Selten gestellte Fragen (RAQs) zur Governance von Microsoft 365

Microsoft 365-Governance ist ein entscheidender Aspekt für die Gewährleistung von Sicherheit, Compliance und effizienter Verwaltung des digitalen Arbeitsbereichs einer Organisation. Aber wie einfach ist es in Wirklichkeit, das zu erreichen?

Sie haben vielleicht schon von häufig gestellten Fragen (FAQs) gehört, aber in diesem Blogbeitrag betrachten wir M365-Governance anhand einiger selten gestellter Fragen (Rarely Asked Questions, RAQs). Lassen Sie mich zunächst erklären, was RAQs sind. RAQs sind die Fragen, die Unternehmen und IT-Administratoren häufiger stellen müssen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter frei und sicher zusammenarbeiten können. Oft sind es die einfachsten Fragen, die Ihnen dabei helfen können, Ihre M365-Governance-Reise zu beginnen!

Nun zu den Fragen...

Wie können wir ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerautonomie in Microsoft 365 herstellen?

Das Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerautonomie erfordert die Festlegung klarer Governance-Richtlinien, die Benutzerrechte definieren und gleichzeitig die Produktivität fördern. Durch die Implementierung rollenbasierter Zugriffskontrollen wird sichergestellt, dass Benutzer den Zugriff erhalten, den sie benötigen, ohne die Sicherheit zu gefährden. Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung dieser Berechtigungen ist entscheidend für die Wahrung dieses Gleichgewichts.

Was sind die besten Praktiken für die Verwaltung externer Freigaben?

Die externe Freigabe ist für die Zusammenarbeit unabdingbar; daran besteht kaum Zweifel, doch sie birgt auch Sicherheitsrisiken, wenn die Sicherheitsleitplanken nicht im Vorfeld verwaltet werden. Die Verpflichtung zur Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für externe Benutzer und die Verwendung von Sensitivitätskennzeichnungen zur Klassifizierung und zum Schutz sensibler Daten gehören zu den ersten Schritten, mit denen IT-Administratoren beginnen können.

Rencore Governance bietet Ihnen maximale Flexibilität und Effizienz bei der Verwaltung externer Zusammenarbeit über Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Entra ID, Exchange, Viva Engage und die Power Platform. Die Dashboard-Übersicht für den externen Zugriff gibt Unternehmen einen sofortigen Überblick über alle extern freigegebenen Dateien sowie über den Status externer und Gastbenutzer.

Laden Sie unsere Microsoft 365-Sicherheits-Checkliste herunter – eine Reihe umsetzbarer Empfehlungen, mit denen Sie die Sicherheitslage Ihres Unternehmens verbessern können.

Wie können wir die Ausbreitung von Microsoft Teams kontrollieren?

Seien wir ehrlich: Die Zusammenarbeit in der Cloud war vielleicht noch nie so einfach, und die Benutzer werden neue Teams und Kanäle erstellen, um zu kommunizieren und Aufgaben und Projekte zu koordinieren. Die ausufernde Nutzung von Microsoft Teams kann zu unkontrollierten Datenflüssen und verschiedenen Sicherheitsrisiken führen, die mit jeder Minute, in der das Problem ignoriert wird, zunehmen. Das Erkennen und Löschen von Kanälen, die nicht mehr verwendet werden oder keinen Besitzer mehr haben, macht Ihre Teams-Umgebung übersichtlicher und ordentlicher.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr Microsoft Teams aufgeräumt und sauber halten können, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper mit Best Practices für die Teams-Governance.

Was sind die Auswirkungen von Schatten-IT und wie können wir sie angehen?

Schatten-IT bezeichnet die Nutzung von Anwendungen, die nicht vom IT-Team autorisiert sind und häufig unentdeckt oder ungemeldet bleiben. Es versteht sich von selbst, dass Schatten-IT das Unternehmen für Cybersicherheitsrisiken und -Schwachstellen öffnet.

Wir können es nicht oft genug betonen: Für jede Organisation ist es wichtig, Schatten-IT proaktiv anzugehen, indem sie eine klare Governance-Strategie implementiert, eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern ermöglicht, geeignete Microsoft 365-Produktivitätslösungen bereitstellt und das Bewusstsein für die mit Schatten-IT verbundenen Risiken fördert. Auf diese Weise können Unternehmen die negativen Auswirkungen der Schatten-IT minimieren und zugleich eine sichere und effiziente Technologielandschaft aufrechterhalten.

In unserem ausführlichen Blogbeitrag „Schatten-IT mit einer Cloud-Governance-Strategie in Schach halten“ erfahren Sie, wie Sie Schatten-IT effizient verwalten können.

Wie wichtig ist eine automatisierte Governance?

Automatisierte Governance-Tools können den manuellen Arbeitsaufwand erheblich reduzieren. Diese Tools können Aufgaben wie die Datenklassifizierung, die Umsetzung von Richtlinien und die Erkennung von Bedrohungen automatisieren und so zur Einhaltung von Vorschriften sowie zur Sicherheit beitragen. Rencore Governance ist die einzige M365-Governance-Lösung, die das gesamte Spektrum der M365-Services abdeckt und dabei tiefgreifend und vernetzt ist. Mit dem Automation Builder können Unternehmen alle integrierten Automatisierungsvorlagen anpassen oder eigene Vorlagen erstellen, um Probleme nicht nur zu erkennen, sondern auch problemlos zu beheben.

Warum sollte mein Unternehmen jetzt in eine Governance-Lösung investieren?

Das Schlüsselwort, das hier betont werden muss, ist "jetzt". Wie man so schön sagt: Der beste Zeitpunkt, um in eine Governance-Lösung zu investieren, die die wertvollen Daten eines Unternehmens schützt, war gestern!
Die Investition in eine Microsoft 365-Governance-Lösung ist ein strategischer Schritt, der Unternehmen mehrere wichtige Vorteile bietet, insbesondere in der aktuellen digitalen Landschaft. Neben einem verbesserten Datenschutz und der Sicherstellung der Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften bietet ein Governance-Rahmen Einblicke in die Nutzung von M365-Tools durch Unternehmen. Durch den Überblick über die Nutzungsdaten können Unternehmen beispielsweise unerwünschte Lizenz- und Speicherkosten einsparen.

Fazit

Die Beantwortung dieser RAQs kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, sein Microsoft 365 Governance Framework zu stärken und einen sicheren, konformen und effizienten digitalen Arbeitsbereich zu gewährleisten. Wenn Sie eine detailliertere Anleitung benötigen, wenden Sie sich bitte an unsere Governance-Experten und planen Sie Ihre eigene Governance-Reise.