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44 Guides

• 

  Zugriffe von Gästen und Externen rezertifizieren

  Dauer: 4 Min.

  Gäste und Externe behalten ihren Zugriff lange nach Ende der Zusammenarbeit, und niemand bestätigt, ob jeder Einzelne ihn noch braucht.

  • Teams
  • SharePoint
  • Entra ID
  • Reviews
  • Access & Sharing
• 

  Unbeantwortete Reviews eskalieren

  Dauer: 5 Min.

  Zugriffs-Reviews bleiben liegen, wenn Eigentümer sie ignorieren, und jedes unbeantwortete Review lässt den Zugriff bestehen.

  • Teams
  • Reviews
  • Automation
• 

  Site-Zugriffe und Freigabelinks prüfen

  Dauer: 4 Min.

  Site-Eigentümer prüfen selten, wer auf ihre SharePoint-Site zugreifen kann oder welche ihrer Freigabelinks noch offen sind.

  • SharePoint
  • Teams
  • Reviews
  • Access & Sharing
• 

  Inaktive Arbeitsbereiche archivieren

  Dauer: 5 Min.

  Ungenutzte Teams und Sites häufen sich, weil niemand entscheidet, ob sie bleiben oder archiviert werden.

  • Teams
  • SharePoint
  • Sprawl & Lifecycle
  • Reviews
  • Policies
  • Automation
• 

  SharePoint-Sites archivieren und reaktivieren

  Dauer: 4 Min.

  Inaktive SharePoint-Sites belasten Suche und Speicher, doch Archivieren wirkt riskant, wenn Sie eine Site nicht zurückholen können.

  • SharePoint
  • Sprawl & Lifecycle
  • Policies
  • Automation
• 

  Arbeitsbereiche ohne Eigentümer über die Führungskraft klären

  Dauer: 6 Min.

  Teams verlieren ihre Eigentümer, wenn Mitarbeitende ausscheiden oder die Rolle wechseln, und niemand ist mehr da, der entscheidet, was mit ihnen geschieht.

  • Teams
  • Entra ID
  • Sprawl & Lifecycle
  • Policies
  • Automation
• 

  Alte Dateiversionen bereinigen

  Dauer: 4 Min.

  Alte Dateiversionen füllen unbemerkt Ihren SharePoint-Speicher, und Sie zahlen für Platz, den Dateien belegen, die niemand öffnet.

  • SharePoint
  • Licences & Costs
  • Policies
  • Automation
• 

  Redundante, veraltete und triviale Inhalte bereinigen

  Dauer: 4 Min.

  Veraltete Dateien und ungenutzte Sites bleiben durchsuchbar, und so kann Copilot aus Inhalten antworten, auf die sich niemand verlassen sollte.

  • SharePoint
  • Copilot
  • Sprawl & Lifecycle
  • AI Governance
  • Policies
  • Automation
• 

  Massenaktionen direkt aus dem Inventar

  Dauer: 3 Min.

  Dieselbe Änderung steht für Dutzende Teams oder Sites gleichzeitig an, und sie Arbeitsbereich für Arbeitsbereich umzusetzen dauert Tage.

  • Teams
  • SharePoint
  • Automation
• 

  Eine Richtlinienänderung ausrollen

  Dauer: 4 Min.

  Eine Regel im ganzen Tenant zu verschärfen ist riskant, wenn Sie weder sehen, welche Teams sie betrifft, noch sie zurücknehmen können.

  • Teams
  • Policies
  • Automation
• 

  Ein Governance-Dashboard erstellen

  Dauer: 4 Min.

  Führungsebene, Security und Service-Verantwortliche wollen jeweils eine eigene Sicht auf die Umgebung, und jede einzelne von Hand zu erstellen dauert Tage.

  • Teams
  • SharePoint
  • Power Platform
  • Copilot
  • Dashboards
• 

  Worauf ein einzelner Benutzer Zugriff hat

  Dauer: 3 Min.

