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Glossar

Die Begriffe, die bei der Governance von Microsoft 365, Power Platform, Copilot und KI-Agenten auftauchen, jeweils in einem Satz definiert und dann eingeordnet: was er in der Praxis bedeutet, warum er für Risiko, Kosten oder Compliance zählt und wo Rencore ansetzt.

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A

Agent 365: Agent 365 ist die Steuerungsebene von Microsoft für KI-Agenten und gibt Organisationen ein Verzeichnis ihrer Agenten mit Identitäten, Zugriffen und Aktivitäten, in denselben Verwaltungstools, die sie für Menschen nutzen.
Agenten-Wildwuchs: Agenten-Wildwuchs ist das unkontrollierte Wachstum von KI-Agenten in einer Organisation, die schneller erstellt und geteilt werden, als jemand sie inventarisiert, einem Eigentümer zuordnet oder überprüft.
Archivierung von Arbeitsbereichen: Die Archivierung von Arbeitsbereichen ist der Prozess, ein Team oder eine SharePoint-Website aus der aktiven Nutzung zu nehmen und die Inhalte zu behalten, entweder durch Schreibschutz oder durch Verschieben in kostengünstigeren Archivspeicher.
Audit-Trail: Ein Audit-Trail ist die chronologische, manipulationssichere Aufzeichnung darüber, wer in einem System wann was an welcher Ressource getan hat.
Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien: Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien sind Regeln, die festlegen, wie lange Inhalte wie Dateien, E-Mails und Chats aufbewahrt werden müssen und wann sie gelöscht werden dürfen oder müssen, um rechtliche, regulatorische und geschäftliche Anforderungen zu erfüllen.

B

Benennungsrichtlinie: Eine Benennungsrichtlinie ist ein Regelwerk, das die Namen von Teams, Microsoft-365-Gruppen und Websites vereinheitlicht, meist über Präfixe, Suffixe und gesperrte Wörter, damit Arbeitsbereiche einheitlich, auffindbar und angemessen benannt sind.
Berechtigungsdrift: Berechtigungsdrift ist die allmähliche Anhäufung unbeabsichtigter oder überflüssiger Zugriffsrechte, wenn sich Benutzer, Rollen und Ressourcen über die Zeit ändern, ohne dass passende Zugriffsüberprüfungen oder Bereinigungen folgen.
Bereitstellung von Teams und SharePoint (Provisioning): Die Bereitstellung von Teams und SharePoint ist die kontrollierte Erstellung von Teams und SharePoint-Websites über einen Antrag, eine Vorlage und bei Bedarf eine Genehmigung, sodass jeder neue Arbeitsbereich mit den richtigen Einstellungen, Eigentümern und Strukturen startet.

C

Citizen Developer: Ein Citizen Developer ist ein Fachanwender ohne formale Ausbildung in Softwareentwicklung, der mit Low-Code- und No-Code-Tools wie Power Platform und Copilot Studio Apps, Automatisierungen, Berichte oder Agenten baut.
Copilot-Agent: Ein Copilot-Agent ist ein individueller, aufgabenspezifischer Assistent, gebaut mit Microsoft Copilot Studio oder dem Agent Builder von Microsoft 365 Copilot, der Anweisungen, Wissensquellen und Aktionen verbindet, um eine Aufgabe zu automatisieren.
Copilot Control System: Das Copilot Control System ist Microsofts Name für die Verwaltungssteuerungen, Berichte und Datenschutzfunktionen, mit denen die IT Microsoft 365 Copilot und die dafür gebauten Agenten verwaltet.
Copilot-Governance: Copilot-Governance ist das Zusammenspiel aus Richtlinien, Berechtigungskontrollen, Überwachung und Compliance-Maßnahmen, mit dem ein Unternehmen Oversharing durch Microsoft 365 Copilot verhindert, die Kosten steuert und den Umgang mit Unternehmensdaten absichert.
Copilot Readiness Assessment: Ein Copilot Readiness Assessment ist eine Bewertung, ob der Microsoft-365-Tenant eines Unternehmens bereit für Copilot ist, die vor dem Rollout Oversharing, Lücken in der Zugriffskontrolle, nicht gekennzeichnete sensible Inhalte und veraltete Daten aufdeckt.
Copilot Studio: Copilot Studio ist die Low-Code-Plattform von Microsoft für individuelle KI-Agenten, die Microsoft-365-Inhalte, Power-Platform-Konnektoren und externe Datenquellen nutzen.

