio y acceso a archivos
RGPD art. 5(2), 24

Políticas y supervisión continua

Las políticas se ejecutan sobre espacios de trabajo, aplicaciones y agentes y encaminan las infracciones a propietarios responsables: las medidas siguen siendo demostrables.

Inventario de usuarios de Rencore Governance: una tendencia de tres meses de usuarios totales, nuevos y eliminados junto a un panel de políticas infringidas con 800 cuentas con exceso de licencias, 110 cuentas deshabilitadas con licencias asignadas, 8 licencias de Copilot asignadas a cuentas deshabilitadas y 1 administrador sin MFA
RGPD art. 5(1)(e)

Automatización del ciclo de vida

Los espacios inactivos o sin propietario se marcan, archivan o retiran por política: los datos personales dejan de sobrevivir a su finalidad.

Plantillas de automatización de Rencore Governance para el ciclo de vida de los espacios de trabajo: Delete Group, Delete Group with Approval, donde un aprobador designado debe conceder la solicitud antes de cualquier acción, Archive Microsoft Team, que deja el sitio de SharePoint en solo lectura, y una notificación para usuarios que crean componentes de Microsoft Loop

La correspondencia de un vistazo

Cómo cada capacidad de Rencore responde a un artículo concreto del RGPD.

  • Inventario de todo el entorno Art. 30, 35

    Vea cada espacio, aplicación y agente, y los datos personales que alcanza.

  • Revisiones de acceso Art. 32

    Recertifique quién y qué agentes pueden llegar a cada espacio.

  • Supervisión por políticas Art. 5(2), 24

    Demuestre que las medidas funcionan, no solo que están escritas.

  • Automatización del ciclo de vida Art. 5(1)(e)

    Retire los datos personales que han sobrevivido a su finalidad.

Inventario, control y pruebas exportables para su entorno de Microsoft.

Ninguna herramienta le hace conforme al RGPD por sí sola; ese juicio corresponde a su organización y a su autoridad de control, sobre las pruebas.

Rencore es software desarrollado en la UE y conforme al RGPD. Más detalles en nuestra página de confianza (en inglés).

Equipos de empresa que ya tienen el control

Los responsables de seguridad, IT y plataforma usan Rencore para ver su entorno Microsoft, reducir costes y riesgos, y desplegar Copilot y los agentes sobre una base gobernada.

  • Con las soluciones de automatización escalables de Rencore, las organizaciones no solo pueden afrontar los retos actuales, sino también prepararse para los avances tecnológicos futuros.
    Case Study
    Philipp Widmer Philipp Widmer Head of Platform Services Universitätsspital Basel

  • 26% vs 3%

    Las organizaciones que gobiernan bien Microsoft 365 obtienen un valor significativo de Copilot el 26 % de las veces, frente al 3 % de las que no lo hacen.

    Gartner, 2025 Microsoft 365 Copilot Survey
  • A medida que seguimos ampliando nuestras capacidades en la nube, la base que ha sentado Rencore Governance jugará sin duda un papel crucial para que cada paso adelante se dé con confianza, seguridad y cumplimiento.
    Case Study
    Claude Bisdorff Claude Bisdorff Head of IT Systems Ville de Luxembourg

  • 116%

    ROI de Microsoft 365 Copilot una vez que el programa se adopta y se gobierna, en el estudio Total Economic Impact de Forrester.

    Forrester Total Economic Impact
  • Calculo que actualmente ahorramos unos 80.000 euros al año al liberar a nuestro equipo de administración de IT para el trabajo que de verdad importa.
    Case Study
    Undisclosed Undisclosed Former Lead O365 Competence Center Royal BAM

  • 71%

    de las empresas mencionan la seguridad y la gobernanza entre sus mayores retos para desplegar Microsoft 365 Copilot.

    Gartner
  • La herramienta de gobernanza centralizada de Rencore destacó a la hora de garantizar la seguridad de los datos en Microsoft 365 y minimizar el riesgo de accesos no autorizados.
    Case Study
    Greg Bowles Greg Bowles IT Operations Manager Specialist Risk Group

  • 150,000+

    agentes de IA en uso en una empresa típica del Fortune 500 para 2028. La proliferación de agentes es la próxima proliferación.