  Wenn jemand ausscheidet oder ein Auditor nachfragt, kann niemand schnell sagen, auf welche Teams, Sites, Lizenzen und freigegebenen Dateien eine Person Zugriff hat.

  • Microsoft 365
  • Teams
  • SharePoint
  • OneDrive
  • Entra ID
  • Access & Sharing
  • Reports
• 

  Wer auf welchen Ordner Zugriff hat

  Dauer: 4 Min.

  Freigegebene Ordner erreichen Personen, für die sie nie gedacht waren, und Auditoren wollen einen Nachweis, wer sie öffnen kann.

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Access & Sharing
  • Reports
• 

  Jede Datei und jeder Freigabelink

  Dauer: 4 Min.

  Eine vertrauliche Datei, die für jeden mit dem Link freigegeben ist, kann überall landen, und niemand ist für die Behebung zuständig.

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Access & Sharing
  • Policies
  • Automation
• 

  Oversharing finden und beheben

  Dauer: 4 Min.

  Gäste und Freigabelinks reichen tiefer in Ihre Inhalte hinein als je beabsichtigt, und niemand entfernt die, die nicht mehr gebraucht werden.

  • Teams
  • SharePoint
  • Entra ID
  • Access & Sharing
  • Reviews
• 

  Zu großzügig freigegebene Apps und Flows

  Dauer: 3 Min.

  Power Apps, die für die gesamte Organisation freigegeben sind, legen ihre Daten Personen offen, die sie nie gebraucht haben.

  • Power Apps
  • Access & Sharing
• 

  Power Apps und Flows ohne Eigentümer

  Dauer: 5 Min.

  Apps und Flows laufen weiter, nachdem ihre Ersteller gegangen sind, und niemand ist für sie verantwortlich.

  • Power Apps
  • Power Automate
  • Sprawl & Lifecycle
  • Policies
  • Automation
• 

  Ungenutzte und gestoppte Flows

  Dauer: 4 Min.

  Flows, die nie gelaufen sind oder unbemerkt gestoppt haben, überladen Ihre Umgebungen, und niemand weiß, ob sie noch eine Rolle spielen.

  • Power Automate
  • Sprawl & Lifecycle
  • Policies
  • Automation
• 

  Entra ID und App-Registrierungen unter Kontrolle

  Dauer: 6 Min.

  Eine App, die jedes Postfach lesen kann, hat keinen Eigentümer, und ein ablaufender geheimer Clientschlüssel kann eine Integration ohne Vorwarnung stoppen.

  • Entra ID
  • Exchange
  • Access & Sharing
  • Policies
  • Automation
• 

  Einen geregelten Arbeitsbereich in Microsoft Teams anfordern

  Dauer: 4 Min.

  Ohne Regeln erstellte Teams starten mit nur einem Eigentümer, ohne Namenskonvention und ohne Vertraulichkeitsbezeichnung, und sie nachträglich zu korrigieren dauert lange.

  • Teams
  • Provisioning
• 

  Einen geregelten Arbeitsbereich genehmigen und bereitstellen

  Dauer: 5 Min.

  Neue Arbeitsbereiche per E-Mail zu genehmigen hinterlässt keinen Nachweis und lässt Teams ohne die richtigen Eigentümer, Namen oder Vertraulichkeitsbezeichnung an den Start gehen.

  • Teams
  • Provisioning
• 

  Eine Bereitstellungsvorlage mit Governance-Regeln konfigurieren

  Dauer: 5 Min.

  Die Regeln für neue Arbeitsbereiche stehen in Dokumenten, die niemand liest: Jedes Team wird anders eingerichtet und driftet mit der Zeit weiter ab.

  • Teams
  • SharePoint
  • Planner
  • Provisioning
  • Policies
  • Automation
• 

  Rencore Governance 101: die Admin-Sicht

  Dauer: 5 Min.

  Admins jonglieren mit getrennten Admin-Centern, Berichten und Skripten, um zu sehen, was es in Microsoft 365, Power Platform und Copilot gibt, und es in Ordnung zu halten.

