Empfehlungen für ein effektives Content-Management in Microsoft 365 Sites und Microsoft Teams

Wir leben in einer Zeit, in der Zusammenarbeit und Informationsaustausch für unseren Arbeitsalltag von entscheidender Bedeutung sind. Gut, dass Microsoft uns mit seinen Microsoft 365-Apps zur Seite steht. Die Apps, die wir zur Verwaltung unserer regelmäßigen Aufgaben, Projekte und Kommunikation verwenden, sind unverzichtbar geworden. Mit der einfachen Zusammenarbeit und der Zunahme der Microsoft 365-Apps kommt jedoch auch das Problem der ausufernden Inhalte auf.

Wenn Teams wachsen und sich Projekte vervielfachen, kann die Menge an Dokumenten, Videos, Notizen und anderen wertvollen Daten, die über verschiedene Standorte und Teams verstreut sind, überwältigend werden. Ohne eine angemessene Verwaltung und einen angemessenen Schutz kann diese Ausbreitung zu Ineffizienz, Sicherheitsrisiken und Produktivitätsproblemen führen.

Um diesen Problemen zu begegnen, ist es wichtig, Strategien zu implementieren, die Ihre Inhalte nicht nur verwalten, sondern auch schützen. Im ersten Teil dieser Serie konzentrieren wir uns auf die Verwaltung ausufernder Inhalte auf Websites und in Teams. Der nächste Artikel befasst sich mit dem Schutz vor Content Sprawl.

Entscheidende Funktionen für die Verwaltung von Content Sprawl

Um die Ausbreitung von Inhalten erfolgreich zu verwalten, müssen Sie die folgenden Funktionen kennen:

• Microsoft 365-Gruppen
• Versionierung
• Metadaten und Ansichten SharePoint-Agenten
• Aufbewahrung

Microsoft 365-Gruppen

Ein Team in Microsoft Teams und eine Teamsite in SharePoint sind beide Teil der zugrunde liegenden Microsoft 365 Groups-Architektur. Eine Microsoft 365-Gruppe ist im Wesentlichen eine Sicherheitsgruppe in Entra ID.

Microsoft 365 Groups bieten eine zentralisierte Mitgliedschaft (Eigentümer, Mitglieder und Gäste) für bestimmte Microsoft 365-Anwendungen. Im Moment sind dies die folgenden Anwendungen:

• Planer
• SharePoint
• Microsoft Teams
• Stream
• Schleife
• Austausch
• Macht BI
• Büro
• OneNote

Alle diese Anwendungen sind auf die eine oder andere Weise mit einer Website und einem Team verbunden. Diese Anwendungen erstellen eigene Inhalte. Um diese Inhalte erfolgreich zu verwalten, ist es wichtig zu verstehen, welche Art von Inhalten erstellt werden und wo sie gespeichert werden.

Lassen Sie uns ein wenig tiefer in einige der Microsoft 365-Apps eintauchen, die Ihre Daten in der Dokumentenbibliothek Ihrer SharePoint-Teamsite speichern.

Stream

Microsoft Stream ist ein fantastischer Dienst für die Aufnahme und das Streaming von Videos und Meeting-Aufzeichnungen innerhalb von Microsoft 365. Geschäftsanwender können Videos manuell in OneDrive oder SharePoint hochladen, aber der Speicherort für Meetings hängt von einigen Faktoren ab. Sind Sie der Organisator eines Meetings? Die Aufzeichnung wird in Ihrem OneDrive gespeichert.

Wird die Besprechung innerhalb des Kanals eines Teams organisiert?

Die Aufzeichnung wird im entsprechenden Ordner der SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert.

