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How-to 5 Schritte 3 Min. Lesezeit Aktualisiert am 11. November 2026

So senken Sie die SharePoint-Speicherkosten

Finden Sie heraus, was Ihren SharePoint- und OneDrive-Speicher füllt, beenden Sie, was niemand nutzt, und machen Sie Owner für den Rest verantwortlich.

Torsten Mandelkow Funktioniert mit
How-to

Was ist Speicherkostenmanagement in SharePoint?

Speicherkostenmanagement in SharePoint heißt herauszufinden, was Ihren Speicher füllt, Websites und Inhalte zu beenden, die niemand nutzt, und jeder Website einen Owner zu geben, der für ihren Inhalt einsteht. Kapazitätswarnungen verhindern, dass Websites unbemerkt wachsen, und eine wiederkehrende Prüfung hält die Einsparung.

Kurz gesagt

  • Speicher wächst, wenn nichts Inhalte beendet, und die Rechnung folgt.
  • Messen Sie zuerst pro Website, denn die großen Verbraucher sind selten die naheliegenden.
  • Ungenutzte Websites und solche ohne Owner sind die schnellste Einsparung; Owner entscheiden.
  • Einsparungen kommen in Stufen, weil Papierkörbe und Aufbewahrung Platz halten.

Schritt für Schritt

Fünf Schritte machen aus einer wachsenden Rechnung eine Zahl, die Sie steuern können.

  1. Speicher pro Website und Bibliothek messen

    Exportieren Sie den Speicher pro Website mit Owner und letzter Aktivität. Ordnen Sie nach Größe und vermerken Sie, welche Websites ungenutzt sind. So sehen Sie, wo das Geld liegt, bevor Sie etwas ändern.

    In Rencore:

  2. Kapazitätsschwellen und Warnungen setzen

    Warnen Sie, wenn Websites und OneDrives ihr Kontingent erreichen, damit das Wachstum den Owner erreicht, solange noch Zeit zum Handeln ist. Prüfen Sie die Warnungen monatlich.

    In Rencore:

  3. Ungenutzte Websites beenden

    Markieren Sie Websites ohne Nutzung seit 90 Tagen oder länger, fragen Sie die Owner, setzen Sie sie dann auf schreibgeschützt und archivieren Sie. Das ist meist die größte Einsparung.

    Tipp: Prüfen Sie zuerst Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Holds. Inhalte unter Hold bleiben, versprechen Sie dem Controlling also nicht die volle Größe.

    In Rencore:

  4. OneDrive und Inhalte von Ausgeschiedenen aufräumen

    Finden Sie die OneDrive-Konten ausgeschiedener Personen, weisen Sie eine verantwortliche Person zu und entscheiden Sie, was bleibt. Achten Sie auf archivierte Konten, die weiter abgerechnet werden.

  5. Das Ergebnis ans Controlling berichten

    Erfassen Sie den je Zyklus zurückgewonnenen Speicher und ordnen Sie ihn einem Team zu, damit die Einsparung als Kostenergebnis sichtbar ist und die Gewohnheit bleibt.

Warum der SharePoint-Speicher weiter wächst

Speicherkosten steigen, weil das Anlegen leicht ist und das Entfernen eine Entscheidung. Websites überleben ihre Projekte, der Versionsverlauf sammelt sich an, Papierkörbe halten, was gelöscht wurde, und das OneDrive eines Ausgeschiedenen wird eine Zeit lang aufbewahrt und dann oft vergessen.

Jedes davon ist für sich klein. Zusammen ergibt es eine Rechnung, die wächst, ohne dass jemand es entschieden hat. Sie zu senken ist eine Frage der Ownership ebenso wie der Technik: Jemand muss für jede Website einstehen, und die Daten müssen das sichtbar machen.

Konnektoren in dieser Anleitung

Jede Konnektor-Seite in der Rencore-Dokumentation listet die Objekte, Richtlinien, Berichte und Aktionen hinter diesen Schritten.

Häufige Fragen zu SharePoint-Speicherkosten

Was treibt die SharePoint-Speicherkosten in der Regel nach oben?
Selten die Dateien, an deren Erstellung sich Menschen erinnern. Versionsverlauf bei häufig bearbeiteten Dokumenten, Inhalte unter Aufbewahrung, Papierkörbe, Teams-Aufzeichnungen und die OneDrive-Konten ausgeschiedener Personen machen einen großen Teil aus, und nichts davon erscheint als Beschwerde. Messen Sie pro Website und pro Bibliothek, bevor Sie etwas entscheiden, denn das Bauchgefühl liegt meist falsch.
Gibt das Löschen von Dateien den Speicher sofort zurück?
Nein. Gelöschte Inhalte bleiben eine Zeit lang in den Papierkörben und zählen weiter gegen Ihr Kontingent, und alles unter einer Aufbewahrungsrichtlinie oder Legal Hold bleibt unabhängig davon erhalten. Planen Sie das Aufräumen über ein Quartal, prüfen Sie, was unter Hold liegt, bevor Sie dem Controlling eine Zahl nennen, und rechnen Sie mit einer Einsparung in Stufen.
Wer sollte für den Speicher einer Website verantwortlich sein?
Der Owner der Website, weil nur er sagen kann, ob Inhalte noch zählen. Die IT kann Kontingente und Warnungen festlegen, aber ohne benannten Owner kann niemand das Löschen oder Archivieren freigeben. Zeigen Sie Owner in derselben Liste wie den Speicher, damit die größten Websites zu einer benannten Person und einer Entscheidung führen.
Zeigt das SharePoint Admin Center den Speicher nicht schon an?
Es zeigt den Speicher pro Website und erlaubt Kontingente, und das ist der richtige Startpunkt. Offen lässt es den Kontext, der eine Entscheidung möglich macht: wem die Website gehört, wann sie zuletzt jemand genutzt hat, welchem Team die Kosten zuzuordnen sind und was mit dem Inhalt geschieht, sobald Sie handeln. Governance-Tools ergänzen das daneben.
Wie hilft Rencore, Speicherkosten zu senken?
Rencore Governance berichtet SharePoint-Websitesammlungen, die länger als 90 Tage ungenutzt sind, mit Owner, letzter Nutzung und dem jeweils belegten Speicher, und überwacht Kapazitätsschwellen, sodass Sie Warnungen erhalten, wenn Websites oder OneDrives ihr Kontingent erreichen. Automatisierungen können dann den Owner fragen und archivieren, was nicht gebraucht wird. Es arbeitet neben dem SharePoint Admin Center und Purview.

Zuletzt aktualisiert am 11. November 2026

Über den Autor

Torsten Mandelkow

Torsten ist Mitgründer und CAA bei Rencore. Während seiner Zeit als SharePoint-Berater war er stets bestrebt, den SharePoint-Entwicklungsprozess zu verbessern und zu automatisieren, zunächst durch die Gründung der SharePoint Software Factory (SPSF) und später durch die Entwicklung der SharePoint-Codeanalyse-Tools, die heute unter dem Namen SPCAF bekannt sind. Nach einem dreijährigen Intermezzo bei Microsoft ist er nun Teil des RENCORE-Teams und verantwortlich für die weitere technische Entwicklung aller unserer Tools.

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Sehen Sie, was Ihren Speicher füllt und wem er gehört

Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo ungenutzte Websites mit Owner und Speicher sowie die Kapazitätswarnungen, die Wachstum früh erkennen.

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