    Gartner
  • Con Rencore Governance podemos reducir las tareas manuales de gobernanza, mejorar la calidad de nuestro servicio y generar información valiosa sobre todo nuestro stack de servicios de Microsoft.
    Undisclosed Undisclosed Head of AI & Process Automation Wacker Chemie AG

Preguntas frecuentes

¿Copilot crea un riesgo RGPD nuevo o expone el existente?
Sobre todo expone lo que ya estaba ahí. Copilot y los agentes recuperan contenido con los permisos que el usuario o el agente ya tiene, el modelo de seguridad documentado de Microsoft: un exceso de uso compartido que pasó inadvertido durante años se convierte en datos personales dentro de una respuesta. Lo nuevo es el propio tratamiento: cuando desplegar IA sobre datos personales puede entrañar un alto riesgo, el art. 35 exige antes una evaluación de impacto relativa a la protección de datos.
¿Qué demuestra una revisión de accesos ante una autoridad de control?
El art. 5(2) le hace responsable de demostrar el cumplimiento, y el art. 58(1) permite a las autoridades exigir la información que necesiten. Una revisión de accesos completada es esa demostración para el deber de control de acceso del art. 32: un registro fechado de quién, incluidos invitados y agentes, podía llegar a qué datos personales, quién confirmó que seguía siendo necesario y qué se revocó. Rencore exporta esos registros como informes.
¿Qué relación tiene esto con Microsoft Purview?
Purview clasifica y protege los datos con etiquetas de confidencialidad, DLP y retención. Rencore gobierna el entorno alrededor: qué espacios de trabajo existen, de quién son, quién y qué agentes pueden llegar a ellos y cuándo se revisó ese acceso por última vez. Una etiqueta en un documento no le dice que el sitio está compartido en exceso. Necesita ambas capas, y Rencore complementa a Purview sin sustituir ninguna de sus partes.
¿El AI Act sustituye a las obligaciones RGPD para la IA?
No, ambos se acumulan. El Reglamento europeo de IA (AI Act) regula el sistema de IA y su clase de riesgo; el RGPD sigue aplicándose a cada dato personal que ese sistema trata. Un agente puede estar en regla según el AI Act y aun así infringir el art. 32 porque lee un sitio compartido en exceso. Un único inventario actualizado de sus agentes y de los datos de los que dependen sirve a ambos, y por eso el mismo inventario de Rencore respalda nuestra cobertura de DORA y del AI Act.

Para seguir leyendo

Las regulaciones europeas vecinas convergen en el mismo inventario de Microsoft. Estas páginas cubren las obligaciones de al lado:

AI governance in regulated industries: manage risk, compliance and control

Leer el artículo (en inglés)

AI regulation in Europe: your guide to the EU AI Act and Microsoft 365 compliance

Leer el artículo (en inglés)

AI governance for Microsoft 365: from Copilot risks to EU AI Act readiness

Leer el artículo (en inglés)

Demuestre el control DORA de su entorno de Microsoft 365 e IA

Ver la página de la solución

Demuestre el control NIS2 de su entorno de Microsoft 365 e IA

Ver la página de la solución

Demuestre el control del AI Act sobre su entorno de Microsoft 365 e IA

Ver la página de la solución

Vea su entorno como lo verá una autoridad de control

Empiece por el inventario: cada espacio de trabajo, agente y automatización de su tenant de Microsoft, con propietarios, accesos y las fuentes de datos personales que alcanzan, listo para respaldar su registro de tratamientos.

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Mosaico de inventario de Rencore Governance para Microsoft 365 con 1.150 usuarios, 380 grupos, 12 etiquetas de confidencialidad, 13 suscripciones, 527 asignaciones de servicio, 428 mensajes del centro de mensajes, 77 aplicaciones, 6.918 actividades de usuario y 50 usuarios eliminados