  • Teams
  • SharePoint
  • Exchange
  • Entra ID
  • Power Apps
  • Power Automate
  • Copilot
  • Copilot Studio
  • Reports
  • Dashboards
  • Policies
  • Automation
  • Reviews
  • Provisioning
• 

  Rencore Teams App 101

  Dauer: 4 Min.

  Eigentümer und Mitarbeitende warten auf IT-Tickets, um Arbeitsbereiche anzufordern und Zugriffe zu bestätigen, und die IT sieht trotzdem nicht, was sie entschieden haben.

  • Teams
  • Provisioning
  • Reviews
• 

  Geplantes Eigentümer-Review

  Dauer: 5 Min.

  Mitglieder- und Gästelisten veralten Woche für Woche, und niemand prüft sie, solange kein Review dazu zwingt.

  • Teams
  • Reviews
• 

  Die Automatisierung, die bei der Hälfte der Teams fehlschlug

  Dauer: 4 Min.

  Eine Automatisierung meldet, dass sie gelaufen ist, obwohl sie bei der Hälfte ihrer Teams fehlgeschlagen ist, und niemand schaut hin, bis sich ein Eigentümer beschwert.

  • Teams
  • Automation
• 

  Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender

  Dauer: 4 Min.

  Lizenzen bleiben deaktivierten Konten zugewiesen und tauchen Monat für Monat auf der Rechnung auf.

  • Microsoft 365
  • Entra ID
  • Copilot
  • Power BI
  • Licences & Costs
• 

  Einem Land seine eigene Governance geben

  Dauer: 4 Min.

  Ein Land braucht einen eigenen Admin für seine eigenen Mitarbeitenden und Teams, doch die zentrale IT kann nicht den ganzen Tenant aus der Hand geben.

  • Microsoft 365
  • Teams
  • Entra ID
  • Policies
  • Reports
• 

  Ein Agent, der niemandem mehr gehört

  Dauer: 4 Min.

  Ein Copilot-Agent läuft nach dem Weggang seines Erstellers einfach weiter, und niemand steht dafür ein, worauf er zugreifen kann.

  • Copilot Studio
  • AI Governance
  • Sprawl & Lifecycle
• 

  Sites kennzeichnen, die Copilot nicht uneingeschränkt lesen soll

  Dauer: 4 Min.

  Sites ohne Vertraulichkeitsbezeichnung rutschen durch Ihre Copilot-Prüfungen, und so kann Copilot Inhalte lesen, die es nicht frei lesen soll.

  • SharePoint
  • Copilot
  • AI Governance
  • Policies
  • Automation
• 

  Ein Partner als Gast im HR-Analytics-Arbeitsbereich

  Dauer: 4 Min.

  Ein externer Gast in einem HR-Arbeitsbereich von Power BI kann vertrauliche Berichte noch lange nach Ende der Zusammenarbeit sehen.

  • Power BI
  • Access & Sharing
  • Reviews
  • Policies
  • Automation
• 

  Die Eigentümerin, die selbst einen zweiten Eigentümer hinzufügt

  Dauer: 4 Min.

  Bei einem Team mit nur einem Eigentümer genügt ein einziger Weggang, und es hat gar keinen Eigentümer mehr.

  • Teams
  • Sprawl & Lifecycle
• 

  Ein Partner verantwortet eine interne Site

  Dauer: 4 Min.

  Ein externer Gast ist Eigentümer einer internen SharePoint-Site, und damit entscheidet jemand außerhalb des Unternehmens, wer Zugang erhält.

  • SharePoint
  • Microsoft 365
  • Entra ID
  • Access & Sharing
  • Policies
  • Automation
• 

  Ein öffentlicher Agent, mit dem jeder sprechen kann

  Dauer: 4 Min.

  Ein ohne Anmeldung veröffentlichter Copilot-Agent lässt jeden mit sich sprechen, und niemand weiß, warum er öffentlich ist.

  • Copilot Studio
  • AI Governance
  • Access & Sharing
• 

  Einen Arbeitsbereich mit geschäftlicher Begründung behalten

  Dauer: 4 Min.