OneNote

OneNote ist seit der Einführung von Microsoft 365 Groups (ich glaube, es hieß damals noch Office 365 Groups) ein fester Bestandteil von Sites & Teams. Der Link befindet sich im Schnellstartmenü der SharePoint-Teamsite:

Oder in einer Registerkarte innerhalb eines Teams in Microsoft Teams:

Bitte beachten Sie: Heutzutage muss man es erst manuell als Registerkarte hinzufügen. Das Notizbuch selbst ist in der Site Assets Bibliothek gespeichert:

Schleife

Loop ist ein relativ neues Mitglied der Microsoft 365 Apps-Familie. Ich persönlich bin ein großer Fan von Loop, und ich kann mir vorstellen, dass es in naher Zukunft OneNote ablösen wird.

Loop-Komponenten werden in Copilot Pages, Loop App, Teams-Channel-Meetings, Teams-Channel, Teams-Privat-Chat, Teams-Privat-Meeting-Notiz, Outlook-E-Mail-Nachricht, OneNote für Windows oder das Web und nicht zuletzt in Whiteboard erstellt. Sind Sie noch hier? Das ist eine ganze Menge, nicht wahr?

Für den Umfang unseres Artikels ist es wichtig, sich an Folgendes zu erinnern:

• Komponenten, die in Standardkanälen in Teams erstellt werden, werden im jeweiligen Kanalordner auf der zugehörigen SharePoint-Website gespeichert.
• Komponenten, die in privaten Channels in Teams erstellt werden, werden in der Dokumentenbibliothek der zugehörigen SharePoint-Website für diesen Channel gespeichert.

Nachdem Sie nun über die Speicherorte Ihrer bevorzugten Microsoft 365-Anwendungen auf dem Laufenden sind, ist es an der Zeit, sich einige Strategien zur Verwaltung der Inhalte anzusehen.

Versionierung

Die Dateien auf Ihrer SharePoint-Teamsite werden versioniert. Jedes Mal, wenn eine Datei geändert wird, wird eine neue Version erstellt. Das kann schnell gehen, vor allem bei gemeinsamer Erstellung. Wenn mehrere Personen ein Dokument häufig aktualisieren, werden jedes Mal, wenn sie ihre Änderungen speichern, neue Versionen erstellt.

SharePoint verwendet das sogenannte "Delta Storage"-Prinzip. Anstatt ganze Kopien eines Dokuments für jede Version zu speichern, speichert SharePoint nur die zwischen den Versionen vorgenommenen Änderungen (Deltas). Das bedeutet, dass bei einer kleinen Änderung an einem Dokument nur diese Änderung gespeichert wird, nicht das gesamte Dokument. Davon abgesehen. Mehrere Dateien mit Hunderten von Versionen beanspruchen mehr Speicherplatz in Ihrem Microsoft 365-Tenant.

Um die Versionen Ihrer Dateien zu verwalten, können Sie die Einstellungen der Dokumentenbibliothek verwenden:

Oder Sie konfigurieren die Einstellungen für neue Sites im SharePoint Administration Center:

Microsoft hat neue Einstellungen für das automatische Löschen von Versionen eingeführt, die entweder auf einem intelligenten Algorithmus basieren, der an Erstellungsdaten oder an einen bestimmten Zeitrahmen gebunden ist. Ich würde empfehlen, die Anzahl der Dateien auf 100 zu begrenzen. Die Einstellung zur Versionierung im SharePoint-Verwaltungszentrum gilt nur für Bibliotheken in neuen Websites. Zum Ändern der Einstellungen für bestehende Websites. Sie können PowerShell verwenden.

Metadaten und Ansichten

Laut Microsoft können Sie 30 Millionen Dokumente in einer Dokumentenbibliothek speichern. Wir sind uns alle einig, dass dies aufgrund der Auswirkungen auf die Leistung keine gute Idee ist. Um die Leistung erfolgreich zu beeinflussen, können Sie Metadaten und Ansichten verwenden. In der Vergangenheit war das Erstellen und Ändern von Ansichten eine mühsame Angelegenheit.