D

Data Loss Prevention (DLP): Data Loss Prevention (DLP) ist die Gesamtheit der Richtlinien und technischen Kontrollen, die erkennen und verhindern, dass sensible Daten außerhalb des erlaubten Bereichs geteilt, verschoben oder offengelegt werden.

E

Eigentümerschaft von Arbeitsbereichen: Die Eigentümerschaft von Arbeitsbereichen ist die Zuordnung benannter, verantwortlicher Eigentümer zu jedem Team, jeder SharePoint-Website und jeder Microsoft-365-Gruppe, meist mit mindestens zwei Eigentümern und einer regelmäßigen Bestätigung, dass die Eigentümer noch stimmen.
EU AI Act (KI-Verordnung): Der EU AI Act, die KI-Verordnung der Europäischen Union, stuft KI-Systeme nach Risiko ein und legt für jede Stufe Pflichten fest, von Transparenz und Dokumentation bis zu menschlicher Aufsicht und Nachweisen.
Externe Freigabe und Gastzugriff: Externe Freigabe und Gastzugriff sind die Microsoft-365-Funktionen, mit denen Personen außerhalb eines Unternehmens, etwa Partner, Dienstleister und Kunden, Dateien öffnen und in Teams, SharePoint-Websites und OneDrive zusammenarbeiten können.

F

Freigabelinks: Freigabelinks sind in SharePoint oder OneDrive erzeugte URLs, die Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner gewähren, entweder für jeden mit dem Link, für Personen im Unternehmen oder für bestimmte Personen.

I

Inaktive und deaktivierte Benutzerkonten: Inaktive Benutzerkonten sind Konten, die sich über einen festgelegten Zeitraum, etwa 90 oder 180 Tage, nicht angemeldet haben, und deaktivierte Konten sind Konten, die sich nicht mehr anmelden können, typischerweise nach dem Austritt eines Mitarbeitenden.
Inaktive Websites und Teams: Inaktive Websites und Teams sind SharePoint-Websites und Microsoft Teams ohne nennenswerte Aktivität über einen festgelegten Zeitraum, etwa 90 oder 180 Tage, die mit Inhalten, Mitgliedern und Freigaben im Tenant verbleiben.

J

„Jeder, außer externen Benutzern“ (EEEU): „Jeder, außer externen Benutzern“ (Everyone except external users, EEEU) ist ein integrierter Anspruch in Microsoft 365, der für jedes interne Konto im Tenant steht, und eine Berechtigung für ihn macht eine Website, Bibliothek oder Datei für die ganze Organisation lesbar.
Joiner-Mover-Leaver (JML): Joiner-Mover-Leaver (JML) ist der Identitätsprozess, der die Zugriffe einer Person vergibt, ändert und entzieht, wenn sie in die Organisation eintritt, die Rolle wechselt und austritt.

K

KI-Agent: Ein KI-Agent ist ein Softwaresystem, das mit einem Sprachmodell ein Ziel mit einer gewissen Eigenständigkeit verfolgt und dafür Anweisungen, Zugriff auf Daten oder Tools und die Fähigkeit verbindet, im Auftrag eines Benutzers zu handeln.
KI-Agenten-Governance: KI-Agenten-Governance ist das Zusammenspiel aus Richtlinien, Kontrollen und Überwachung, mit dem ein Unternehmen Lebenszyklus, Berechtigungen, Datenzugriff und Verantwortlichkeit der KI-Agenten in seiner Umgebung steuert.
KI-Agenten-Inventar: Ein KI-Agenten-Inventar ist ein zentrales, aktuelles Verzeichnis aller KI-Agenten eines Unternehmens mit ihrem Eigentümer, den Daten und Werkzeugen, auf die sie zugreifen, und ihrem Zweck.
KI-Governance: KI-Governance ist die Gesamtheit der Richtlinien, Kontrollen und Aufsichtspraktiken, mit denen eine Organisation ihre KI-Tools, Agenten und die Modelle dahinter sicher, verantwortet und regelkonform hält.
KI-Governance-Plattform: Eine KI-Governance-Plattform ist Software, mit der ein Unternehmen seine KI-Systeme und Agenten inventarisiert, Richtlinien auf sie anwendet, ihre Nutzung überwacht und über den gesamten KI-Governance-Lebenszyklus Nachweise der Kontrolle erzeugt.