  Ein alter Arbeitsbereich übersteht jede Bereinigung, doch wenn der Auditor fragt, hat niemand festgehalten, warum er noch gebraucht wird.

  • SharePoint
  • Teams
  • Reviews
  • Sprawl & Lifecycle
• 

  Ungenutzte Claude-Projekte bereinigen

  Dauer: 4 Min.

  Claude-Projekte, die seit Monaten niemand angefasst hat, behalten ihre Dateien und ihren geteilten Kontext, und niemand entscheidet, ob sie weg können.

  • Claude Enterprise
  • Sprawl & Lifecycle
  • AI Governance
• 

  Ein externes Konto in Claude und ChatGPT

  Dauer: 5 Min.

  Ein Konto, das in Claude und ChatGPT existiert, aber nicht in Ihrem Entra ID, behält Zugriff auf die KI-Arbeit des Unternehmens, ohne dass intern jemand dafür bürgen kann.

  • Claude Enterprise
  • ChatGPT Enterprise
  • Entra ID
  • Access & Sharing
  • AI Governance
• 

  Die Agentenrechnung, die niemand eingeplant hat

  Dauer: 4 Min.

  Agenten in Copilot Studio werden nach Verbrauch abgerechnet: Die Kosten kommen als eine Rechnung, die niemand eingeplant hat, und kein Budgetverantwortlicher erfährt von einer Überschreitung.

  • Copilot Studio
  • Copilot
  • Licences & Costs
  • AI Governance
  • Policies
  • Automation
• 

  Ein nicht genehmigter Agent, der aus alten Dateien antwortet

  Dauer: 4 Min.

  Jeder kann einen SharePoint-Agenten erstellen, und so antwortet einer, den niemand genehmigt hat, aus den Sites anderer Teams und aus Quellen, die seit einem Jahr niemand aktualisiert hat.

  • SharePoint Agents
  • SharePoint
  • AI Governance
  • Access & Sharing
  • Policies
  • Automation
• 

  Copilot-Lizenzen zurückholen, die niemand mehr nutzt

  Dauer: 4 Min.

  Copilot-Lizenzen bleiben bei Mitarbeitenden, die noch im Unternehmen sind, Copilot aber nie öffnen, und jede ungenutzte Lizenz wird jeden Monat erneut berechnet.

  • Copilot
  • Microsoft 365
  • Entra ID
  • Licences & Costs
  • AI Governance
  • Policies
  • Automation
• 

  Geschäftliche Metadaten schon bei der Anfrage erfassen

  Dauer: 4 Min.

  Sobald ein Team existiert, weiß niemand mehr, welche Kostenstelle es bezahlt oder wie vertraulich seine Daten sind: Chargeback und Reviews beginnen mit einer Vermutung.

  • Teams
  • Provisioning
• 

  Der ausgeschiedene Mitarbeiter, dem der halbe digitale Arbeitsplatz gehörte

  Dauer: 4 Min.

  Wenn jemand ausscheidet, bleiben die Teams, deren Miteigentümer er war, die Community, deren einziger Eigentümer er war, eine Postfachregel und ein geteilter Plan zurück, und niemand ist dafür zuständig.

  • Microsoft 365
  • Entra ID
  • Teams
  • OneDrive
  • Exchange
  • Planner
  • Viva Engage
  • Sprawl & Lifecycle
  • Policies
  • Automation
• 

  Wer zahlt für diese Site?

  Dauer: 4 Min.

  Microsoft 365 weiß, wem eine Site gehört, aber nicht, welche Kostenstelle für sie zahlt: Die Finanzabteilung hat keine Grundlage für ein Chargeback.

  • SharePoint
  • Teams
  • Licences & Costs
  • Reviews
• 

  Eigentümer korrigieren den Geschäftskontext im Review

  Dauer: 4 Min.

  Hinterlegte Kostenstellen und fachliche Verantwortliche stimmen nicht mehr, sobald Teams den Besitzer wechseln, und nur die Eigentümer des jeweiligen Teams kennen die richtigen Werte.

  • Teams
  • Reviews