Im Laufe der Jahre hat Microsoft erhebliche Verbesserungen vorgenommen. Zum Beispiel können Sie Ihre Metadaten innerhalb der Bibliothek erstellen oder anpassen, ohne die Bibliothekseinstellungen zu öffnen:

In Kombination mit der Filter-Schaltfläche ist dies eine leistungsstarke Funktion: Die Beschreibung wird automatisch erstellt:

Durch die Verwendung von Metadaten, Ansichten und Filtern können Sie Ihre Dateien schneller finden.

SharePoint-Agent

Auf der Microsoft Copilot-Welle reitend, gibt es eine neue Funktion namens SharePoint-Agenten. Sie können einen Agenten mit einer Dokumentenbibliothek verbinden:

Sie können die Standardeinstellungen verwenden oder Copilot Studio für erweiterte Einstellungen nutzen. Das ist etwas für einen Folgeartikel! Nachdem der Agent erstellt wurde, was buchstäblich 10 Sekunden dauert, können Sie die Eingabeaufforderung verwenden:

Sie erhalten drei Standard-Eingabeaufforderungen (diese können Sie während des Bearbeitungsprozesses ändern) und können direkt nach Inhalten suchen:

Ihr Unternehmen benötigt eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz, um SharePoint-Agenten verwenden zu können.

Folgen Sie diesem Link, um mehr über Copilot und die Verwaltung von Agenten zu erfahren.

Aufbewahrung

Lassen Sie uns etwas klarstellen. Sie müssen nicht alle Ihre Daten für immer aufbewahren. Es gibt Gesetze und Vorschriften für bestimmte Arten von Informationen, die Sie aufspüren, aufbewahren oder löschen müssen.

Für die große Mehrheit der Geschäftsanwender ist es unmöglich zu wissen oder sich daran zu erinnern, welche Informationen aufbewahrt oder gelöscht werden müssen. An dieser Stelle kommt Microsoft Purview Data Lifecycle Management ins Spiel. Ich empfehle Ihnen, Ihre internen Aufbewahrungsrichtlinien zu überprüfen und sie mithilfe von Aufbewahrungsetiketten und -Richtlinien anzuwenden. Diese können manuell oder automatisch angewendet werden.

Bevor wir den ersten Teil dieses Artikels beenden, möchte ich kurz auf die Aufzeichnungen der Besprechungen zurückkommen. Diese können automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden. Sie können diese Funktion im Microsoft Teams Administration Center aktivieren:

Nach dem Löschen der Aufzeichnung erhält der Geschäftsanwender, der die Besprechung aufgezeichnet hat, eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Möglichkeit, die gelöschte Aufzeichnung wiederherzustellen.

Fazit

Die Integration von Microsoft 365-Funktionen wie Versionierung, Metadaten und Ansichten, SharePoint-Agenten sowie Aufbewahrung verbessert die Effizienz Ihrer Dateiverwaltung erheblich. Diese Funktionen rationalisieren nicht nur Ihre Dateiverwaltung, sondern sorgen auch dafür, dass wichtige Daten erhalten bleiben, während veraltete Informationen sicher aus Ihrem Microsoft 365-Tenant gelöscht werden. Durch die Aktivierung dieser Funktionen können Sie eine organisierte und gesetzeskonforme Umgebung aufrechterhalten, die Ihre Geschäftsziele mit größerer Leichtigkeit und Zuverlässigkeit unterstützt.

Ein Hinweis von Rencore

Mit jeder neuen Anwendung oder jedem neuen Dienst, der von Geschäftsanwendern in Ihrem Unternehmen eingeführt wird, steigt die Gefahr der Ausbreitung in Ihrem M365-Tenant, und Rencore unterstützt Unternehmen dabei, die Kontrolle über ihre Cloud Collaboration-Technologien zu behalten.

Rencore Governance ist in der Lage, alle SharePoint- und OneDrive-Dateien zu inventarisieren und das gesamte Lifecycle-Management Ihrer Inhalte zu automatisieren. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Als Ausgangspunkt für die Entrümpelung laden Sie bitte unsere Aufräum-Checkliste für Mieter herunter.