Refacturation, coût des agents et périmètre des politiques, dans vos propres termes
Refacturation par entité
Analysez la consommation SharePoint regroupée par l'entité qui en est propriétaire, à côté du stockage auquel ses licences lui donnent droit. Exportez les deux ensemble et l'excédent ou le dépassement de chaque entité est prêt à être refacturé.
Coût des agents et de Copilot sur le bon budget
Renseignez le centre de coûts, le propriétaire et la finalité des espaces de travail dans lesquels vos agents et vos utilisateurs Copilot travaillent, puis regroupez l'usage et le coût des licences Copilot selon ces champs plutôt que de lire un seul total pour tout le tenant.
Des règles dans vos propres termes
Limitez une politique aux équipes d'un service, aux espaces d'un projet client ou à un seul centre de coûts, parce que ce sont désormais des champs et non plus des conventions de nommage. Chaque rapport, segment, politique et campagne de revue que vous menez déjà se restreint de la même manière.
Définissez les champs avec lesquels votre entreprise travaille vraiment
Un champ se pose sur n'importe quel objet de l'inventaire : une équipe, un site SharePoint, un utilisateur, un agent, un fichier. Choisissez le type qui convient, y compris une relation vers l'un de vos propres objets ou vers tout autre objet, pour modéliser vos propres relations. Tout se configure dans le produit, sans développement et sans second référentiel à maintenir.
Chaque champ devient un opérande : un filtre dans un rapport, une condition dans une politique et la cible d'une action Set Custom Property.
Vos centres de coûts, vos clients et vos projets entrent dans l'inventaire
Votre entreprise ne tourne pas seulement sur des équipes et des sites. Elle tourne sur des centres de coûts, des mandats clients, des projets et des entités. Les métadonnées personnalisées les font entrer dans l'inventaire, où vous les parcourez, les filtrez et les analysez, chaque espace de travail étant rattaché à ceux dont il relève.
Chaque valeur vit à un seul endroit et tout le reste y renvoie. Ainsi 50 000 codes projet restent gérables, et une seule correction vaut pour tous les espaces de travail qui s'y réfèrent.
Collecté à la création, plutôt que réclamé ensuite
Décidez, pour chaque modèle de provisionnement, quels champs le demandeur voit, lesquels sont obligatoires et ce que dit votre propre explication à côté de chacun.
Tout cela fonctionne dans l'application Teams de Rencore. La personne qui demande un espace de travail fournit donc elle-même le contexte métier, dans l'outil qu'elle utilise déjà.
Tenu à jour par ceux qui portent le travail
La plus grande partie de votre parc n'est jamais née d'un formulaire. Une étape dédiée aux propriétés personnalisées dans les revues demande aux propriétaires seulement les valeurs manquantes et confirme celles qui sont déjà là.
Lancez-la seule ou ajoutez-la à une revue que vous envoyez de toute façon. Ce sont exactement les personnes qui connaissent la réponse qui la donnent.
Alimenté depuis les systèmes qui détiennent déjà les données
Chargez valeurs et instances depuis un fichier CSV, avec un rapport d'erreurs ligne par ligne et un export en retour. Une correction devient une modification de tableur au lieu d'un ticket.
Le même import s'exécute aussi de façon planifiée, contre un CSV disponible via une URL, une liste SharePoint ou une URL de blob, avec un assistant de mise en correspondance des colonnes. Pointez-le vers le système qui détient déjà la vérité, SAP, un SIRH, une CMDB, un entrepôt de données, et vos tables de référence le suivent sans que personne les entretienne.
Questions sur les métadonnées personnalisées
Comment nos données arrivent-elles dans le produit ?
Par quatre voies, que vous pouvez combiner. La saisie manuelle d'une valeur directement sur l'objet, ce qui suffit souvent pour une correction isolée. L'import CSV en masse des valeurs et des instances. Une récupération planifiée depuis un CSV disponible via une URL, une liste SharePoint ou une URL de blob, avec un assistant de mise en correspondance des colonnes. Et la collecte à la source, par les formulaires de provisionnement et les revues. Les attributs d'extension d'Entra ID sont repris automatiquement : ce que vous maintenez déjà là ne vous demande aucun travail.
Pouvons-nous poser des métadonnées personnalisées sur des fichiers et des dossiers ?
Oui. Partout où Rencore tient des fichiers et des dossiers dans l'inventaire, vos propriétés personnalisées s'y appliquent exactement comme aux espaces de travail. Une classe de rétention ou un centre de coûts responsable peut donc se poser sur un conteneur et sur les documents qu'il contient. La couverture des fichiers et des dossiers est incluse dans le plan Enterprise et disponible sur le plan Premium via l'add-on Fichiers et dossiers. Ce sont vos propres données métier, définies une fois et gouvernées de la même manière sur tous les services, au lieu de colonnes à configurer et à maintenir bibliothèque par bibliothèque.
Les propriétés personnalisées peuvent-elles piloter des automatisations et pas seulement décrire ?
Oui, dans les deux sens. Une propriété personnalisée peut être la condition qui déclenche une politique ou une automatisation, et elle peut en être le résultat : une action Set Custom Property marque un objet comme vérifié, dérogatoire ou hors politique, et la politique suivante prend ce marquage comme déclencheur. Détecter, marquer, agir, en chaîne plutôt qu'en règles sans lien entre elles.
Les valeurs apparaissent-elles dans les rapports et les exports ?
Oui, nativement, aux côtés de toutes les autres propriétés que Rencore tient. Elles sont filtrables dans l'inventaire, groupables dans les rapports et incluses dans les exports. Vous groupez et additionnez donc par centre de coûts, par service ou par projet.
Où les données sont-elles stockées ?
Dans l'inventaire de Rencore, à côté de tout ce que Rencore gouverne, dans la région d'hébergement que vous avez choisie. Aucun travail de schéma dans Microsoft 365, et rien ne change dans la configuration de votre tenant.
Quels plans incluent les métadonnées personnalisées ?
Incluses dans le plan Enterprise, disponibles en add-on payant sur le plan Premium. Le comparatif complet se trouve sur la page tarifs.