L

Lebenszyklusmanagement für Arbeitsbereiche: Lebenszyklusmanagement für Arbeitsbereiche ist die Steuerung von Collaboration-Arbeitsbereichen wie Teams, SharePoint-Websites und Microsoft-365-Gruppen über ihr ganzes Leben, vom Antrag und der Bereitstellung bis zu Verlängerung, Archivierung und Löschung.
Lizenzoptimierung: Lizenzoptimierung ist die laufende Praxis, Microsoft-365- und Copilot-Lizenzzuweisungen an die tatsächliche Nutzung anzupassen, sodass aktive Benutzer die richtige Stufe haben und inaktive, deaktivierte oder doppelte Zuweisungen keine bezahlten Lizenzen mehr binden.

M

Microsoft 365 Copilot: Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft in Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint und den anderen Microsoft-365-Apps, der mit großen Sprachmodellen antwortet und handelt und sich dabei über Microsoft Graph auf die Daten der Organisation stützt.
Microsoft-365-Governance: Microsoft-365-Governance ist der Rahmen aus Richtlinien, automatisierten Kontrollen und Aufsichtsprozessen, mit dem ein Unternehmen seinen Microsoft-365-Tenant sicher, regelkonform, kosteneffizient und nutzbar hält.
Microsoft-365-Governance-Plan: Ein Microsoft-365-Governance-Plan ist ein dokumentiertes Set aus Regeln, Rollen und Prozessen, das festlegt, wie ein Unternehmen seine Microsoft-365-Arbeitsbereiche und -Dienste erstellt, nutzt, teilt, absichert und stilllegt.
Microsoft-365-Tenant: Ein Microsoft-365-Tenant ist die dedizierte, isolierte Instanz der Microsoft-Clouddienste, die eine Organisation mit ihrem Microsoft-365-Abonnement erhält, und die oberste Grenze für ihre Identitäten, Daten und Konfiguration.
Microsoft Entra Agent ID: Microsoft Entra Agent ID ist eine Funktion von Microsoft Entra, die KI-Agenten eigene Identitäten im Verzeichnis gibt, damit sie wie Benutzer und Anwendungen authentifiziert, berechtigt und gesteuert werden können.
Microsoft Entra ID: Microsoft Entra ID, früher Azure Active Directory, ist der Cloud-Dienst von Microsoft für Identitäts- und Zugriffsverwaltung, der Benutzer anmeldet und steuert, worauf sie und Anwendungen in Microsoft 365 und verbundenen Diensten zugreifen.
Microsoft Purview: Microsoft Purview ist die Suite von Microsoft für Datensicherheit, Compliance und Data Governance und umfasst Vertraulichkeitsbezeichnungen, Data Loss Prevention, Aufbewahrung, Überwachung, Insider-Risiken und eDiscovery in Microsoft 365 und darüber hinaus.
Microsoft-Teams-Governance: Microsoft-Teams-Governance ist das Zusammenspiel aus Richtlinien, Prozessen und Kontrollen, mit dem ein Unternehmen steuert, wie Teams erstellt, benannt, verantwortet, mit Gästen geteilt und stillgelegt werden.

O

Oversharing: Oversharing in Microsoft 365 ist der Zustand, in dem Dateien, Websites oder Arbeitsbereiche für mehr Menschen zugänglich sind, als das Unternehmen beabsichtigt.

P

Power-BI-Governance: Power-BI-Governance ist das Set aus Richtlinien und Kontrollen, mit dem ein Unternehmen dafür sorgt, dass Power-BI-Arbeitsbereiche, Berichte, Dashboards und Datasets Eigentümer haben, angemessen geteilt, klassifiziert und entfernt werden, wenn sie nicht mehr genutzt werden.
Power Platform Governance: Power Platform Governance ist die Gesamtheit der Richtlinien und Kontrollen, mit denen eine Organisation die mit Power Apps, Power Automate, Power BI und Copilot Studio gebauten Apps, Flows, Berichte und Agenten sichtbar, verantwortet, sicher und im Budget hält.

R

ROT-Inhalte: ROT-Inhalte sind redundante, veraltete oder triviale Daten, also Duplikate, überholte Versionen und Dateien ohne geschäftlichen Wert, die lange im Speicher bleiben, nachdem niemand sie mehr braucht.

S

Schatten-KI: Schatten-KI ist die Nutzung von KI-Tools, Modellen oder Agenten, die die IT- und Sicherheitsteams einer Organisation nicht freigegeben haben oder nicht kennen.
SharePoint Advanced Management: SharePoint Advanced Management (SAM) ist ein Microsoft-Add-on für SharePoint Online und OneDrive, das Admin-Steuerungen und Berichte für Oversharing, inaktive Websites, Websitezugriff und den Lebenszyklus von Inhalten ergänzt.
SharePoint-Agenten: Ein SharePoint-Agent ist ein Copilot-Agent, der auf ausgewählten SharePoint-Websites, Bibliotheken oder Dateien aufbaut und Fragen auf Grundlage dieser Inhalte beantwortet, sodass Benutzer mit ihren Dokumenten chatten können.
SharePoint-Berechtigungen: SharePoint-Berechtigungen sind die Zugriffsrechte, die festlegen, wer eine SharePoint-Website, Bibliothek, einen Ordner oder eine Datei sehen, bearbeiten oder verwalten darf, vergeben über SharePoint-Gruppen, Microsoft-365-Gruppen, direkte Zuweisungen und Freigabelinks.
SharePoint-Governance: SharePoint-Governance ist das System aus Richtlinien und Prozessen, das eine SharePoint-Online-Umgebung nutzbar, verantwortet und sicher geteilt hält, und umfasst Informations-Governance, Betrieb, Zugriff und Aufräumen.
SharePoint-Speicherverwaltung: SharePoint-Speicherverwaltung ist die Praxis, den Speicher von SharePoint-Websites und OneDrive-Konten zu überwachen, zu begrenzen und zu verringern, damit der Tenant in seinem Kontingent bleibt und nicht für Inhalte zahlt, die niemand braucht.
SharePoint-Wildwuchs: SharePoint-Wildwuchs ist das unkontrollierte Wachstum von SharePoint-Websites, Microsoft Teams und ihrem Speicher, schneller als eine Organisation sie steuern kann.

T

Teams-Wildwuchs: Teams-Wildwuchs ist das unkontrollierte Wachstum von Microsoft Teams, Kanälen und den Microsoft-365-Gruppen dahinter in einem Tenant, das zu doppelten Arbeitsbereichen, fehlenden Eigentümern sowie Governance-, Sicherheits- und Compliance-Risiken führt.

U

Unterbrochene Berechtigungsvererbung: Unterbrochene Berechtigungsvererbung ist der Zustand in SharePoint, in dem eine Liste, Bibliothek, ein Ordner oder eine Datei ihre Berechtigungen nicht mehr vom übergeordneten Element übernimmt, sondern eigene, eindeutige Berechtigungen trägt.
User Offboarding: User Offboarding ist der Prozess, einer ausscheidenden Person den Zugriff zu entziehen und die Eigentümerschaft der Cloud-Ressourcen zu übertragen, die ihr gehörten, etwa Teams, Websites, Dateien, Apps und Lizenzen, damit nichts verloren geht oder ohne Eigentümer bleibt.

V

Vertraulichkeitsbezeichnung (Sensitivity Label): Eine Vertraulichkeitsbezeichnung ist eine Klassifizierung aus Microsoft Purview, die angibt, wie sensibel eine Datei, E-Mail, Website, ein Team oder eine Microsoft-365-Gruppe ist, und Schutz wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und sichtbare Kennzeichnungen durchsetzt.
Verwaiste Apps und Agenten: Verwaiste Apps und Agenten sind Anwendungen, Automatisierungen und KI-Agenten, etwa Power Apps, Power-Automate-Flows, App-Registrierungen in Entra ID und Copilot-Studio-Agenten, deren Eigentümer gegangen ist oder nicht mehr für sie verantwortlich ist.
Verwaister Arbeitsbereich: Ein verwaister Arbeitsbereich ist ein Team, eine SharePoint-Website oder eine Microsoft-365-Gruppe ohne aktiven Eigentümer, meist weil die Eigentümer gegangen oder ihre Konten deaktiviert sind.

W

Wildwuchs bei KI-Tools: Wildwuchs bei KI-Tools ist das unkontrollierte Wachstum von KI-Assistenten, Agenten und LLM-Tools in einer Organisation, schneller als jemand sie inventarisieren, einem Eigentümer zuordnen oder überprüfen kann.

Z

Zugriffsüberprüfung (Access Review): Eine Zugriffsüberprüfung ist eine wiederkehrende Prüfung, in der die Verantwortlichen einer Ressource bestätigen, wer weiter Zugriff behalten soll, und nicht mehr benötigte Zugriffe entfernen.